Cuando vas a implementar una herramienta de evaluación de desempeño surgen muchas dudas y preguntas: «¿qué sistema de gestión es mejor?» o «¿qué preguntas debo hacer en la entrevista de evaluación de rendimiento?».
Algunas son de concepto casi «filosófico», cuyas respuestas nos ayudan a entender porqué necesitamos analizar los resultados de los miembros de nuestro equipo. Otras, tienen más que ver con aspectos de ejecución. Es decir, con el cómo debemos utilizar las herramientas de evaluación de desempeño.
Sea como sea, hacerse preguntas sobre este tipo de recursos es muy habitual entre los líderes y profesionales de RRHH.
A nuestra oficina llegan muchos clientes con el mismo tipo de dudas, así que hemos decidido hacer una lista de las más comunes y te las traemos resueltas para ayudarte a conseguir una herramienta de evaluación de desempeño más equitativa y útil para tu organización.
¡Vamos a ello!
Lo que te encontrarás en este artículo:
- ¿Por qué la implantación de un sistema de gestión del desempeño?
- ¿Cuál es el beneficio para los colaboradores?
- ¿Es este realmente un sistema objetivo?
- ¿Qué es y qué se hace en la entrevista de desempeño?
- ¿Cómo se fijan los objetivos?
- En caso de cambio de objetivos a mitad de año, ¿qué tenemos que hacer?
- ¿Cómo valoro los objetivos?
- ¿Tengo que elegir yo mis competencias a analizar?
- ¿Para qué sirve y cómo se hace la autoevaluación de competencias?
- ¿Para qué sirve el plan de desarrollo?
- ¿Cuántas entrevistas de desarrollo se realizan durante el año?
- ¿Qué debe hacerse si hay discrepancias entre el responsable y el colaborador?
- ¿En el caso de existir varios responsables a los que se reporta, ¿quién debe cumplimentar el formularios del colaborador y realizar la entrevista?
- Conclusiones
#1. ¿Por qué necesitas implementar una herramienta de evaluación del desempeño?
Una herramienta de evaluación del desempeño no es más que un instrumento de comunicación y desarrollo entre el Responsable y el Colaborador.
Este sistema te llevará a una gestión más profesional y uniforme de las distintas áreas que conforman tu empresa, ya que clarifican qué se espera de cada persona.
Para que la herramienta de evaluación de desempeño funcione, es imprescindible fomentar una comunicación abierta y sincera. Solo así se logrará encontrar aspectos relevantes que sirvan para el desarrollo profesional de los empleados.
En otras palabras, en una evaluación de rendimiento, debemos centrarnos en las oportunidades de crecimiento.
Este sistema se focaliza hacia los resultados de manera sostenible, consiguiendo objetivos comunes y permitiendo establecer planes de acción tanto para tus equipo como para ti.
#2. ¿Cuál es el beneficio para los colaboradores el utilizar herramientas de evaluación de desempeño?
Una herramienta de evaluación del desempeño permite conocer de forma explícita cuáles son los objetivos de la organización, cómo cada departamento contribuye a conseguirlos, y cómo cada persona es importante para alcanzar los resultados previstos.
Pero no solo eso. Tal y como ya hemos adelantado antes, también clarifica qué se espera de cada persona en su puesto de trabajo, así como las acciones a realizar para continuar su desarrollo en la empresa.
La clave para que todo este proceso funcione es entender que el proceso de gestión de desempeño existe para ayudar a desarrollar a las personas, siendo este su foco y no otro. Por lo tanto, no se trata de una herramienta para señalar un bajo rendimiento o clamar por una mala actitud en la oficina.
En este sentido, es muy importante hacer una reflexión de cómo trabajamos y en qué medida nuestra conducta influye en nuestros resultados, especialmente cuándo toca hacer la autoevaluación (concepto que veremos más adelante). Solo así podemos seguir avanzando y perfeccionando nuestra profesionalidad.
#3. ¿Son las herramientas de evaluación del desempeño realmente objetivas?
Seamos sinceros: la objetividad total en cualquier sistema de gestión de personas es muy difícil, por no decir casi imposible. PERO, las herramientas de evaluación aportan un marco metodológico y un proceso de seguimiento que ayuda a que el resultado sea lo más objetivo posible.
A pesar de ello, la gestión del desempeño es un recurso que mejora sus resultados a través de las personas que la utilizan. Eso sí, requiere práctica y rigor en el seguimiento del método.
