Si alguna vez te has puesto a montar un mueble de Ikea sin leer las instrucciones, es probable que hayas terminado con piezas sobrantes o en lugares equivocados. Incluso puedes acabar con un mueble sin sentido, como le ocurrió a Homer Simpson y su mítica barbacoa. Pues lo mismo ocurre con las organizaciones. El análisis de puestos es esa “instrucción” esencial para construir equipos sólidos y con sentido.
Sin embargo, a pesar de su importancia, a menudo es malinterpretado o mal aplicado, conduciendo a decisiones equivocadas y errores que pueden costar caro.
¿Por qué ocurre esto? A veces, se debe a la falta de comprensión sobre qué implica realmente un análisis de puesto y qué no.
Pero hay buenas noticias: con el enfoque y la preparación adecuados, puedes superar estos obstáculos y llevar a cabo análisis de puestos que impulsen la eficiencia y productividad de tu equipo.
¿Quieres saber más? Pues quédate y sigue leyendo.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es (y qué NO es) un Análisis de Puestos de Trabajo?
- ¿Cuándo es necesario realizar un Análisis de Puestos?
- Las 4 características de un buen Análisis de Puestos
- ¿Cómo realizar un Ánalisis de Puestos correctamente?
- Errores comunes y cómo evitarlos
#1. ¿Qué es (y qué NO es) un Análisis de Puestos de Trabajo?
Uno de los principales problemas a la hora de realizar el análisis de puestos de una organización, es que muchas personas confunden el análisis de puestos con la descripción de puestos de trabajo.
Y, aunque ambos están estrechamente relacionados, ni son lo mismo, ni tienen las mismas funciones.
Un análisis de puestos, o valoración de puestos, es un proceso sistemático que identifica y determina en detalle las responsabilidades, habilidades, resultados, ambiente y condiciones necesarias para ejecutar un trabajo en particular.
Se trata de una herramienta vital para el departamento de RRHH, ya que este documento determina cuál es el perfil ideal de un candidato/a, sirve para establecer salarios justos, y también para diseñar programas de formación y desarrollo adecuados.
Como ya te puedes imaginar, no es una descripción superficial ni una lista rápida de tareas. Para eso, existe otra herramienta: la descripción de puesto. Este otro documento es simplemente una declaración escrita de las funciones y responsabilidad de una posición en concreto.
Otra diferencia clave es que el análisis de puesto no es una herramienta estática, sino que debe revisarse y actualizarse regularme para reflejar los cambios en la organización y el mercado laboral.
Veamos un ejemplo del carácter dinámico al que nos referimos:
Imaginemos el puesto de «Especialista en Marketing Digital» en una empresa hace 10 años. En ese entonces, el análisis de puesto podría haber resaltado la habilidad para gestionar campañas publicitarias en plataformas como Google AdWords y tener una comprensión básica de las redes sociales. El enfoque podría haber sido principalmente en la publicidad de pago por clic y en el SEO.
Avanzamos al presente y el mismo puesto ahora requerirá una profunda comprensión de múltiples plataformas de redes sociales, habilidades en marketing de contenidos, conocimiento sobre publicidad programática, manejo de herramientas de automatización de marketing, análisis de datos avanzados, y tal vez incluso una familiaridad con la inteligencia artificial.
Además, las expectativas sobre la creación de contenido han cambiado, con la necesidad de ser hábil en la producción de videos, Reels, TikToks, podcasts y otros formatos multimedia.
Como ves, este cambio refleja cómo el mercado, la tecnología y las expectativas de los consumidores han evolucionado en una década.
Si la empresa se hubiera aferrado al análisis de puesto original, se habría quedado atrás en términos de estrategia de marketing digital y habría perdido oportunidades valiosas en el mercado 🙁
Por eso, es esencial que el análisis de puesto se revise y actualice regularmente para mantenerse al día con los cambios y garantizar que la organización siempre esté en busca del perfil más adecuado para las necesidades actuales.
Pero… ¿cada cuánto es necesario revisarlos? 👇
#2. ¿Cuándo es necesario hacer un Análisis de Puestos?
Realizar un análisis de puestos no es algo que deba dejarse al azar ni hacerse de manera desordenada o porque sí.
Para maximizar su eficacia y garantizar que cumple su propósito, hay momentos específicos en los que es fundamental llevarlo a cabo:
Creación de un nuevo puesto: Cuando se crea un nuevo rol o posición, es esencial definir claramente sus funciones, responsabilidades y las habilidades requeridas. Este análisis garantiza que todos los stakeholders entiendan la importancia y el propósito de este nuevo puesto.
Reestructuración organizativa: Las empresas evolucionan, y con ellas, sus estructuras. Durante procesos de fusión, adquisición o reorganización interna, los roles acostumbran a cambiar. Es crucial reevaluar y analizar dichos puestos para garantizar que sigan siendo relevantes.
Cambios tecnológicos o metodológicos: La adopción de nuevas tecnologías o metodologías puede cambiar la manera en que se desempeñan ciertos roles. Si se introduce un nuevo software o se cambia un proceso fundamental, es posible que las responsabilidades y habilidades del puesto también cambien.
Revisiones periódicas: Como ya mencionamos anteriormente, las funciones y necesidades de un puesto pueden cambiar con el tiempo debido a la evolución del mercado, la industria y la propia organización. Realizar revisiones periódicas, por ejemplo, cada dos años, garantiza que estén actualizados y sigan siendo significativos.
