Mega guía para diseñar tu plan de recursos humanos (1 de 2)

Seguro que te has encontrado muchas veces en la situación de saber que tienes muchas cosas por hacer a nivel de Recursos Humanos pero no identificas por dónde empezar.

Hoy comparto contigo la guía, el check-list, que uso para «auditar» la función de recursos humanos en nuestros clientes y ayudarles a identificar proyectos o prioridades para seguir creciendo en su gestión de personas.

Lo que te encontrarás en este artículo:

Análisis Inicial – El DAFO
Estrategia de compañía y prioridades operativas
Fase 1 – Lo básico
Fase 2 – La bases de la gestión

#1. Análisis Inicial – El DAFO.

El DAFO es una herramienta básica de análisis que puede ser usada de muchas maneras. Utilizarla no te va a abrir lo ojos y, seguramente, tampoco te va a generar conceptos rompedores, pero ayuda como ninguna otra a ordenar ideas.

El DAFO aplicado a la gestión de personas no deja de ser un proceso de reflexión para que identifiques las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

Normalmente se utiliza una cuadro con espacios para que puedas incluir los puntos relevantes en cada apartado.

Cuando pienses en las debilidades identifica todos aquellos aspectos internos que crees que no ayudan a atraer, desarrollar y retener a tus empleados (las 3 palancas de la gestión de personas). Esto puede ser, por ejemplo, la retribución que das a los empleados, una baja inversión en formación, una plantilla con una edad media cerca de la jubilación… en definitiva cualquier aspecto que internamente pueda afectar a las personas y a los resultados de la compañía.

En amenazas céntrate en pensar en el entorno o mercado en el que compites. Un claro ejemplo de ello sería un mercado con más oferta de trabajo que demanda, una crisis económica, o la potencial entrada de un nuevo competidor que pueda desestabilizar la oferta laboral del sector.

Las fortalezas son aquellos aspectos que consideras que juegan a tu favor a la hora de atraer, desarrollar y retener. Una jornada intensiva todo el año, la ubicación de las oficinas en un determinado sitio, o un acuerdo estratégico con un partner que te garantiza el desarrollo continuo del equipo, podrían ser tus fortalezas. Por lo tanto esta apartado también está enfocado hacia ti, siendo la otra cara de la moneda de la debilidades.

Las oportunidades se centran, como las amenazas, en pensar en el entorno. La economía crece, la implantación de algunas ventajas fiscales por parte del gobierno o la fusión de 2 fuertes competidores (con su subsiguiente reestructuración de plantilla) son ejemplos de oportunidades.

Este ejercicio es muy útil para montar tu plan de RRHH porqué te ayudará a identificar estrategias con mayor sentido y de manera más ordenada.

#2. Estrategia de compañía y prioridades operativas.

El segundo paso es tan clave como, a veces, imposible de conseguir. Es obvio que para poder vincular las estrategias operativas de RRHH a las estrategias de la compañía primero debemos conocer y definir estas últimas. Pero no es tan obvio que todas las compañías lo hayan hecho.

¿Por qué pasa? Básicamente porque definir estrategias con sentido pasa por renunciar a otras, y renunciar es seguramente de los ejercicios más difíciles (y claves) que se tienen que hacer en un negocio.

Entonces, ¿cómo avanzamos? En este punto, si no sabes o conoces los objetivos de la compañía, no te preocupes (básicamente porque no puedes hacer nada) intenta trabajar desde tu línea de actuación. En cualquier caso, sobretodo, no tires la toalla, y define tus prioridades directamente desde el DAFO. Es difícil hacerlo pero más difícil será que te marques un plan de acción y seas efectivo durante el año si no lo haces.

Si por el contrario tienes la suerte de tener claridad sobre las estrategias de la compañía, haz un traslado de las mismas en objetivos de RRHH, crúzalo con el DAFO y… voilà! ya tienes tus prioridades identificadas ?

#3. Fase 1 – Lo básico.

Perfecto, ahora ya tienes claro cuáles deberían ser las prioridades de tu plan de RRHH. Ahora, ¿por dónde empezamos?

Asumiendo que todo lo que viene a continuación debe estar matizado y priorizado por la estrategia operativa que has identificado en el punto anterior lo primero es ver los procesos básicos que deberías tener implantados y controlados sí o sí.