#4. ¿Qué es y qué se hace en la entrevista de desempeño?
Una entrevista de desempeño es una conversación entre responsable y colaborador que permite valorar las aptitudes, actitudes y resultados alcanzados de este último. La intención es desarrollar y dar las herramientas para realizar el trabajo cada día mejor.
En este tipo de conversaciones, que deben ser honestas y transparentes, se analizan:
- El grado de cumplimiento de los objetivos.
- El nivel de desarrollo de las competencias necesarias para la correcta ejecución de las funciones del puesto.
- Las nuevas metas para el año siguiente.
- El plan de acción que se llevará a cabo para continuar el desarrollo dentro de la empresa.
#5. ¿Cómo se fijan los objetivos?
Cada empresa es única, con su propio sistema y sus propias necesidades. Por lo que cada organización fija los objetivos según su proceso interno específico.
❗No obstante, los objetivos, siempre, deben estar alineados con la estrategia y objetivos de la empresa y de tu área.
En general nosotros siempre recomendamos que el responsable del departamento, en colaboración con la dirección, creen los objetivos para su sección. Luego, los líderes de área determinan los objetivos individuales junto con cada colaborador.
¡Ah! Y siempre, por supuesto, siguiendo la estructura SMART.
#6. He cambiado mis objetivos a mitad de año, ¿qué tengo que hacer?
Esta es otra de las preguntas que más nos plantean los clientes. Y bueno, no es que se trate de la situación ideal, pero… no hay porqué perder la calma.
¿Por qué decimos esto? Porque la herramienta de evaluación y gestión del desempeño debe ser un facilitador. Esto significa que no puede ser un elemento rígido. Por ello, consideramos que si el objetivo de área o individual no ha sido definido correctamente o ya no es relevante, debe poder modificarse junto con el responsable, siempre con la validación de RRHH o dirección para asegurar su coherencia.
En resumen, si has cambiado tus objetivos a mitad de año, no pasa nada. Puedes hacer todas las modificaciones que necesites, siempre que esto ayude al desarrollo de la empresa y tenga sentido. De hecho, sistemas como el de los OKR se definen precisamente por el cambio de objetivos a medida que se van alcanzando resultados.
#7. ¿Cómo valoro los objetivos en la evaluación de desempeño?
Si los objetivos son realizados con la técnica SMART, es fácil determinar el grado de su cumplimiento.
Dependiendo del tipo de objetivo podrán existir escalas o graduaciones, pero los objetivos como norma se pueden superar, alcanzar o bien no alcanzar.
#8. ¿Tengo que elegir yo mis competencias a analizar en la herramienta de evaluación de desempeño?
La respuesta a esta pregunta es un retundo: No. O, al menos, no del todo.
Las competencias deben ser analizadas en la gestión del desempeño de acuerdo a estos criterios:
- Corporativos. Responden a la necesidad de qué debe tener toda persona que trabaja en la empresa.
- Directivos. Estos criterios se aplican solo cuando hay gestión de equipos de por medio.
- Específicos de área. Es decir, las competencias necesarias para que tu departamento funciona a toda marcha.
Una vez establecidos los criterios, es cuestión de analizar las competencias que mejor se adapten a aquello que quieres conseguir.
Por ejemplo: de nada sirve evaluar competencias en programación de software si la empresa se dedica a la venta al detalle de productos ecológicos.
#9. ¿Para qué sirve y cómo se hace la autoevaluación de competencias?
Entre las herramientas de gestión de desempeño, la autoevaluación es una de las más temidas. Pero sin duda, es esencial y sirve para guiar la futura entrevista de desempeño.
Estamos hablando de un proceso de reflexión para que cada colaborador analice cómo valora el que ha sido su desarrollo de las competencias durante el año. ¿El rendimiento ha sido bueno? ¿Hay aspectos que se podrían mejorar? ¿En qué áreas se considera la persona excelente?
No olvides contar con evidencias y situaciones concretas que sirvan para apoyar el porqué nos autoevaluamos de determinada manera. Esto será importante de cara a la entrevista con el responsable o líder de equipo, pues es una oportunidad excelente para tantear oportunidades de crecimiento, aumento de salario, bonificaciones, etc. 😉
✅Tip extra: Hay personas que son muy modestas, y otras que se ven así mismas con… demasiado optimismo. Cuando hagas la autoevaluación de las competencias, debes pensar en qué grado cumples (de verdad) lo que crees que requiere tu puesto de trabajo. De lo contrario, será complicado que en la empresa puedan ayudarte a seguir desarrollándote cómo profesional.
