Desde hace bastante tiempo ronda por Internet un meme que dice así: “Reuniones que podrían ser un mail».
¿Te identificas con Michael Scott? 👆
Sales de una reunión y, mientras vuelves a tu sitio, te preguntas si ha servido de algo. Habéis hablado, sí. Ha habido ideas, incluso alguna propuesta interesante.
Pero no queda claro qué se ha decidido, nadie ha apuntado tareas, alguien se ha quedado dormido y, lo más probable es que, en unos días, todo quede igual que antes.
Y es que muchas veces no hace falta que una reunión sea un desastre para ser una pérdida de tiempo. Basta con que no tenga un cierre claro, que no genere compromiso o que no se sepa qué hacer después de la reunión.
Es una situación que se repite una y otra vez y lo peor, es que ya se da por hecho que las reuniones “son así” y que no se puede hacer nada más. Pero no, my friend.
Sí se puede.
Y no hace falta reinventar nada. Solo seguir cinco pasos muy sencillos para que al acabar cada reunión todos los presentes sepan: Quién hace qué, para cuándo, y por qué eso importa.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Cuándo una reunión debería ser un mail?
- ¿Cuándo sí merece la pena hacer una reunión?
- Los 5 pasos para transformar tus reuniones en resultados
#1. ¿Cuándo una reunión debería ser un mail?
El meme, aunque gracioso, en realidad es un síntoma de algo más preocupante: la improductividad.
Según un estudio de Atlassian, el empleado promedio asiste a 62 reuniones al mes, y se estima que la mitad de ese tiempo no es productivo y, además, el tiempo perdido cuesta a las empresas alrededor de 37 mil millones de euros al año. Casi nada.
La cuestión es que no todo necesita una sala, una convocatoria y 45 minutos de nuestro tiempo.
De hecho, hay situaciones en las que una reunión no solo es innecesaria, es que también es contraproducente.
¿Cuáles?
- Si solo necesitas comunicar un dato muy concreto (como un cambio de fecha o una nueva instrucción).
- Si no vas a abrir un debate ni necesitas respuestas inmediatas.
- Si no hace falta que todo el equipo esté presente, porque solo afecta a unos pocos.
- Si puedes dejar constancia escrita para futuras consultas (cosa que el email sí permite, y una reunión sin acta… no).
En resumen: Si la interacción en tiempo real no aporta valor, no conviertas una comunicación sencilla en una reunión.
#2. ¿Cuándo sí merece la pena hacer una reunión?
Después de tanto hablar de correos… puede parecer que estamos en contra de las reuniones. Pero no.
Una buena reunión sigue siendo una de las herramientas más potentes para avanzar, coordinar y tomar decisiones importantes en equipo. Es solo que no hay que usarlas por defecto.
Estos son los principales momentos en los que una reunión sí está justificada:
- Cuando hace falta tomar decisiones complejas y necesitas distintos puntos de vista para llegar a la mejor opción.
- Cuando hay que resolver un problema urgente que requiere colaboración y consenso inmediato.
- Cuando quieres generar ideas nuevas, ya sea en una lluvia de ideas, una sesión estratégica o una reunión de innovación.
- Cuando necesitas alinear al equipo sobre una prioridad, un cambio organizativo o una nueva dirección.
- Cuando se incorporan nuevas personas y conviene facilitar su integración de forma presencial y humana.
En todos estos casos, una reunión bien planteada ayuda a acelerar procesos y reforzar vínculos.
Pero, para que eso ocurra, hace falta algo más que una convocatoria en el calendario.
Y justo eso es lo que te contamos a continuación: los 5 pasos simples, pero brumalmente eficaces, para que tus reuniones laborales dejen de ser una pérdida de tiempo y potencien la productividad.
#3. Los 5 pasos para transformar tus reuniones en resultados
Las reuniones, cuando se preparan bien, son el motor de muchas decisiones importantes. Pero claro, para eso, hace falta método.
Aquí te compartimos los cinco pasos que debes cumplir para que al salir del encuentro sientas que has avanzado:
1. Define el propósito y prepara bien a los participantes
Antes de convocar, hazte una pregunta: “¿Qué quiero conseguir en esta reunión?”
Cuanto más específica sea la intención, más fácil será mantener la conversación enfocada y evitar derivas que acaban en nada.
Luego, selecciona bien a las personas que deben estar presentes. Invitar a todo el equipo “por si acaso” no suele funcionar y alarga el tiempo sin necesidad.
