La gestión del cambio es una respuesta directa a la realidad de las empresas: nada permanece igual. Ya sea por avances tecnológicos, la llegada de nuevos mercados, el crecimiento de la competencia o que la sociedad va cambiando con el paso del tiempo, las organizaciones no pueden quedarse quietas.
Bueno, por poder claro que pueden. Pero no deberían.
Y es que, adaptarse es esencial para sobrevivir. Y hacerlo de manera ordenada y efectiva marca la diferencia entre una empresa que sabe y es capaz de liderar su sector y otra que se estanca.
Si has llegado hasta aquí, es posible que tu negocio esté en pleno proceso de transformación. ¡Pues has llegado al lugar indicado!
En este artículo, exploramos qué quiere decir exactamente el concepto de gestión del cambio, por qué es tan importante, cuál es un buen momento para empezar a tomar medidas, y las 5 mejores metodologías para gestionar el cambio organizacional sin morir en el intento.
Así que presta atención…
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es la gestión del cambio?
- ¿Por qué es importante una buena gestión del cambio?
- ¿En qué situaciones una empresa necesita aplicar estrategias de gestión del cambio?
- Las 5 principales metodologías de gestión del cambio
- Buenas prácticas en la gestión del cambio
#1. ¿Qué es la gestión del cambio?
A grandes rasgos, la gestión del cambio es un enfoque estructurado para asegurar que las modificaciones necesarias se implementen de manera efectiva y con el menor impacto negativo posible.
Es decir, no se trata de un conjunto de medidas reactivas. En vez de eso, la gestión del cambio procura que, de forma proactiva, las organizaciones se anticipen, planifiquen y guíen todas sus operativas en los procesos de adaptación.
Los cambios pueden surgir de repente, ya sean por motivos internos o externos. Pero en todos los casos hay una constante: la necesidad de abordarlo con coherencia y visión.
Por lo tanto, la gestión del cambio no solo contempla la implementación de modificaciones, sino que también vela por mantener un equilibrio, asegurando que esa transformación se alinee con la visión global de la empresa y se realice de manera que beneficie a todas las personas.
En pocas palabras: la gestión del cambio es una combinación de estrategia, empatía y pragmatismo para que todo el mundo salga ganando.
#2. ¿Por qué es importante una buena gestión del cambio?
La gestión del cambio es esencial para cualquier organización que busque mantenerse relevante y efectiva a largo plazo. Por eso no basta con responder a los desafíos, también es necesario anticiparse y aprovechar las oportunidades.
A continuación, vamos a analizar los tres principales motivos por los que la gestión del cambio es tan importante:
- Competitividad: Las organizaciones que pueden responder y adaptarse con agilidad a las transformaciones, no solo sobreviven, sino que prosperan y lideran. Aquellas que no, verán cómo sus competidores las superan.
- Eficiencia: Una gestión del cambio bien planificada es sinónimo de eficiencia, asegurándote que cada paso se da con propósito y dirección, minimizando los retrasos y optimizando la utilización de recursos.
- Satisfacción: Seamos sinceros, las personas somos seres de costumbres. Nos cuesta admitir los cambios y, sin una buena gestión, es más que probable que los empleados generen resistencias. Sin embargo, cuando se enfrentan a transformaciones en un entorno que les proporciona claridad, apoyo y confianza, esa barrera se va eliminando para dar paso al compromiso.
#3. ¿En qué situaciones una empresa necesita aplicar estrategias de gestión del cambio?
Vale. Hasta ahora hemos visto qué significa la gestión del cambio y por qué es tan importante que las empresas la tengan en cuenta. Pero, ¿cuándo saber cuándo es el momento de ponerse manos a la obra?
En realidad, esta es una tarea que debería plantearse desde el primer momento en que se gestionan personas, sin esperar a que ocurra ningún imprevisto.
Aún así, sí que hay en el ciclo de vida de una organización una serie de puntos críticos que vale la pena aprender a identificar. Por eso, aquí te dejamos una lista con las situaciones más comunes que requieren, sí o sí, una gestión del cambio efectiva:
Cuando vas a sustituir herramientas antiguas por otras más modernas
¿Tienes pensado actualizar las herramientas que utiliza tu equipo? Cada vez que una organización elige adoptar un nuevo software, plataforma o recurso tecnológico, es crucial asegurar una transición suave y sin problemas, especialmente si se llevan utilizando las mismas herramientas durante muchos años.
Y es que, cuando a un empleado le comunicas que, a partir de X día, va a tener que cambiar la forma en la que ha trabajado durante toda su vida, lo primero que se le pasará por la cabeza serán dos cosas:
- No.
- ¿Y eso por qué?
Para frenar los efectos de la resistencia a los cambios, es fundamental explicar con antelación porqué ese cambio va a ser beneficioso tanto para el equipo (trabajarán más rápido, simplificará las tareas, tendrán más tiempo, eliminará redundancias, etc..), como para el crecimiento de la organización (más oportunidades de venta, optimización de recursos, eficiencia en los procesos…).
Y, por supuesto, no hay que olvidar la capacitación y formación a las nuevas herramientas para que los empleados y empleadas las puedan utilizar de manera eficaz y a nivel profesional.
