Hay empresas que creen que no lo necesitan. Porque son muy cool y modernas, y eso de las jerarquías no les va. Grave error. Pensar que un organigrama empresarial solo sirve para señalar quién manda a quién es quedarse solo en la superficie. Es no ver el tremendo potencial de esta herramienta para entender cómo se estructura el trabajo a través de la distribución de las distintas funciones y áreas.
¿Y eso para qué quiero saberlo?
Muy sencillo, my friend. Porque conociendo y entendiendo el organigrama de tu organización te será más fácil mejorar la eficiencia operativa, facilitar la comunicación y apoyar la planificación estratégica de la empresa.
Así que, si te interesa saber más sobre qué es un organigrama, cuántos tipos hay y cómo crear uno paso a paso… Entonces quédate y sigue leyendo.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
#1. ¿Qué es un organigrama empresarial y en qué consiste?
A grandes rasgos, un organigrama empresarial es un diagrama que muestra la estructura interna de una organización de manera visual. Es decir, que representa la jerarquía y la relación de funciones de una manera que sea evidente. Por ejemplo, cuáles son las relaciones principales que tiene un equipo con otro, o cuales son los puntos de decisión.
Por eso, más allá de ser un simple gráfico que muestra quién reporta a quién, un organigrama es una herramienta analítica importantísima para la comprensión de la distribución del trabajo y la responsabilidad a lo largo de la compañía.
#2. ¿Cuántos tipos de organigrama hay?
Existen varios modelos que las empresas pueden utilizar para representar su estructura interna. Cada uno tiene sus propias características y es adecuado para diferentes tipos de organizaciones y necesidades. Aquí te explicamos los principales tipos de organigrama:
Organigrama funcional
El organigrama funcional organiza a los empleados según sus funciones específicas dentro de la empresa, como marketing, finanzas, recursos humanos, etc.
Este tipo es muy común en organizaciones que buscan especialización y eficiencia en cada área. Así, los empleados con habilidades similares y responsabilidades relacionadas se agrupan, lo que facilita la supervisión y la coordinación dentro de cada departamento.
Organigrama matricial
El organigrama matricial, los empleados tienen múltiples jefes: uno que supervisa su función principal (como marketing) y otro que supervisa el proyecto en el que están trabajando.
La gran ventaja de esto es que permite una mayor flexibilidad y mejor utilización de los recursos, pero también puede generar confusión y conflictos de autoridad si no se gestiona correctamente.
Organigrama vertical (Jerárquico)
El organigrama vertical, también conocido como jerárquico es, probablemente, el más conocido de todos. En este, la estructura se organiza de arriba hacia abajo, con los niveles más altos representando a la alta dirección y los niveles inferiores a los empleados operativos.
Se trata de organigrama muy claro y fácil de entender, mostrando claramente las líneas de autoridad y responsabilidad dentro de la organización.
Organigrama horizontal
El organigrama horizontal, a diferencia del vertical, tiene una estructura más plana con menos niveles jerárquicos. Aquí, el enfoque está en la colaboración y la toma de decisiones conjunta, en lugar de una cadena de mando estricta.
Es común en organizaciones modernas y startups, donde la agilidad y la comunicación rápida son clave para el éxito.
Organigrama circular
Representa la estructura organizativa en forma de círculos concéntricos, donde el centro del círculo representa el nivel más alto de la dirección, y los círculos externos representan los niveles inferiores.
Este diseño simboliza la naturaleza inclusiva y colaborativa de la organización, destacando que todas las partes son importantes y están interconectadas.
Vale…
Ahora, vistos los tipos de organigramas más comunes, ¿qué tipo de organigrama es el mejor?
Pues no hay ninguno que sea superior a otro, ya que la elección dependerá de la estructura, cultura y necesidades específicas de cada empresa.
Como decíamos, cada uno tiene sus ventajas y desventajas, y es importante seleccionar el que mejor se alinee con los objetivos y el estilo de gestión de la organización.
#3. ¿Cómo se crea un organigrama de empresa?
Diseñar un organigrama empresarial no es tan complejo como parece, pero requiere tiempo y dedicación para la recopilación de los datos que servirán de base.
