Estamos frente a nuevas formas de trabajo que han revolucionado los equipos, las oficinas y la esencia de los negocios en todas las organizaciones.
Equipos dispersos por el mundo, desde Argentina o EE. UU. hasta India o Australia, todos trabajando en diferentes franjas horarias y en remoto, tanto de forma flexible como indefinida.
Los avances tecnológicos han facilitado la posibilidad de trabajar desde cualquier país, ciudad o hasta paisaje (hay quienes trabajan mejor con vistas a una playa o una montaña), situándonos en un contexto en donde hay equipos de trabajo que nunca han trabajado de forma presencial en una misma oficina, con empleados que nunca han pisado físicamente las oficinas o ni siquiera han conocido a sus compañeros cara a cara.
Es asombroso ver como en tan pocos años hemos llegado a lograr estas nuevas estructuras organizativas, pero con tanta tecnología, conectividad y virtualidad, no debemos perder de vista de lo más importante de todo: la conexión de las personas.
Si bien las organizaciones han adaptado las herramientas de trabajo y los accesos a la información necesaria para llevar adelante las tareas de cada empleado, aún quedan asignaturas pendientes en temas de recursos humanos, en especial el onboarding.
El onboarding ya de por sí mismo es un aspecto complejo para muchas organizaciones.
Sumado al factor de trabajar en remoto, estamos frente a un nuevo escenario en donde se debe diseñar cuidadosamente este proceso, para lograr así mayor satisfacción y una mejora tasa de retención.
Es así como hoy te daré una guía rápida, simple y fácil de aplicar (como nos gusta a nosotros plantear las políticas) para que tu puedas hacerlo en tu organización y garantizar una incorporación exitosa en la distancia.
Lo que te encontrarás en este artículo:
#1. ¿Qué es el onboarding?
Antes de comenzar a diseñar tu proceso de onboarding en remoto, es importante definir brevemente qué es el onboarding.
Se trata de un proceso de incorporación e integración de los nuevos empleados a la compañía, con el fin de lograr que se sientan acompañados y bienvenidos y ayudarles en la adaptación en la organización y en su puesto de trabajo, acelerando, de esta manera, su rendimiento y productividad.
Un onboarding proactivo y bien implementado baja los niveles de estrés, facilita la integración social y cultural, clarifica roles y expectativas del puesto de trabajo.
Si quieres saber más, te invito a escuchar nuestro podcast, donde damos a conocer mejor el proceso de onboarding, con ejemplos y casos reales.
#2. Guía de 5 pasos
Ahora sí.
Has contratado un nuevo empleado en tu organización y trabajará en remoto.
Más allá de que sea una situación extraordinaria, circunstancial o definitiva, es importante diseñar un proceso de onboarding digital que impulse la integración a la cultura organizacional en la distancia y evitar el sentimiento de soledad o lejanía.
Esta guía está pensada para la incorporación en remoto y te ayudará a organizar el onboarding de forma exitosa, sin olvidar ningún detalle.
Paso 1. Envía toda la información y el hardware necesario a su domicilio.
El onboarding tiene que ser pensado de forma proactiva. Uno de los aspectos más importantes para tener en cuenta es que el empleado cuente con todas las herramientas necesarias para poder llevar adelante sus tareas y funciones.
No olvides de enviarle:
? Ordenador, móvil y/o Tablet, previamente configurado por el equipo de IT. Recuerda de darlo de alta con su usuario y contraseña y tener todos los dispositivos con las diferentes aplicaciones, sistemas y acceso a la información necesaria.
? Si está dentro de tus políticas, cualquier material o mobiliario de oficina necesario (bolígrafos, papeles, pantalla, escritorio, silla, etc.)
? Merchandising de la compañía o algún regalo de bienvenida (tarjetas, flores, globos). Estos pequeños detalles hacen la diferencia y ayudarán a que el nuevo empleado se sienta integrado y parte de la organización 😉
Importante: ¡apunta bien la dirección exacta del nuevo colaborador! ?
