Hoy comparto contigo un post con un contenido mucho más individual que en los anteriores, y que puede ayudarte tanto a tu día a día como en el de tu equipo.
¿Te has sentido alguna vez sobresaturado o alguien de tu equipo ha compartido contigo que se siente sobrepasado o agobiado por el volumen de trabajo? En este post reflexiono sobre la causas y como identificar diferentes alternativas útiles. Aprovecho para explicarte dos herramientas muy prácticas que podrás usar inmediatamente.
Lo que te encontrarás en este artículo:
#1. ¿Realmente estás saturado de trabajo?
A todos nos ha pasado que de repente llega un día en la semana en la que nos cae encima mucho trabajo y que parece que todo es para ayer. Ese momento en el que nos gustaría que el día tuviese 36 horas, o que de repente sentimos que no vamos a ser capaces de dar salida a todas las actividades que tenemos.
Si esto te pasa a ti, o a alguien de tu equipo, debes hacerte una pregunta antes de tomar ninguna decisión: ¿estás realmente sobresaturado de trabajo?
Nuestro cerebro es un órgano que posee múltiples cualidades, entre ellas hay una que a mí me gusta especialmente: es un órgano holgazán.
Probablemente esta característica es una de las más útiles para la supervivencia de la especie porque lo convierte en un órgano que ahorra energía. El cerebro tiende a analizar el entorno en relación a lo ya conocido. Tiende a recordar o tomar atención sobre las cosas relacionadas con sus intereses (y a olvidar o discriminar lo demás) o a modificar (en mayor o menor medida) la realidad para adecuarla a su paradigma de comprensión.
Cuando llegas un día a tu oficina y te entran 25 email (15 urgentes), te entran dos llamadas importantes y un compañero te pide algo para ayer, tu cerebro, inteligentemente, te envía señales de alarma, esta funcionando por encima de sus posibilidades y necesita un respiro. Te satura para que pares.
Si esto es lo que te pasa tengo buenas noticias, aplicando algún método sencillo puedes recuperar de nuevo el control en 1, 2 o 3 días máximo, y tener la sensación de que nada ha pasado.
Si esto se da de manera sostenida en el tiempo, y los métodos que te voy a proponer no te sirven, estás en una situación muy diferente y deberías tomar otras medidas que tendrán que ver con regular las cargas de trabajo, ya sea disminuyéndolas, repartiéndolas o incorporando recursos adicionales. En cualquier caso no dejes que pase mucho tiempo antes que decidir qué hacer. Cuanto más tiempo pases en esta situación más probabilidades de cometer errores y de colapsarte.
#2. La Técnica Pomodoro.
A finales de 1980 Francesco Cirillo desarrollo una técnica de productividad que llamó «la técnica del pomodoro».
Uno de los males endémicos de este siglo, sobretodo hoy en el trabajo, es la cantidad de distracciones e interrupciones que perjudican a nuestra concentración. Seguramente las horas más tranquilas del día las encontrarás a las 8.30 – 9.00 o por la tarde a partir de las 17.30 -18.00. Durante la jornada estás a merced de todo tipo de interrupciones: email, teléfono, Whatsapp, Facebook, Linkedin, reuniones no planificadas… de hecho si no haces nada al respecto puedes pasarte toda la jornada saltando de una cosa a la otra sin realmente centrar tus esfuerzos o completar ninguna tarea.
La técnica pomodoro va de ganar en concentración y foco.
Lo primero que tienes que hacer es descontar todas las alarmas y alertas de todos tipo. Lo segundo es hacer la lista de tareas que tienes que completar. La técnica estándar (que luego puedes adaptar) se basa es dividir la jornada en periodos de 25 minutos (a las que Cirillo las llama pomodoro por el uso de un temporizador de cocina en forma de tomate) con 5 minutos de descanso entre periodos y de un periodo de descanso más largo (de 20 minutos) al completar 4 pomodoros.
Evita la multitarea. Mola hacer muchas cosas al mismo tiempo pero es muy improductivo. Los días que pasan volando y que tienes la sensación de que no has hecho nada suelen ser de ese tipo. Para avanzar es clave finalizar tareas y sin tiempo focalizado en ello supone un reto imposible.
Una de las aplicaciones operativas de la técnica del pomodoro es la de tener un temporizador, ya sea el de cocina en el que se inspiró Cirillo o uno digital (hay varias apps que te pueden ayudar en esto tanto para IOS como para Android). Aunque parezca absurdo el hecho de tener que programar la tarea (darle al inicio de la secuencia y escuchar la alarma) facilita mucho que destines ese tiempo al objetivo que te has marcado.
Como te decía al principio esta técnica puede ser adaptada. Cuando tienes práctica en su uso puedes modificar los tiempos de los pomodoros para que se ajusten al tiempo que estimas necesario para cada actividad.
#3. La Caja Eisenhower.
Efectivamente el nombre de ésta técnica viene de Dwight Eisenhower, presidente número 34 de USA. Eisenhower, a parte de destacar por sus méritos como general, destacaba por su alta capacidad de productividad.
La caja Eisenhower es una técnica que se basa en la clasificación de las tareas en función de los siguientes parámetros:
- Urgente – No Urgente
- Importante – No Importante
Puedes clasificar como urgente todas aquellas que cuando te llegan necesitas responder con inmediatez, y aquellas tareas importante como las que te ayudan a conseguir de manera directa tus objetivos prioritarios a corto, medio o largo plazo.
Una de las fortalezas de esta técnica es la sencillez, clasificar la tareas entre urgentes o importantes no debería ser complejo y el cruce de ambas variables en la caja o matriz nos devolverá una sugerencia sobre lo que hacer con la tarea.
En esa matriz, por lo tanto, tendrás 4 categorías diferenciadas con acciones propuesta para que te enfoques de la mejor
- Urgente – Importante: Aquí tienes lo que debería ser el centro de tu actividad. Tu verbo de acción es HACER.
- No Urgente – Importante: Aquí deberías encontrar actividades que necesitas realizar para poder completar otras o hacerlas con constancia te reporta un valor con el tiempo. Son actividades que podrías retrasar en caso de necesidad, de todas formas. Tu verbo de acción es PLANIFICAR.
- Urgente – No Importante: Seguramente en tu lista de tareas aquí estarán las más operativas o las que aportan un valor menor al resultado pero que son absolutamente necesarias realizar. Si tienes a alguien en quien delegar tu verbo de acción es DELEGAR.
- No Urgente – No Importante: Aquí están los ladrones de tiempo, actividades que a veces haces, que no son necesarias y que muchas veces sirven sólo como excusa para no hacer otras. Sin duda lo que tienes que hacer con estas actividades es ELIMINAR.
##. Conclusiones.
Como habrás podido comprobar, estos 2 métodos que te propongo hoy para mejorar la productividad son complementarios.
La Caja de Eisenhower te va a ayudar a priorizar tus tareas, mientras que La Técnica Pomodoro te ayudará a ganar foco y concentración.
Si quieres profundizar en la técnica pomodoro te recomiendo la consulta de la web oficial The Pomodoro Technique (official web).
Sobre la caja de Eisenhower encontrarás una web que te ofrece tanto materiales físicos como una APP como apoyo al uso del método, aunque también encontrarás más APPs gratuitas en App Store de Apple y en Play Store de Android.
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