Pero no te preocupes, siguiendo estos pasos, podrás elaborar un diagrama claro y funcional que represente a la perfección la estructura de tu organización. Y si no, siempre puedes ponerte en contacto con nosotros para que te echemos una mano 😉
Dicho esto, aquí te explicamos cómo hacer tu propio organigrama:
1. Reúne la información básica
Antes de comenzar a dibujar el organigrama, recopila toda la información necesaria sobre la estructura de la empresa:
- Lista de empleados y sus roles.
- Departamentos y áreas de la empresa.
- Líneas de reporte y supervisión.
- Funciones y responsabilidades de cada posición.
2. Selecciona el tipo de organigrama
Elige el tipo de organigrama que mejor se adapte a las necesidades y características de tu empresa. Como mencionamos anteriormente, puede ser funcional, matricial, vertical, horizontal o circular.
La elección dependerá de la forma en que desees representar la estructura y los flujos de trabajo.
Si quieres saber cuál es el mejor tipo para tu empresa, puedes hacerte estas preguntas:
- ¿Cuál es la estructura actual de mi empresa? Si tu empresa ya tiene departamentos claramente definidos, un organigrama funcional puede ser una buena opción. Si la empresa opera en proyectos cruzados, un organigrama matricial podría ser más adecuado.
- ¿Cómo se toman las decisiones? Si las decisiones se toman en una cadena de mando clara y descendente, un organigrama vertical o jerárquico funcionará bien. Si las decisiones son más colaborativas y distribuidas, un organigrama horizontal seguramente sea más representativo.
- ¿Cómo es la comunicación interna? Si necesitas mejorar la comunicación y la cooperación entre diferentes niveles o departamentos, un organigrama circular puede ser útil, ya que enfatiza la igualdad y la colaboración.
- ¿Necesito una estructura flexible o no? Si la empresa requiere adaptarse rápidamente a cambios o proyectos, un organigrama matricial te proporcionará la flexibilidad necesaria al permitir a los empleados reportar a varios managers.
- ¿Cuál es la cultura de la empresa? Si tu empresa valora la innovación y la agilidad, un organigrama horizontal o circular reflejar mejor esos valores. En cambio, si es más tradicional o si la empresa prefiere una estructura clara y definida, un organigrama vertical o funcional será más apropiado.
3. Diseña el esquema general
Comienza esbozando un esquema general del organigrama. No hace falta complicarse mucho porque puedes hacerlo a mano. O, si lo prefieres, puedes utilizar herramientas digitales especializadas.
Sea como sea, este primer esbozo te servirá para identificar los niveles jerárquicos principales, como la alta dirección, gerencia media y empleados operativos. Organiza estos niveles de manera lógica y clara.
4. Añade detalles de cada posición
Luego, dentro de cada nivel jerárquico, añade las posiciones específicas y sus relaciones. Asegúrate de incluir:
- Nombres de los departamentos.
- Nombres y títulos de los empleados.
- Líneas de reporte directo (quién reporta a quién).
5. Utiliza herramientas de diagramación
Una vez creado el esbozo principal, es hora de darle algo de profesionalidad. Para hacerlo y que sea fácil de leer, utiliza herramientas de diagramación como Microsoft Visio, Lucidchart, Canva o incluso PowerPoint (Power Point sirve para muchas cosas 😂).
Además, estas herramientas ofrecen plantillas y elementos gráficos que te van a facilitar el diseño de tu organigrama si eso del diseño gráfico no es lo tuyo.
Pero ojo, este no va a ser el organigrama final.
6. Revisa y ajusta
Una vez que hayas creado un borrador del organigrama digno de ser visto, vas a tener que revisarlo con otros miembros de la empresa para asegurarte de que toda la información es correcta y que las relaciones jerárquicas están bien representadas.
En caso de no ser así, simplemente haz los ajustes necesarios para reflejar con precisión la estructura de la organización.
7. Publica y comunica
Cuando ya se ha revisado el organigrama, ahora sí, compártelo con todos los empleados de la empresa. Asegúrate de explicar cómo leerlo y cómo está estructurada la organización.
