¿Qué debe contener una Descripción de Puesto de Trabajo?

Hace unos días repasábamos las consideraciones iniciales sobre la descripción de puestos de trabajo. Qué es, para qué sirve, principales dilemas…

Hoy atacamos el contenido. ¿Qué elementos debemos incluir sí o sí en una descripción de puesto de trabajo? ¿Cuál es la razón por la cuál incluirlos?

¡Vamos a por ello!

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Lo que te encontrarás en este artículo:

• Contexto del Puesto de Trabajo
• Entendiendo la Posición
• Requisitos mínimos
• Elementos Adicionales
• Conclusiones

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#1. Contexto del Puesto de Trabajo

Lo primero que debe permitirnos una descripción de puesto de trabajo es a ubicar el puesto dentro del contexto organizativo.

Esto que puede parecer muy obvio y, a veces, reiterativo con otras herramientas de gestión organizativa, es fundamental para poder entender dónde está el puesto de trabajo respecto a otros puestos y hacerlo simplemente con la descripción del puesto de trabajo.

Concretamente los elementos que nos van a ayudar a realizar esta ubicación son:

• Nombre del puesto de trabajo: Este es un elemento muy básico, pero claramente necesario. Idealmente el nombre de la posición debe contribuir a entender la categoría o nivel del puesto, pero ya te anticipo que no siempre se puede conseguir. El tema de las políticas de denominaciones de puestos de trabajo puede llegar a ser un poco peliagudo y puede ser generador de debate. Sin entrar en profundidad, de entrada, te recomiendo que no seas muy rígido con los nombres de los puesto (dentro de una mínima lógica, claro) porque además muchas veces deben depender de la tendencia del mercado.
• Departamento o Área: Otro básico, pero que nos ayudará a ver la función a la que pertenece el puesto. En caso de ser un puesto con bicefalía organizativa (que reporte jerárquicamente a 2 puestos de trabajo) deberías incluir ambos departamentos.
• Organigrama: Debes reservar un espacio para dibujar las relaciones de jerarquía de la posición. Eso implica incluir, cómo mínimo, a qué puesto reporta y qué puestos le reportan (ni las personas ni el número de personas, que en este punto no es tan relevante). Siempre que puedas incluir la información también ayuda incluir a los peers.

#2. Entendiendo la posición

Una vez has contextualizado el puesto de trabajo en la organización puedes empezar a ir más en detalle.

Estos apartados de la descripción del puesto de trabajo son los centrales y comportan una metodología de redacción que te ayudará a conseguir el objetivo de que sea entendible.

Los elementos que debes desarrollar son:

• Roles y Responsabilidades

Los roles y responsabilidades son la identificación de la principales áreas de responsabilidad del puestos de trabajo. Aquí debemos evitar los listados exhaustivos de tareas y actividades y, por supuesto, tampoco son los detalles de todas las actividades que los ocupantes deben realizar en el día a día.

Para facilitar la definición de los roles y responsabilidades te recomiendo que empieces el análisis desde el listado más exhaustivo para, después, ir agrupando la información en elementos similares o conectados.

Algunas veces podremos conectar un rol a un proceso, lo cuál nos facilitará su comprensión dentro del puesto y en relación con otros puestos.

La estructura de los roles y responsabilidades debe contener los siguientes conceptos:

ACCIÓN: Empezaremos la misión determinando qué hace el puesto de trabajo de trabajo, siempre a través de un verbo de acción.

OBJETO: Continuaremos con la clarificación de sobre qué hace la acción, es decir dónde actúa o afecta el puesto de trabajo.

RESULTADO: Finalizaremos con el resultado, que responde al para qué lo hace o cuál es el producto obtenido.

Veamos 3 ejemplos:

• Misión

Esta es la definición más meta del puesto de trabajo. Debe ayudar a entender el puesto de trabajo desde su razón de ser. Aquí deberíamos ser capaces de ver explícito para qué existe el puesto en la empresa.

Al final no deja de ser una agrupación, una síntesis, de responsabilidades del puesto de trabajo.

Para ayudarte a construir la misión hay una estructura de 4 partes que amplía las 3 de los roles de responsabilidad.

Para ello debes añadir el elemento «Guía» dentro de la estructura de la siguiente manera:

La guía del puesto de trabajo es el conjunto de orientaciones y normativas que debe seguir la posición en el momento de efectuar sus acciones.

Responde a la pregunta: con qué lo hace y/o cuál es el marco de referencia del puesto de trabajo.