Cuando va a haber una reestructuración de personal
El crecimiento, la expansión o las oportunidades de mejora llevan a las organizaciones a fusionarse, o a ser adquiridas. Estas decisiones, aunque estratégicas, conllevan una serie de desafíos: ¿Cómo integrar dos culturas corporativas en una sola? ¿Cómo cohesionar los equipos? ¿Cómo unificar los sistemas?
La alineación de visión, valores y prácticas entre las entidades fusionadas o adquiridas no es una tarea menor (es una tarea mayor) y requiere una gestión del cambio meticulosa y bien planificada.
Por otro lado, hay empresas que reconocen la necesidad de un rediseño interno, ya sea para abordar ineficiencias, mejorar la colaboración entre departamentos o simplemente adaptarse a una nueva dirección estratégica.
Éstos, aunque impulsados desde dentro, también pueden llegar a ser igual de disruptivos como en una fusión o adquisición: cambios en roles y responsabilidades, introducción de nuevas políticas, reevaluación de la cadena de valor de la empresa, etc.
Sea cual sea la situación, una transformación de este calibre cambia la forma en que los empleados ven su papel dentro de la organización, cómo interactúan entre ellos y con los clientes, y cómo se realizan las operaciones diarias.
Por eso, gestionar estos cambios con cuidado y atención es vital para mantener una transición fluida y minimizar las interrupciones.
Cuando vas a hacer cambios en la estrategia empresarial
Las decisiones estratégicas de una organización no se toman porque sí, lo habitual es que estén influenciadas por múltiples factores: nuevos datos de mercado que revelan oportunidades que no había hasta ahora, amenazas emergentes, innovaciones en la competencia, cambios en los hábitos sociales…
O tal vez, simplemente, en un ejercicio de autorreflexión, la directiva de la empresa ha reconocido que no están yendo por el buen camino y es necesario dar un giro de tuerca.
Cuando se producen estos cambios en la visión, es esencial que esta nueva dirección se comunique en todos los niveles de la organización, desde los altos cargos hasta el empleado de base, para que la puedan entender y aplicar en su día a día.
Y no, no basta con compartir en un comunicado las novedades. También es necesario explicar el por qué detrás del cambio, y cómo afectará tanto al conjunto de la organización como a las responsabilidades individuales.
Si cada miembro del equipo comprende, acepta y se siente seguro para trabajar hacia los nuevos objetivos, la empresa estará en una posición mucho más fuerte para llevar a cabo su nueva estrategia sin problemas. O, al menos, solo con los problemas habituales que implican llevar las riendas de una compañía.
Cuando hay imprevistos que te obligan a cambiar
Las empresas no viven en burbujas. Están en un mundo donde las reglas del juego pueden cambiar de la noche a la mañana, ya sea por nuevas leyes, vaivenes económicos o incluso eventos sorpresa como una pandemia o una guerra.
Sin embargo, estos cambios no solo plantean retos; también pueden abrir puertas a nuevas oportunidades.
Por ello, las organizaciones tienen que estar listas para pivotar, adaptarse y, en ocasiones, reinventarse.
¿El objetivo? No solo sobrevivir a estos cambios, sino encontrar formas de sacarles ventaja y seguir adelante.
#4. Las 5 principales metodologías de gestión de cambio
Cualquiera que haya intentado implementar un cambio en una organización sabe que no es una tarea fácil. Sin embargo, hay metodologías probadas que pueden hacer este proceso más manejable y efectivo.
Si estás buscando herramientas para liderar con éxito la adaptación a nuevos escenarios, aquí te presentamos las cinco principales metodologías de gestión del cambio en las organizaciones:
ADKAR
Originado por Prosci, el modelo ADKAR se centra en el individuo y se desglosa en cinco etapas clave:
- Awareness (Conciencia del cambio): hacer que los empleados sean conscientes de por qué es necesario el cambio.
- Desire (Deseo de participar): Fomentar el deseo de los empleados de apoyar y participar en el cambio.
- Knowledge (Conocimiento de cómo cambiar): Proporcionar la formación y la información necesaria para que los empleados sepan cómo actuar durante y después de la transición.
- Ability (Habilidad para implementar el cambio): Asegurarse de que los empleados tienen las habilidades y herramientas necesarias.
- Reinforcement (Refuerzo para mantener el cambio): Instaurar medidas para garantizar que el cambio se mantenga a largo plazo.
Kotter’s 8-Step Change Model
El Dr. John Kotter detalló este modelo en 8 pasos cruciales:
- Crear un sentido de urgencia: Es el inicio de todo proceso de cambio. Aquí, se busca que los miembros de la organización reconozcan la necesidad de un cambio inmediato. Se trata de agitar el status quo, presentando datos, hechos y escenarios que muestren por qué el cambio es importante.
- Construir un equipo guía: Reunir un grupo de personas con la capacidad de liderazgo, influencia y habilidades adecuadas para dirigir la transición. Este equipo no solo guiará a otros, sino que también será el principal motor del cambio, tomando decisiones cruciales.