Estos procesos son prácticamente todos higiénicos. Los procesos higiénico no dejan de ser aquellos procesos que si funcionan bien nadie lo nota, pero que si tienen fallos rápidamente salta una aguda alarma. Son procesos poco amables para el responsable en ese sentido, porque tienden a tener sólo críticas cuando fallan pero no felicitaciones cuando no lo hacen.

Veamos cuáles son:

1. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Lo primero que tienes que garantizar son los procesos fundamentales de administración de personal.

Tienes que garantizar que cumples con la legislación y que pagas en tiempo y forma a todos los empleados. La nómina debe funcionar como un reloj Suizo, los contratos deben reflejar el marco de contratación de los trabajadores con claridad, debes tener clara la situación jurídico laboral en todos los aspectos y, por supuesto, debes tener una base de datos actualizada de todos tus empleados (esto, sobretodo, tiene gran incidencia en la medida en la que tienes un volumen de colaboradores relevante).

2. ORGANIZACIÓN

En función del tamaño de tu empresa debes tener también muy claro cuál es la organización de los puestos y personas: el organigrama.

En la medida en la que el equipo es más pequeño requieres de personas más polivalentes, con más capacidad de reaccionar positivamente a los virajes del negocio, y eso hace que muchas veces pienses que lo mejor es no definir funciones o responsabilidades… ¡craso error!

Una cosa es que se necesite cierta flexibilidad (mucha o poca) y otra es que no se tengan ni líneas de actuación claras. Si no sabes, más o menos, que le estás pidiendo a tu equipo, ¿cómo sabes si desempeñan bien o mal?

Haz una definición y comunícala, a pesar de que tengas que cambiarla en algún momento.

3. DESARROLLO

Estamos en lo más básico y dentro de la perspectiva de desarrollo es bueno que te centres en la formación técnica y la obligatoria.

Las formaciones de PRL, las obligadas por el sector o aquellas que requiere el equipo para poder hacer su trabajo diario de manera correcta.

Todavía no pensamos ni en habilidades ni en formaciones de desarrollo a futuro, nuestro foco, a priori, es el de asegurar el corto plazo del proyecto y el cumplimiento del marco legislativo.

4. SELECCIÓN

Dentro de lo básico también debes considerar marcar y definir una política de selección.

¿Qué pasos va a tener el proceso? ¿Quién va a estar involucrado? ¿Qué pruebas o entrevistas vas a hacer?

Esto es fundamental en la base por la importancia e impacto que tienen las personas en el éxito de cualquier proyecto. Muchas veces un negocio que empieza puede crecer o hundirse por haber tomado malas decisiones en la incorporación de personas.

Y no necesariamente porque las personas no hicieran bien su trabajo, a veces es una cuestión de encaje más allá de sus conocimientos o experiencia. Y por eso es importante, también en lo básico, el punto siguiente.

5. CULTURA

Este punto es atacado o desarrollado muchas veces por la grandes compañías cuando crecen mucho, y podrías pensar que eso quiere decir que no es necesario hasta que llegues a cierto tamaño, pero eso no es así.

En lo básico de RRHH considera tener definidos la misión, visión y valores de la compañía y recuerda que todas las compañías tienen una misión, visión y valores, pero que otra cosa es que las tengan definidas formalmente.

En compañías recién creadas estos puntos emanan directamente del fundador o fundadores de manera natural. Sus valores son los de la empresa y su misión y visión son las que le/s llevó a emprender.

Si bien es cierto que la misión de un proyecto suele pivotar en los primeros años (el contacto con clientes y mercado hacen que los planteamientos iniciales se adapten), es clave tener claros estos aspectos para construir un equipo alrededor del proyecto que crea y se inspire más allá de la actividad diaria. Eso puede llegar a cambiarlo todo.

Cuando las empresas crecen mucho, y desde selección no se ha asegurado la incorporación de personas alineadas con la misión, visión y valores iniciales, se pueden llegar a crear micro culturas o ecosistemas con valores diferentes dentro de la misma compañía, y eso puede llegar a ser un desastre. Por eso muchas veces las grandes compañías, en momentos de crisis, atacan este tema desde una perspectiva global.