“¿Y entonces quién debe venir?”
Bueno, para saber quién tiene que estar en la sesión, piensa en quién tiene la información clave, quién debe implicarse en la decisión, quién puede desbloquear lo que esté en juego o quién va a tener que hacerse cargo de lo que se decida.
En el blog ya te hablamos de la matriz RACI, y a la hora de planificar una reunión te puede ayudar muchísimo para saber a quién tienes que convocar y a quien no.
Por otro lado, asegúrate de que todas las personas llegan preparadas. Basta con que unos días antes envíes los documentos relevantes o, al menos, un breve resumen del contexto y el punto (o los puntos) que se van a tratar para no perder el hilo.
2. Mantén el foco y haz que todos entiendan el objetivo
En una reunión productiva no se habla mucho: se habla bien.
Y por hablar bien nos referimos a poner sobre la mesa los temas relevantes desde el principio, encuadrar bien el problema y evitar que la conversación se disperse por ramas que no llevan a ninguna parte.
Claro que puedes permitir desvíos si aportan valor, pero siempre vuelve al objetivo principal.
“Eso está bien. Pero algunos de mis colaboradores hablan mucho, y me da cosilla cortar…”
Sí, a veces pasa. Pero liderar también es cuidar del tiempo de todos, y eso incluye saber redirigir con respeto. Una frase muy útil que puedes utilizar y que te sacará de más de un apuro es:
“Esto es interesante, pero lo apuntamos para otra ocasión. Ahora vamos a centrarnos en…”
Fomenta la participación, aclara dudas y ayuda a que todos tengan claro qué se está decidiendo.
3. Aterriza las conclusiones
No te vayas sin cerrar. Esto es extremadamente importantísimo y, sin embargo es dónde más fallan la mayoría de reuniones.
Acabas de estar 45 minutos debatiendo ideas, contrastando puntos de vista, tomando (o creyendo tomar) decisiones… ¿y luego nadie resume? ¿Nadie confirma? ¿Nadie se asegura de que todos han entendido lo mismo? Mala idea.
Una reunión sin conclusiones explícitas es como salir del cine justo antes del final. Intuyes por dónde van los tiros, pero te quedas sin la parte que realmente importa: el desenlace.
Siempre que tenga relación con el tema principal, deberías evitar los “lo hablamos luego” o los “queda más o menos claro”.
De hecho, lo mejor es que antes de terminar pares y formules lo que se ha decidido.
Para ello, otra frase recurso que puedes utilizar para este caso es:
“Entonces, lo que hemos acordado es esto: X, Y y Z. ¿Lo compartís? ¿Lo tenemos todo claro?”.
Y asegúrate de que todas las personas lo tienen claro.
4. Define los siguientes pasos con responsables y plazos
La diferencia entre una decisión y una intención está en lo que pasa después.
Existe el debate sobre qué es mejor: ¿una idea super genial, pero idea al fin y al cabo? ¿O una idea no tan buena pero que se aplica y se hace realidad?
Nosotros lo tenemos claro. Así que cada conclusión debe ir seguida de una acción: ¿Quién hace qué y para cuándo?
Cuanto más específica la acción, mucho mejor. No digas “lo vemos esta semana”, di “el miércoles me lo pasas y el viernes lo revisamos juntos”.
❗¡Ojo! No des por hecho que alguien asumirá una tarea: confírmalo con nombre y fecha. Este paso es el que transforma la reunión en acción.
5. Documenta el resumen y asegúrate del seguimiento
El último paso es tan importante como el primero.
Elabora un breve resumen con:
- Las decisiones tomadas
- Las acciones asignadas
- Las fechas acordadas
Y compártelo por email o en la herramienta que uséis. Así te aseguras de que nadie olvida lo que se dijo, y reduces el riesgo de los archiconocidos “malos entendidos”.
Además, como ventaja extra, ese documento sirve como referencia para futuras reuniones. ¡Et voilà! El seguimiento deja de ser una carga para convertirse en rutina.
##Conclusión
No necesitas más reuniones: necesitas mejores reuniones.
Si aplicas estos cinco pasos conseguirás que cada encuentro tenga un propósito, que se tomen buenas decisiones y que esas decisiones se conviertan en acciones con seguimiento de verdad.
De los cinco pasos, ¿cuál crees que es el más difícil de llevar a la práctica en tu equipo? ¿Preparar mejor? ¿Cerrar bien? ¿Hacer seguimiento?
¡Te leemos en los comentarios!
