Sí. Sabemos que cuando contratas a un nuevo empleado, lo que quieres es que empiece a ser productivo cuanto antes. Y además, que sea eficaz, que haga las cosas tal y como estipulan las normas, y que su dinámica de trabajo se amolde a la típica de la compañía. Sin embargo, ajustar los nuevos perfiles a las necesidades de la organización puede llevar más tiempo de lo deseado si no se ejecutan los planes de Onboarding y de formación adecuados. Por eso, hoy queremos hablarte del Job Shadowing.
El Job Shadowing es un método de aprendizaje que permite a las nuevas incorporaciones observar el día a día de sus colegas, identificar pautas y rutinas, y hacerlas suyas de una forma rápida y eficaz.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es el Job Shadowing?
- Job Shadowing vs Mentoring
- Beneficios del Job Shadowing para las empresas
- Cómo implementar el Job Shadowing de manera eficaz
- Consejos para realizar un proceso de Job Shadowing con éxito
#1. ¿Qué es el Job Shadowing?
El Job Shadowing es una técnica de formación que consiste en “convertirse en la sombra” de alguien con más experiencia y expertise en aquello que se quiere aprender. Shadow es sombra en español.
Básicamente, se trata de pegarse a un nuevo compañero o compañera, y acompañarlo durante todo el día para observar qué hace, cómo lo hace, y por qué lo hace.
El Job Shadowing es muy útil para aprender todo lo necesario sobre las tareas que se deben realizar en un nuevo puesto de trabajo, tanto para personas que acaban de incorporarse a la empresa, como para aquellas que cambian de departamento, o son ascendidas y necesitan aprender cómo liderar un equipo.
En el último caso, cuando aplicamos el Job Shadowing a puestos directivos recién promocionados que deben perfeccionar sus habilidades de liderazgo, hablamos de Coach Shadowing.
En realidad, esto del Shadowing no es nada nuevo. Muchas profesiones lo llevan utilizando años para preparar a los nuevos integrantes. Por ejemplo: en medicina u odontología, antes de poder practicar, los estudiantes pasan una temporada siguiendo a sus médicos asignados para ver en primera persona cómo tratar a los pacientes.
Y, antiguamente, sectores más tradicionales y artesanos contaban con la figura de jóvenes aprendices que observaban cómo los maestros desarrollaban sus obras.
Pero, ¿de dónde proviene el término Shadowing?
Pues de los detectives privados 🔎
Para poder ejercer su trabajo, deben “ser la sombra” de las personas a las que investigan y así analizar todos sus movimientos.
El Job Shadowing parte de la misma premisa, solo que esta vez, no es necesario pasar inadvertido.
#2. Job Shadowing vs Mentoring
Una duda habitual que le suele asaltar a nuestros clientes es: “¿qué diferencias hay entre el shadowing y el mentoring?”
Una duda razonable, ya que, a primera vista, pueden parecer lo mismo. Pero no lo son.
El Shadowing consiste en seguir el día a día de una persona para observar. Sin más.
Evidentemente, la persona que hace de “sombra” puede hacer preguntas y relacionarse con su compañero o compañera, pero es recomendable dejar esa fase para el final del día, o una vez acabada la tarea. Más adelante veremos por qué.
En cambio, una mentoría es algo más. Durante un programa de mentoría, se crea una relación entre mentor y mentorizado/a en el que el primero enseña cómo obtener una habilidad o conocimiento específico a través de técnicas concretas y compartiendo su know-how.
Por otro lado, el Job Shadowing es una fase de bienvenida que dura poco: un día, o una semana a lo sumo. El Mentoring, por el contrario, requiere un compromiso a largo plazo en el que el mentor, por un lado, se centra en apoyar el desarrollo profesional de la persona mentorizada y, por el otro, el mentoree se compromete a perfeccionar sus habilidades.
Un mentor es la piedra angular del aprendizaje 1:1: responde preguntas, ofrece guía, soporte emocional, y ayuda a su aprendiz a alcanzar el siguiente nivel de madurez profesional.
El Job Shadowing es mucho más sencillo, pero no por ello menos eficaz, siempre que tengamos claros los objetivos y sus limitaciones.
