ATS o Sistemas de Seguimiento de Candidatos: qué son y qué ventajas tienen

En pleno proceso de digitalización, los sistemas de seguimiento de candidatos, ATS en sus siglas en inglés, son uno de los mejores aliados que un profesional del reclutamiento podría tener a su alcance: gracias a esta tecnología los departamentos de recursos humanos pueden ser más eficientes y gestionar más información en menos tiempo.  

Y ya sabemos que todo lo que sea mejorar la eficiencia y la optimización de procesos es más que bienvenido en cualquier empresa, da igual su tamaño. Además, la automatización de ciertas tareas permite centrarse en otras más importantes que sirvan para mejorar la experiencia del candidato durante todas las fases que dura el reclutamiento, lo que significa una gran oportunidad para diferenciarse de la competencia.  

Los ATS se vuelven especialmente útiles cuando el volumen de candidaturas es muy alto ya que, de forma automática, usando la inteligencia artificial, seleccionan aquellos currículums que mejor se adapten al puesto en cuestión.  

El resultado: una criba rápida en la que solo llegan al final los mejores candidatos para el puesto.  

Pero los ATS van más allá. ¿Quieres saber qué otras ventajas aportan los sistemas de seguimiento de candidatos? Entonces no te pierdas este artículo. 

¡Empezamos! 

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Lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos?
• ¿Cómo trabaja un ATS?
• Porqué debes contar con un sistema de seguimiento de candidatos en tu organización.
• ¿Es oro todo lo que reluce?
• Conclusiones.

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#1. ¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos? 

ATS son las siglas de Applicant Tracking System, Sistema de Seguimiento de Candidatos o Solicitantes en español, herramientas de software informático especializadas en la criba curricular. 

Estas aplicaciones abarcan todo el proceso de reclutamiento desde el primer momento en el que se reciben los currículums, hasta la contratación final del candidato seleccionado. 

Los criterios que se utilizan para filtrar la información son muy variados, y dependen en gran medida de las necesidades de cada empresa y puesto. Pero en general, podemos hacernos a la idea de que usan un sistema muy similar al de los algoritmos de los grandes buscadores de Internet.  

Así pues, un recruiter puede usar un ATS y filtrar la información de todos los candidatos en función de palabras clave, aptitudes, estudios, experiencia, etc…  

Lo que se consigue con esto es que la persona que tiene que seleccionar al candidato ideal pase de tener que revisar decenas o cientos de currículos, a unos pocos, permitiendo un proceso más ágil y eficiente.  

Pero no solo de filtrados va la cosa. En realidad, la función principal de un ATS es ser la base central para la estrategia de contratación de una organización. Un sitio donde se guarda y clasifica toda la información relevante.  

El grimorio del recruiter. 

#2. ¿Cómo trabaja un ATS? 

Cuando un candidato envía su currículo para un puesto, el sistema de seguimiento de candidatos almacena la información que contiene dicho CV. 

Esta información se clasifica en función de diferentes criterios como pueden ser hard skills, soft skills, experiencias profesionales previas o el tipo de educación. Las posibilidades son casi infinitas y dependen de con qué información prefiera trabajar la organización.  

Cuando un profesional de los RRHH quiera revisar las candidaturas recibidas, podrá filtrarlas según los criterios preestablecidos para el puesto y preseleccionar a aquellas personas que considere adecuadas. 

Además, los ATS cuentan con otras funciones que mejoran la experiencia no solo del reclutador, sino también de los candidatos. 

Con los sistemas de seguimiento de solicitantes se pueden enviar mensajes automáticos de recibimiento de solicitudes, de progreso en las fases o de rechazo en caso de no ser seleccionado.  

Es decir, los postulantes pueden saber en todo momento el estado de su candidatura, facilitando la comunicación y evitando la larga y, a veces angustiosa, espera de una respuesta. 

Por otro lado, los ATS también ayudan con la organización de la agenda: se puede mantener informado a los candidatos sobre la fecha y lugar de las entrevistas o realizar pruebas on-line que no requieran de un desplazamiento físico. 

En cuanto a los recién incorporados, con los ATS es posible compartir información sobre las nóminas y otros recursos de interés.  

¿Y qué pasa si quiero hacer una búsqueda proactiva? 

No pasa nada. Como ya hemos comentado, los sistemas de seguimiento de candidatos son una fuente de información y de gestión, como una biblioteca de candidatos.  