Recuerda: las herramientas de evaluación de desempeño no están para sancionar, si no para ayudarte a mejorar.
#10. ¿Para qué sirve el plan de desarrollo?
El plan de desarrollo es la razón por la cuál hacemos la evaluación de desempeño. También es la parte más complicada.
Una vez con los resultados de la evaluación de desempeño de cada miembro del equipo, se debe diseñar un plan de acción individual en el que establecer acciones concretas para desarrollar competencias o bien potenciarlas. El objetivo: lograr un desempeño superior.
Dichas acciones deben contar con una fecha de cumplimiento. ¿Sabes cuándo te encuentras a un amigo que hace años que no ves, y al final de la conversación os decís: «bueno, a ver si nos llamamos y quedamos pronto«, y nunca os llamáis? Eso NO puede ocurrir con el plan de desarrollo.
Al igual que en el establecimiento de objetivos, el planteamiento de acciones debe tener un sistema de seguimiento. Si no, ¿para qué hacemos la gestión del desempeño?
Por otro lado, muchas veces se cae en la identificación de acciones formativas como único elemento de ese plan de desarrollo.
Eso es un error.
Si bien se puede apoyar el desarrollo de competencias en formaciones, es mucho más útil y potente hacerlo sobre acciones o tareas a realizar en el día a día de la actividad del puesto de trabajo. Aprendemos a presentar en público presentando en público, no haciendo un curso sobre presentaciones en público.
#11. ¿Cuántas entrevistas de desempeño se realizan durante el año?
En Global Human Consultants mantenemos conversaciones de feedback de forma continuada.
Pero, como sabemos no todas las empresas son iguales, recomendamos marcar, por lo menos, 2 hitos formales en forma de conversaciones anuales.
El primero, tras el cierre del año. Así es posible hacer la valoración anual, cumplimentando un formulario.
El segundo hito se hará a mitad de año (o de ejercicio), con una reunión de seguimiento donde se analizará el avance de los objetivos establecidos, las competencias y las acciones del plan de desarrollo que fueran indicadas en el formulario previamente mencionado.
De todas formas, no nos cansaremos de recomendar tener el hábito de realizar este tipo de conversaciones de manera informal de manera constante. Así lograremos entrenar una rutina de trabajo basada en la conversación y la participación.
#12. ¿Qué debe hacerse si hay discrepancias entre el responsable y el colaborador?
¿Los resultados obtenidos con la herramienta de evaluación desempeño no coinciden con la percepción que tienes de tu trabajo? Esto es algo que puede suceder. Y es importante no darle la espalda 😱
Ante estos casos, lo mejor es una buena comunicación. Llevar a cabo un proceso de diálogo entre responsables y colaboradores que sea honesto, sincero y transparente. Todas las objeciones deberán ir acompañadas de pruebas, tanto por una parte como por la otra.
Al final, lo que se pretende es mejorar el desempeño para potenciarlo hasta la máxima eficacia. Si hay discrepancias, es mejor solucionarlas. De lo contrario, no podremos dar con un buen plan de desarrollo que nos ayude a conseguir las metas deseadas.
Pese a ser una situación poco común, es importante darle un espacio al colaborador en el formulario de evaluación del desempeño para informar su disconformidad.
#13. En el caso de existir varios responsables a los que se reporta, ¿quién debe cumplimentar el formulario del colaborador y realizar la entrevista?
Si un equipo tiene varios responsables, estos tendrán que consensuar los objetivos de área e individuales. Una vez definidos, se comentarán de manera individual con cada uno de los miembros para acabar de ajustarlos.
En cuanto a la entrevista: es deseable que asistan todos los responsables a la entrevista de evaluación de desempeño para comentar los resultados y definir las acciones en el plan de acción.
## Conclusiones
En cada organización el uso de herramientas de evaluación de desempeño debe adaptarse a su situación y a su contexto.
Entornos en los que se lleva años trabajando con ciertos modelos pueden permitirse implementar determinadas herramientas de evaluación, mientras que en otras organizaciones es mejor empezar a hacerlo paso a paso, conociendo primero que es lo que mejor se ajusta a su realidad.
Por ello hay que entender muy bien cada caso concreto ya que la mejor herramienta es la que te consigue alcanzar tu objetivo, en este caso desarrollar a las personas de tu empresa.