#4. Fase 2 – Las bases de la gestión.

Con lo más básico asegurado podemos empezar a pensar en aquellos procesos que servirán de base para construir elementos más avanzados.

1. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Ya tienes la nómina, los contratos y otros elementos jurídicos establecidos y asegurados. Pagas en tiempo y forma. ¿Y ahora qué?

Ahora es momento de empezar a controlar con rigor la evolución de tu headcount y tu partida de sueldos y salarios. En muchos negocios la partida de sueldos y salarios es una de la más importantes y entender las variaciones te ayudará a entender qué pasa y a tomar mejores decisiones.

Por otro lado es hora de centrarse en tener un plan de igualdad, además de ser un requisito legal te ayudará a garantizar la igualdad de trato y oportunidades sin tener en cuenta el sexo, lo cuál también es una palanca de retención, clima y reputación.

2. ORGANIZACIÓN

En tu función de organización ahora comienza el grueso.

Si ya tienes las relaciones jerárquicas claras, y definidas las líneas de responsabilidad, es momento de trabajar un poco más el detalle organizativo.

La primera parte es realizar con mayor detalle la descripción de los puestos de trabajo de tu organización. Responsabilidades, formación, experiencia, razón de ser, indicadores clave… puede que no le veas sentido, pero describir los puestos te va ayudar a entender mejor qué tipo de profesional podría desarrollar mejor sus funciones, encarar mejor un búsqueda e informar mejor a los ocupantes sobre los que se espera de ellos.

La segunda parte tiene que ver con la valoración de los puestos de trabajo. La valoración de los puestos de trabajo es una metodología que te permitirá poder establecer la contribución de cada puesto de trabajo a los objetivos de la compañía. ¿Para que te servirá eso? Es la base que te ayudará a construir el resto de procesos y políticas garantizando la equidad dentro de tu organización.

Encontrarás más información sobre cómo medir la contribución de un puesto de trabajo en el enlace.

3. DESARROLLO

En términos de desarrollo de equipo ahora te toca atender al que probablemente sea el proceso estrella de la gestión de personas: la evaluación de desempeño.

Hay muchas opiniones respecto hacia dónde evoluciona este proceso y cómo debe convertirse en útil para las personas y la organización.

Probablemente en la mayoría de las opiniones, sino en todas, hay un denominador común: la necesidad de dar feedback específico, de tener conversaciones formales e individuales con los miembros de los equipos para compartir lo que funciona y lo que se debe mejorar.

Ese proceso tiene muchas variantes y se puede enriquecer con diferentes herramientas. ¡Si te interesa un post monográfico sobre ello déjanoslo en los comentarios!

Por otro lado, con la formación técnica ya asegurada o planificada, es el momento de empezar a pensar en el desarrollo de habilidades. ¿Tus jefes de equipo lideran a sus equipos?, ¿se comunica con efectividad en tu organización?, ¿tus comerciales persuaden con éxito?

Aunque pueda parecerte difícil de ver el impacto de realizar acciones de desarrollo enfocadas a habilidades (cosa que es 100% cierto), es una evidencia que aprender y experimentar técnicas te ayudan a mejorar en cualquiera de los aspectos que he puesto como ejemplo.

Muchas veces esas habilidades bien desarrolladas marcan la diferencia en el desempeño de un puesto de trabajo (esa es la base del estudio de David McClelland)

4. SELECCIÓN

Desde la función de selección, y ya con el proceso y las pruebas claras, es momento de establecer y formalizar el plan de acogida.

Esto te va ayudar a ahorrar tiempo y a reducir la curva de aprendizaje y adaptación al puesto y a la organización.

Merece mucho la pena que te sientes, no sólo a pensar qué debería pasar los primeros días de una persona en tu empresa, sino que desarrolles los contenidos y herramientas que ayuden más.

5. COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS

Con las valoraciones hechas es momento de que avances con la base de la función de Compensación y Beneficios: la política salarial.

En este aspecto lo mejor es que empieces analizando tu actual equidad interna y tu competitividad externa.

Una buena política salarial te ayudará a clarificar de qué manera y con qué palancas retribuyes a tu equipo, asegurando que lo haces de manera equitativa y comparándote con el mercado.

Puedes revisar los básicos sobre retribución en el enlace.