Fidelización y desarrollo: Si detectas una alta rotación en un puesto específico o identificas necesidades de capacitación recurrentes, ha llegado la hora de revisarlo. Tal vez las expectativas no estén claras o las habilidades requeridas no están lo suficientemente bien definidas.
Planificación de la sucesión: Al planificar quién podría ocupar roles clave en el futuro, es útil reevaluar y refrescar qué se necesita para garantizar que se ajusta a las demandas futuras de la organización.
Estos son solo algunos ejemplos, los más importantes, pero hay más. En general, cada vez que percibes un desajuste entre lo que un rol necesita, y lo que ocurre en realidad… es cuando debes plantearte realizar un análisis de puestos de trabajo.
#3. Las 4 características de un buen Análisis de Puestos
Para que un análisis de puestos sea completo, práctico y adaptado a las realidades de la organización, debe cumplir con cuatro características básicas:
- Especificidad: Detalla con precisión las funciones y responsabilidades.
- Objetividad: Se basa en hechos, evitando juicios subjetivos.
- Flexibilidad: Se adapta a cambios y evoluciones del puesto.
- Enfoque holístico: Considera tanto las habilidades técnicas como las interpersonales necesarias.
#4. ¿Cómo realizar un Análisis de Puesto correctamente?
En nuestro podcast ya hemos hablado largo y tendido sobre cómo realizar una valoración de puesto de trabajo, así que si quieres conocer en profundidad cómo utilizar esta técnica, puedes escuchar el episodio aquí.
De todas formas, aquí van unas cuantas pinceladas:
- Preparación: Antes de comenzar, identifica claramente qué esperas lograr con el análisis. ¿Estás tratando de mejorar la eficiencia, resolver un problema o simplemente actualizar una descripción de puesto desactualizada?
- Recolecta información: No confíes en una sola fuente. Los cuestionarios proporcionan respuestas estructuradas, mientras que las entrevistas y la observación directa pueden revelar detalles que de otro modo podrían pasarse por alto.
- Valida la información: Asegúrate de que los datos recolectados sean precisos. Al confrontar la información con múltiples partes, reduces el riesgo de obtener una visión sesgada o incompleta del puesto.
- Documenta: No basta con recopilar información. Debe ser archivada de forma coherente y accesible. Y al igual que el puesto en sí, este documento debería ser dinámico, revisado y actualizado cuando sea necesario.
#5. Errores comunes y cómo evitarlos
Es posible que ya hayas realizado evaluaciones de puestos con anterioridad y que, pasado el tiempo, notes que… no han servido para nada.
Y es que, a medida que avanzamos en la creación y revisión de un análisis de puestos, es natural que surjan obstáculos.
Estos errores, aunque comunes, pueden desviar significativamente el propósito y la eficacia de este análisis, haciendo que todo el tiempo que has invertido haya sido en vano.
Por eso es muy importante saber identificarlos, así te será más fácil prevenirlos y garantizar que esta herramienta es verdaderamente útil y refleja la realidad de tu organización.
Algunos de los errores más comunes a la hora de realizar un análisis de puestos de trabajo son:
- Ambigüedad en las funciones: Es esencial ser específico en las responsabilidades y tareas del puesto.
- Solución: sé muy detallado y utiliza múltiples fuentes de información.
- Olvidar habilidades blandas: Muchos se centran solo en habilidades técnicas.
- Solución: incluye también las habilidades de comunicación, liderazgo y otras capacidades interpersonales.
- No involucrar a los empleados actuales: Quienes desempeñan el trabajo conocen mejor sus desafíos y responsabilidades.
- Solución: asegúrate de consultar con ellos en el proceso.
- Desatender la influencia del entorno laboral: A menudo, el enfoque se centra demasiado en el puesto mismo y no en cómo el entorno laboral (como la cultura de la empresa, el equipo o las herramientas disponibles) puede influir en la realización de las tareas.
- Solución: Piensa en cómo el lugar de trabajo afecta o facilita el desempeño del rol.
- Pasar por alto la tecnología emergente: En un mundo tecnológico en constante cambio, los roles pueden verse afectados rápidamente por nuevas herramientas o software.
- Solución: Mantente al tanto de las tendencias tecnológicas y evalúa cómo éstas impactan tanto en los puestos actuales como en los futuros.
- No considerar la movilidad interna: Si bien es esencial comprender las responsabilidades actuales, también es importante identificar cómo un puesto puede ser un trampolín para otros roles dentro de la organización.
- Solución: Analiza las posibilidades de crecimiento desde el puesto y las habilidades o capacitaciones que facilitarían la movilidad interna.
- No anticipar el impacto a largo plazo: Un análisis de puestos puede centrarse demasiado en el «aquí y ahora» y no considerar cómo el rol podría evolucionar o cambiar en el futuro, en función de la dirección estratégica de la empresa.
- Solución: Analiza el panorama a largo plazo, evaluando cómo el puesto podría adaptarse o cambiar en función de los objetivos y planes futuros de la organización.
Y por supuesto, otro de los errores habituales es…
- No revisar regularmente: Los puestos evolucionan. Evita este error programando revisiones periódicas del análisis.
Y recuerda que si necesitas ayuda, en Global Human Consultants somos especialistas en análisis organizativo. Aplicando la metodología óptima para ti, analizamos y valoramos la contribución de cada puesto de trabajo y te facilitamos el diseño de la mejor estrategia para alcanzar todos tus objetivos.
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