#3. Beneficios del Job Shadowing para las empresas
Para las empresas, implementar una fase de Job Shadowing en su proceso de Onboarding tiene muchas ventajas.
Según Manel Fernández Jaria, profesor de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), pasar un periodo de tiempo con un colega experimentado facilita la integración cultural, permite a los recién llegados hacerse una idea de cómo es el entorno laboral, y qué es lo que la empresa va a esperar acerca de sus funciones y su desempeño.
Por su parte, la persona que acompaña a la “sombra” tiene la oportunidad de mejorar su nivel de liderazgo y detectar áreas de mejora. ¿Por qué?
Pues porque mientras alguien te está observando, pones más empeño en lo que haces y dices. El piloto automático deja de funcionar, y te centras en cada detalle del trabajo, ayudándote a identificar fortalezas y limitaciones que de otra manera te habrían pasado inadvertidas.
¿Te acuerdas que antes hemos dicho que las preguntas era mejor dejarlas para el final? Este es el motivo. Si interrumpimos el trabajo de la persona que nos está acompañando, podríamos interferir en el resultado, y el aprendizaje no sería tan significativo.
A parte de lo ya mencionado, el Job Shadowing tiene otras ventajas muy jugosas para las empresas:
- Se reduce el tiempo en el que los nuevos empleados son eficientes.
- Las relaciones entre los miembros del equipo se vuelven más sólidas.
- Mejora el trabajo en equipo.
- Facilita la transmisión de valores corporativos.
- Aumenta la calidad de las comunicaciones.
- Refuerzo de las normas y procedimientos correctos del trabajo.
- Creación de un clima de seguridad psicológica.
#4. Cómo implementar el Job Shadowing de manera eficaz
Si estás planteándote incorporar una fase de Shadowing en tu proceso de Onboarding, es conveniente preparar bien cómo van a ser las sesiones.
No se trata de que el nuevo empleado o empleada siga a su colega sin más. Para que el Job Shadowing sea provechoso, es necesario plantearse unas preguntas clave que te ayudarán a definir los objetivos de esta formación por observación:
- ¿Cuál va a ser el objetivo específico del programa de Job Shadowing? Puede ser integrarse en la cultura, adquirir conocimientos sobre las dinámicas de trabajo, ver cómo se utiliza un programa o herramienta, conocer el día a día de su futuro puesto…
- ¿Cuáles van a ser los beneficios para las personas facilitadoras? Tal vez queramos mejorar sus dotes de comunicación, liderazgo, compañerismo, rendimiento…
- ¿Todos los miembros del equipo sirven como facilitadores? Algunas personas tienen más facilidad que otras para transmitir conocimientos.
- ¿Cómo vamos a medir el progreso? Para saber si el programa de Job Shadowing funciona, tendremos que preparar KPI’s que nos indiquen cómo evolucionan los nuevos empleados.
- ¿Qué pasa si ocurren problemas? ¿Y cuáles son los problemas que podrían aparecer? Hay que ser previsores y tener en cuenta todos los escenarios posibles para diseñar planes de contingencia.
- ¿Cuánto tiempo será necesario aplicar el programa de Job Shadowing? Una pregunta que será más fácil de responder si, como hemos mencionado, evalúas el progreso. Puede que un día sea demasiado poco, y una semana sea mucho tiempo.
#5. Consejos para realizar un proceso de Job Shadowing con éxito
A continuación, compartimos contigo algunas claves a tener en cuenta a la hora de diseñar un programa de Job Shadowing para los recién contratados/as:
- Previo al inicio de las sesiones, comunica al miembro de tu equipo que hará de facilitador qué es lo que quieres que aprenda la nueva persona contratada.
- Antes de iniciar el Job Shadowing, comenta con el aprendiz qué es lo que va a hacer y en qué se tiene que fijar.
- Anima a la persona recién incorporada a que tome notas y haga preguntas tras las sesiones, y asegúrate de que no quedan dudas.
- No te preocupes si la persona no se adapta el primer día. Algunos empleados requieren más tiempo que otros, pero eso no significa que no vayan a ser excelentes profesionales.
¿Tienes dudas acerca del desarrollo y potencial de tu equipo? Puedes llamarnos o contactar con nosotros a través del formulario contándonos qué necesitas y buscaremos juntos una solución.