Puedes aprovechar alguna reunión mensual, un weekly, un evento especial, un mailing interno, etc.
8. Mantén el organigrama actualizado
Es muy complicado mantener la misma estructura organizativa durante largos periodos. Ya no solo por la necesidad de evolución, sino porque los empleados van y vienen.
Por eso, es recomendable ir revisando tu organigrama para mantenerlo actualizado, reflejando los cambios que se vayan sucediendo como, por ejemplo, las nuevas contrataciones, las promociones o las reestructuraciones.
#4. ¿Por qué tu empresa debería tener un organigrama?
Porque un organigrama es una herramienta dinámica que aúna una serie de funciones vitales para la correcta gestión de la organización. Aquí te destacamos las siguientes:
Claridad de funciones y responsabilidades
Los organigramas describen claramente quién hace qué en la organización, lo que previene confusiones, así como el solapamiento de roles.
Además, ayuda a asignar trabajos específicos a los miembros del equipo, haciendo que sea más fácil hacerles un seguimiento y evaluarlos.
Mejora de la comunicación
Al señalar las conexiones que hay entre personas y departamentos, el organigrama ayuda a desarrollar un canal de comunicación formal. Vamos, que ayuda a mejorar la comunicación interna.
Así, se logran reducir (o evitar del todo) los malentendidos. Y es que teniendo clara la relación jerárquica, hay una mejor transmisión de la información.
Ayuda en la planificación estratégica
En un diagrama es fácil ver huecos y oportunidades. En este sentido, el organigrama permite identificar áreas de expansión y desarrollo.
También la estructura organizativa que proporciona el alineamiento estratégico es útil para que el análisis y posterior asignación de recursos se haga de manera más efectiva y en consonancia con los objetivos de la empresa.
Mejora la transparencia
A través del organigrama, los empleados saben en qué nivel se encuentran y cómo su rol contribuye al éxito de la organización.
Vale, no podemos decir que bajo este conocimiento vayan a sentirse más valorados y la motivación se les vaya a disparar. Pero sí que es un buen punto de partida para facilitar el logro de objetivos corporativos ya que, dado que conocen cuál es su papel y qué se espera de ellos, es más fácil que se focalicen en sus responsabilidades.
Facilita la adaptación y la flexibilidad
¿Ha habido un incidente crítico y tus empleados no han sabido a quién reportar? ¿El mercedado está cambiando y se necesita una reestructuración? ¿Has adquirido otra compañía y toca organizar a los nuevos empleados?
Con un organigrama empresarial bien estructurado se puede responder rápidamente a cualquier cambio o situación inesperada que esté sucediendo dentro (e incluso fuera) de la compañía.
Y, por supuesto, facilita la integración de nuevos empleados al ser una fuente coherente de orientación sobre la estructura organizativa y cómo se llevan a cabo las operaciones.
Apoyo en la toma de decisiones
Sí, los organigramas también son una herramienta increíblemente importante para la toma de decisiones.
Primero, porque es al ser una fuente central de datos, proporciona una representación muy clara de la estructura de la fuerza laboral, incluyendo, incluso, las descripciones de los puestos de cada miembro del equipo.
Esto significa que, en cuanto surja una necesidad, los y las líderes podrán mirar el organigrama y saber de inmediato quién es el responsable de qué y cómo su rol influye en los demás.
¿Y?
Pues que esto facilita la asignación de tareas y la coordinación entre departamentos, asegurando que cada proyecto se maneja por la persona adecuada.
Detector de ineficiencias
Por ejemplo, a través del organigrama se puede describir si hay demasiados trabajadores en un mismo nivel o, al contrario, que haya muy pocos, haciendo que el trabajo se atasque o se retrase.
Una vez identificados estos obstáculos, se podrán hacer los cambios necesarios para mejorar el flujo de trabajo.
¡Y eso es todo!
Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda. Y si tienes la necesidad de generar, revisar o modificar el organigrama de tu compañía y quieres la ayuda de un equipo profesional en la gestión de People y Diseño Organizacional, ¡no dudes en ponerte en contacto!