Paso 2. Adelanta información al empleado.
No esperes al primer día para enviarle toda la documentación e información a la persona. Para evitar que se sienta abrumado o pierda el foco entre tanta información, envíalo de forma anticipada y en bloques.
Incluye en los correos:
✔️Cualquier documentación o papeleo que deba firmar (contrato, información de seguro de salud, etc.)
✔️Crea un kit de bienvenida con información necesaria para realizar sus funciones o consultar cualquier duda que pueda tener (historia de la compañía, los valores, políticas de recursos humanos, procesos, organigrama, etc.)
✔️ Prepara un manual para el trabajo en remoto, delimitando las reglas, expectativas y sugerencias de cómo trabajar mejor a la distancia.
✔️Envíale un mail de bienvenida con un video de presentación del equipo, de sus compañeros y de las oficinas (¡virtuales o físicas!)
Esta preparación ayudará a generar entusiasmo en la nueva incorporación y demuestra la calidez humana de tu organización, generando una relación de cercanía y confianza con la persona desde un principio.
Paso 3. Organiza la agenda del primer día.
Es importante crear una buena impresión, por lo que la anticipación y organización serán tus aliados en el onboarding en remoto. Planifica de forma detallada la agenda para el primer día de trabajo del nuevo colaborador.
Coordina videollamadas de presentación con los miembros de su equipo como así también con otros colaboradores de diferentes departamentos de esta manera tendrá la oportunidad de conocer a las personas con las que trabajará en su día a día.
Estas reuniones sirven para aclarar las expectativas del rol, sus funciones y responsabilidades dentro de la organización.
No te olvides de incluir breaks y reuniones sociales informales para poder conectar con la persona. ¡Puedes hasta enviarle un desayuno de bienvenida para luego compartir con sus compañeros de forma virtual!
Es importante involucrar a los diferentes stakeholders en el proceso, desde RRHH, Dirección, como también los managers y sus compañeros.
Paso 4. Prepara eventos para sus primeras semanas en la compañía.
Puedes dosificar la información para que el primer día no sea agobiante o cargada con tanta información.
Planifica las diferentes reuniones, eventos o llamados a lo largo de las primeras semanas de trabajo, para poder combinar el onboarding técnico como el social.
Recuerda que cada reunión debe tener un objetivo claro, por lo que asegúrate de transmitir la información y la finalidad de la llamada de forma precisa. Te permitirá ahorrar tiempo y evitar sobresaturación o fatiga.
Paso 5. Al mes, organiza sesiones de feedback y seguimiento.
El proceso de onboarding acompaña al empleado en los primeros meses dentro de la compañía.
Ten sesiones de feedback con el nuevo empleado, para conocer su visión, su mirada y la experiencia que ha tenido en el onboarding. Esta información te ayudará a mantener o modificar las prácticas para futuras incorporaciones.
Este acompañamiento guiado será muy beneficioso para el éxito de la incorporación. Puedes hacerlo con reuniones 1 to 1, implementar un Buddy System o de mentoría, para apoyar la socialización e impulsar su desempeño.
##. Conclusiones
Al igual que las organizaciones y las nuevas modalidades de trabajo, el onboarding es un proceso dinámico, que debe ir adaptándose a los nuevos contextos a los cuales nos enfrentamos.
Cómo acompañamos a los nuevos empleados y sus primeros pasos en la organización juegan un papel crucial en la retención del mejor talento.
Que los empleados trabajen en remoto no significa que estén solos. Ayúdalos a sentirse cerca de sus compañeros y de la organización, logra una experiencia inolvidable para ellos e impulsa el sentimiento de pertenencia y de estar en el mismo barco a través de un proceso onboarding en remoto pensado en ellos.
La comunicación es clave en el onboarding con empleados que trabajen a la distancia.
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