- Crear una visión para el cambio: Una vez que se reconoce la necesidad de cambio, es vital tener una visión clara de cómo se verá el futuro post-cambio, que servirá como norte para todos los esfuerzos y ayudará a guiar las decisiones en el camino.
- Comunicar la visión: De nada sirve tener una visión si no se comunica efectivamente. En este paso, se debe garantizar que todos los miembros de la organización comprendan y compartan la nueva visión. Aquí, se deben utilizar todos los canales y plataformas posibles para reforzar y comunicar el nuevo enfoque constantemente.
- Eliminar obstáculos: Hay que identificar y eliminar barreras que puedan entorpecer el cambio, ya sean procesos, estructuras o, en el peor de los caos, personas. Por ejemplo, redefinir estructuras organizacionales o quitar roles que ya no son relevantes.
- Crear victorias a corto plazo: Nada motiva más que el éxito. Es vital establecer objetivos a corto plazo que se puedan alcanzar rápidamente. Estas «victorias tempranas» ayudarán a construir el momentum y convencer a los escépticos de que el cambio va por buen camino.
- Construir sobre el cambio: Esto significa no detenerse después de las primeras victorias. Es esencial analizar lo que salió bien y construir sobre ese impulso. Kotter sugiere que muchos proyectos de cambio fracasan porque la victoria se declara demasiado pronto.
- Anclar el cambio en la cultura corporativa: Finalmente, para que cualquier cambio sea sostenible, debe formar parte de la cultura central de la organización. Vamos, que tiene que ser visible en todos los aspectos, desde los valores corporativos hasta los procesos diarios.
Lewin’s Change Management Model
Kurt Lewin simplificó el proceso de cambio en tres etapas fundamentales:
- Descongelación: Preparar a la organización para el cambio, rompiendo el status quo.
- Cambio: El proceso de adopción de nuevas actitudes, valores y comportamientos.
- Recongelación: En esta fase, se solidifican los cambios realizados para que se conviertan en parte de la norma.
McKinsey 7S
Este modelo pone de relieve siete componentes fundamentales que deben estar en armonía durante un cambio organizacional:
- Estrategia (Strategy): Define el plan de acción que se seguirá para alcanzar los objetivos deseados. Es la hoja de ruta que señala cómo la organización se posicionará en el mercado y cómo competirá.
- Estructura (Structure): Se refiere a la organización interna de la empresa: cómo están dispuestos los equipos, departamentos y niveles jerárquicos. Esta estructura debe ser coherente con la estrategia y permitir una ejecución eficaz de la misma.
- Sistemas (Systems): Son los procedimientos operativos y procesos que se siguen diariamente en la organización. Incluye sistemas de información, procesos de toma de decisiones y canales de comunicación, entre otros.
- Personal (Staff): Hace referencia a la composición del equipo, tanto en términos de habilidades como de número. Las personas adecuadas en los roles adecuados son imprescindibles para ejecutar la estrategia.
- Estilo (Style): Relacionado con el liderazgo y cómo se conducen las personas clave dentro de la organización. Implica cómo se toman las decisiones, cómo se enfrentan los desafíos y la cultura general del liderazgo.
- Habilidades (Skills): Capacidades y competencias distintivas de la organización. Estas son las habilidades que la organización, como un todo, necesita para apoyar su estrategia y ser competitiva.
- Valores compartidos (Shared Values): En el centro del modelo 7S, estos son los valores principales y la cultura de la organización, aquellos que guían el comportamiento de los empleados y dan una identidad colectiva a la empresa.
Bridge’s Transition Model
William Bridges se centró en las emociones y sentimientos de las personas durante el cambio, dividiendo el proceso en tres etapas:
- Fin: Reconocer y aceptar los aspectos que están llegando a su final.
- Neutralidad: Esta es una especie de «zona gris» donde los viejos procesos ya no son efectivos y los nuevos aún no se han establecido.
- Comienzo: Empujar el nuevo comienzo y comprometerse con la nueva forma de hacer las cosas.
Como ves, cada metodología ofrece un enfoque ligeramente diferente, por lo que es importante seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades y la cultura de tu organización.
#5. Buenas prácticas en la gestión del cambio
Antes de finalizar, te dejamos con unos cuantos consejos extra para que tu gestión del cambio organizacional sea realmente efectiva:
- Mantén una comunicación abierta y bidireccional.
- No olvides la formación y capacitación continua para que tu equipo esté siempre al día.
- Involucra a todas las personas de tu organización para reducir las resistencias.
- Proporciona un sistema de apoyo para aquellos a los que les cueste más aceptar el proceso.
## Conclusiones
Sí, la gestión del cambio es un pilar fundamental para la adaptación y evolución organizativa. Por eso, es fundamental abordarla con estrategias bien definidas, sabiendo qué hacer a cada paso que se da.
En Global Human Consultants ya hemos ayudado a otras empresas a evolucionar. Si quieres que la tuya sea la siguiente, no tienes más que ponerte en contacto con nosotros contándonos tu situación😊
Desde GHC, trabajaremos contigo para que la gestión del cambio en tu organización se haga de forma efectiva y real.
