Una matriz RACI, o matriz de asignación de responsabilidades, es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a clarificar las responsabilidades de los miembros del equipo en diferentes tareas.
Es especialmente útil en proyectos de grandes dimensiones que requieren una buena coordinación entre los diferentes colaboradores, ya que la matriz RACI señala de forma específica quién hace qué y la cadena de comunicación.
¿Alguna vez te has visto en la situación de que has terminado una actividad, y luego no sabes a quién reportar? ¿O que el proyecto se estanca por una división de roles demasiado ambigua?
Pues la matriz RACI evita que ocurran esas situaciones.
¿Quieres saber cómo funciona y cómo aplicarla en tu organización? Entonces quédate y sigue leyendo.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es una Matriz RACI?
- Pasos para crear una Matriz RACI
- ¿Cómo funciona la Matriz Raci en la práctica?
#1. ¿Qué es una Matriz RACI?
Como decimos, una matriz RACI, también conocida como “Matriz de Asignación de Responsabilidades”, es una herramienta de gestión de proyectos. Concretamente, es un gráfico que nos facilita saber, de un solo vistazo, quién es el responsable de llevar a cabo cada tarea de un proyecto y así facilitar la comunicación y la fluidez en su consecución.
Ya sea la persona encargada de llevarla a cabo, supervisarla o dar el visto bueno, todo ello queda claramente señalado en esta matriz.
Se llama RACI porque cada letra corresponde a un rol:
- Responsable: Es la persona que, efectivamente, realiza la tarea o actividad. En otras palabras, es el responsable directo de completar el trabajo. Lo ideal es que solo haya un responsable por proyecto. De esta forma, te evitas confusiones, duplicidades o malentendidos que puedan ralentizar el trabajo.
- Aprobador: Esta persona es la única que tiene la autoridad para decidir si la tarea está completada o no. Por lo tanto, es quien supervisa la calidad del trabajo. A diferencia del Responsable, no tiene por qué estar directamente trabajando en la tarea en sí. Lo más habitual es que el Aprobador delegue la tarea al Responsable para luego ir revisando que todo esté bien. De la misma forma, solo debería haber un Aprobador por tarea. Aunque no es raro ver que una sola persona comparte el rol de Responsable y Aprobador.
- Consultor: A veces ocurre que un Responsable está enfrascado en su tarea y le surge una duda o un problema que requiere los conocimientos de alguien experto en la materia. Pues esta persona es el Consultor. Generalmente este rol lo ocupan profesionales capaces de ofrecer conocimientos extra y la experiencia necesaria para el buen desarrollo del proyecto.
- Informado: Por último, el rol de Informado representa la persona que tiene que estar al tanto del progreso y de los resultados. No participa activamente en las actividades, pero necesita estar informados de lo que está pasando o de las decisiones que se han tomado. La comunicación aquí es unidireccional, solo se trata de informar.
Como ves, estos roles ayudan a asegurar que todos en el equipo comprendan sus responsabilidades específicas y cómo deben interactuar y comunicarse durante el proyecto.
#2. Pasos para crear una Matriz RACI
Crear una matriz RACI es un proceso estructurado y sencillo. Aunque, para que sea realmente eficaz, cada paso debe estar correctamente analizado.
En este sentido, debes considerar factores cómo la dificultad del proyecto, cuántas personas van a estar involucradas y qué tareas se necesitan llevar a cabo para completarlo y entregarlo a tiempo.
Aquí te dejamos un paso a paso de cómo crear tu propia matriz RACI:
Paso 1: Identificar las actividades o tareas
Primero, debes listar todas las tareas clave que deben ser realizadas para completar el proyecto o proceso.
Este listado debe ser exhaustivo y estar organizado de manera que cada actividad sea clara y específica. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, las tareas pueden incluir diseño, codificación, pruebas, revisión de código, y despliegue.
Paso 2: Definir los participantes o roles
Una vez tengas las tareas, el siguiente paso es enumerar a todas las personas, roles o departamentos involucrados en el proyecto.
Puedes hacerlo listando cada individuo por nombre de la persona encargada o, si lo prefieres, los roles que desempeñarán en el proceso, como Manager de Proyecto, Desarrollador, Analista de QA, etc.
Paso 3: Asignar las responsabilidades RACI
Para cada tarea, asigna uno de los roles RACI a cada participante. Una buena manera de identificar cada rol es haciéndose las siguientes preguntas:
- Responsable: ¿Quién ejecutará la tarea?
- Aprobador: ¿Quién es el responsable final? ¿Quién debe aprobar el trabajo completado?