El proceso es el mismo: filtrar la información según los requisitos del puesto que queramos ocupar y el ATS se encargará de hacer su magia, analizando incluso los currículos más antiguos. Con un sistema de seguimiento, ¡nadie cae en el olvido!*

*Más o menos, ya lo veremos más adelante. 

#3. Por qué debes contar con un sistema de seguimiento de candidatos en tu organización. 

Contar con un ATS agiliza el proceso de selección de talento, haciéndolo más eficiente y aportando mayor competitividad. Entre sus numerosas ventajas, destacamos: 

Optimización del proceso 

Con un sistema de seguimiento de candidatos se reducen los errores humanos en el proceso de contratación tales como la eliminación de correos electrónicos o la pérdida de archivos y, gracias a los sistemas de filtrado, permite trabajar a un ritmo más elevado, pero con menor carga de trabajo, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzos.  

Servicio multiplataforma 

Algunos sistemas ATS tienen la posibilidad de hacer integraciones con las principales RRSS de empleo como LinkedIn, Indeed o Infojobs. De esta manera, redactando un solo anuncio en la herramienta se puede compartir en múltiples plataformas con un solo clic, incrementando el alcance y el poder de llamada.  

Organización automática y en la nube 

La información vital de cada candidato se recopila y organiza automáticamente y se almacena digitalmente y por etapas (preselección, selección o contratación o cualquier otra segmentación deseada), lo que la hace de fácil disposición en cualquier momento y en cualquier lugar. 

Cualquier persona de la organización con los permisos adecuados puede acceder a esta información y compartirla, eliminando el tiempo que hay que invertir en clasificar, archivar y cotejar la misma información constantemente, lo que puede resultar en un trabajo tedioso y muy poco productivo. 

Mejora la comunicación con los candidatos 

Los ATS ayudan a mantener conectados a los reclutadores con los candidatos potenciales. 

Desde la posibilidad de realizar video-entrevistas o pruebas de selección on-line, hasta e-mails de respuesta automática avisando del avance de la candidatura. 

Mantener la comunicación con los candidatos es fundamental para mejorar su experiencia y mejorar nuestra imagen de marca. 

Estrategias más eficientes 

El uso de ATS permite rastrear cómo y dónde los candidatos encuentran los anuncios. Esta información ayuda a los recruiters a identificar los medios más eficientes y así poder desarrollar estrategias de difusión de empleo con tasas de éxito más altas. 

Protección de datos asegurada 

Con el uso de estas herramientas las organizaciones no tienen que preocuparse por la protección de datos de los candidatos, ya que los ATS integran los permisos necesarios para gestionar la información asegurando el correcto cumplimiento de la RGPD. 

#4. ¿Es oro todo lo que reluce? 

Son muchas las ventajas de contar con un ATS: agiliza el proceso de contratación, ayuda a manejar grandes volúmenes de candidaturas, ahorra tiempo y dinero y mejora la comunicación entre reclutador y candidato.  

Pero como todo en esta vida, estos instrumentos también tienen una serie de contras que sería conveniente conocer. 

Los sistemas de seguimiento de solicitantes están programados para buscar palabras claves específicas, por lo que un currículo que no esté redactado SEO-friendly, no pasará el cribado y las organizaciones podrían perder la oportunidad de conocer a grandes candidatos.  

Por otro lado, este sistema no tiene en cuenta a aquellas personas que quieran cambiar el rumbo de su vida laboral, y sus perfiles podrían quedar ocultos y nunca aparecer en los resultados de búsqueda.  

No olvidemos que detrás de los currículos se hayan personas, y los ATS, aunque muy útiles y necesarios, podrían considerarse como una mera herramienta de deshumanización del proceso de reclutamiento.  

Por eso, los ATS no son la herramienta de selección definitiva, pero si un gran aliado de aquellos profesionales de los RRHH para que puedan realizar su trabajo de la mejor manera posible. 

##Conclusiones 

Los ATS se han convertido en un recurso indispensable en cualquier departamento de Recursos Humanos.  

Gracias a su sistema de filtrado y almacenamiento de datos, la gestión de candidaturas y el proceso de selección se vuelven más eficientes, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo, que se pueden emplear en mejorar otros aspectos que aporten más valor a las organizaciones. 

Y tú, ¿qué opinas? ¡Cuéntamelo en los comentarios!