Veamos un ejemplo:

Existen casos que, por la naturaleza del puesto de trabajo, podamos tener 2 misiones diferenciadas. Un ejemplo de esto sería un puesto que incluye en su responsabilidad áreas muy diferentes como compras y recursos humanos.

• Errores frecuentes en la redacción de los roles y la misión:

1. Uso de verbos vagos e imprecisos: el uso de verbos como «apoyar» o «gestionar» no ayudan a entender la responsabilidad real al ser imprecisos.
2. Redacción ambigua, invertida y/o confusa: siempre que leas un rol o misión y de entrada no te quede claro quiere decir que tiene un recorrido de mejora en su claridad.
3. Uso de adjetivos calificativos y adverbios: claro ejemplo de incluir como resultado «lograr muy bien el presupuesto» o «atender correctamente a la gente que pide asesoría», que básicamente no nos dice nada.
4. Funciones y Propósito General del Puesto Incompletos: Ejemplo de ello sería «hacer reportes para la Dirección».
5. Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión del Puesto: en la mayor parte de las ocasiones podremos realizar la definición con 1 o 2 verbos, el uso de más de 2 no te ayudarán a ser conciso con el resultado.
6. Redacción del resultado final de forma ambigua e imprecisa: todos los puestos de una empresa tiene por objetivo final “lograr los objetivos de la compañía”, pero en cada descripción de puesto de trabajo deberías ser capaz de lograr identificar su propio objetivo.

#3. Requisitos Mínimos de una Descripción de Puestos de Trabajo

Una vez tengas la misión y los roles y responsabilidades definidos te será mucho más fácil definir los requisitos mínimos del puesto de trabajo.

Importante entender que los requisitos a definir deben ser los mínimos, es decir qué consideras que debería saber una persona para poder dar respuesta a las responsabilidades, y que no pretendemos realizar la definición de requisitos exhaustiva que deberíamos hace para selección de personal. (De esto hablamos en nuestro episodio 5 de RRHH para todos).

Podemos diferenciar 2 apartados:

Competencias Técnicas: Aquí incluyes fundamentalmente aquellos requisitos relacionados con formación (titulación, novel, formación adicional…), idiomas (requeridos y recomendables) y la experiencia anterior (total y concreta en alguna función o compañía…).

Habilidades: Son aquellas características comportamentales que son necesarias para garantizar un nivel alto de desempeño en los roles y responsabilidades. Algunos ejemplos serían: comunicación, trabajo en equipo, influencia, orientación a cliente…

#4. Elementos adicionales en las Descripciones de Puestos de Trabajo

Adicionalmente a los elementos comentados hasta ahora hay otros que puede que tenga sentido incluir en una descripción de puesto de trabajo en función de la empresa o del sector de actividad.

Aquí te incluyo 2 que considero debes evaluar específicamente si crees que tiene sentido incluir en tu caso:

• Magnitudes: Las magnitudes son las dimensiones del puesto de trabajo sobre las que el puesto tiene una influencia directa. Dan información sobre la relevancia del puesto en la organización y no todos los puesto tienen porque tener esta información. Ejemplos de magnitudes son: personas a cargo, presupuesto gestionado, número de proveedores…
• Indicadores clave de desempeño: Los indicadores clavo o KPI’s ( en sus siglas en inglés) ayudan aa evaluar la calidad en la ejecución. Son herramientas que te ayudarán a definir y explicitar objetivos y siempre deben ser cuantitativos y poder ser medibles. Los KPI’s que incluyas en la descripción del puesto de trabajo no son, necesariamente, los KPI’s que establezcas como objetivos, ya que estos dependen de una decisión táctica en relación al ejercicio.

## Conclusiones

Siempre te recomendaré que la descripción del puesto de trabajo sea lo más sintética posible y que pueda cumplir con los objetivos de claridad y reflexión que comentaba en el post «Qué es y para qué sirve una descripción de puesto de trabajo«

Los contenidos de la descripción deben ayudar a cumplir con esos objetivos y el foco siempre debe ser el que te ayude a tomar decisiones prácticas.

Si se acaba convirtiendo en un proceso burocrático tenderá a desaparecer.

Sobretodo verás su utilidad vinculado a otros proceso de gestión de personas como la política salarial, las valoraciones de puestos de trabajo o la gestión del desempeño.

¡Espero que este post te ayude!

Y si te quedan dudas o preguntas o quieres profundizar más en algo, ¡dímelo en los comentarios!

¡Nos leemos!

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