- Consultor: ¿Quién es experto en el área? ¿Quién proporcionará información necesaria para completar la tarea?
- Informado: ¿Quién necesita ser informado del progreso o de los resultados? ¿A quién afectará el proyecto? ¿A quién va dirigido?
Es importante asegurarse de que cada tarea tenga al menos un ‘Responsable’ y un ‘Aprobador’, y que los roles no se superpongan demasiado para evitar confusiones.
Paso 4: Crear la matriz
No necesitas grandes dotes de diseño ni programas super complejos. Una sencilla de hoja de cálculo de Excel es perfecta para crear la matriz.
En la primera columna, lista todas las tareas identificadas. En la primera fila, enumera a todos los participantes o roles. En las celdas donde se cruzan las tareas y los roles, ingresa las letras R, A, C, o I según corresponda a las responsabilidades asignadas.
Paso 5: Comunicar la Matriz RACI
Distribuye la matriz RACI final a todos los participantes y partes interesadas del proyecto, y asegúrate de que todos tengan acceso a la matriz y comprendan su contenido.
De esta manera, no habrá malentendidos y cada individuo sabrá cuál es su responsabilidad en cada tarea y a quién acudir en caso de duda.
Paso 6: Monitorear y actualizar
Vivimos en un mundo de constantes fluctuaciones (BANI que lo llaman ahora). Por eso, la matriz RACI debe ser un documento vivo que se revise y actualice a medida que cambian las circunstancias del proyecto.
#3. ¿Cómo funciona la Matriz RACI en la práctica?
Para ver cómo funciona una Matriz RACI, veamos un ejemplo:
Imagina que quieres iniciar un proceso de búsqueda y selección. Para ello, necesitas tener listadas las siguientes tareas:
- La definición del puesto de trabajo.
- La publicación de la oferta.
- La revisión de los currículums.
- Hacer las entrevistas.
- Tomas la decisión final.
- Preparar y ejecutar el onboarding.
Las principales personas involucradas son:
- Sara, la manager del departamento que necesita la nueva incorporación.
- Luis, el Director de Recursos Humanos.
- Andrea, la recruiter que llevará el proceso.
- Anna, de administración.
- Celia, la CEO de la empresa.
Además, podremos consultar a diferentes colegas en caso de ayuda.
Una vez tienes la lista de tareas y las personas necesarias, el siguiente paso es asignar los roles para cada una de ellas:
- Definición del puesto de trabajo.
- Responsable: Sara, la manager de departamento, redacta la definición del puesto de trabajo.
- Aprobador: Luis, el Director de Recursos Humanos, lo revisa y aprueba.
- Consultor: Los miembros del equipo que trabajan en roles similares ofrecen su feedback para asegurar que la descripción sea completa y precisa.
- Informado: Andrea se mantiene informada para entender mejor las necesidades del puesto.
- Publicación de la orferta.
- Responsable: Andrea es responsable de publicar la oferta en los canales apropiados.
- Aprobador: Sara valida la publicación antes de que sea publicada.
- Consultor: Luis podría ser consultado sobre las mejores estrategias y canales para su publicación.
- Informado: Del mismo modo, Luis se mantiene informado sobre el progreso y la captación de candidaturas.
- Revisión de currículums.
- Responsable: Andrea evaluará y preseleccionará a las candidaturas idóneas.
- Aprobador: Sara revisa y aprueba la lista de candidatos preseleccionados.
- Consultor: Si se necesitan conocimientos extras acerca de habilidades técnicas, se consulta a los profesionales del área.
- Informado: Luis se mantiene informado sobre el número y la calidad de los candidatos preseleccionados.
- Entrevistas.
- Responsable: Andrea y Sara llevan a cabo las entrevistas.
- Aprobador: Sara toma la decisión final sobre qué candidato contratar.
- Consultor: Se puede incluir a colegas o líderes de equipo en las entrevistas para obtener una visión más completa del ajuste del candidato o candidata.
- Informado: Se informa a Celia, la CEO, sobre la nueva decisión.
- Onboarding
- Responsable: Sara es la responsable de la contratación.
- Aprobador: Luis aprueba la contratación y las condiciones del contrato.
- Consultor: El equipo de relaciones laborales proporciona asesoramiento sobre políticas de contratación y prácticas legales.
- Informado: Anna, de administración, se mantiene informada para preparar los recursos y el espacio de trabajo del nuevo empleado.
Y ya está. No es difícil, ¿verdad?
Esperamos que esta guía te haya resultado útil. ¿Alguna vez habías usado la Matriz RACI en tus proyectos?
