Ya sea de forma voluntaria o no, llega un momento en el que uno debe abandonar la empresa en la que ha estado trabajando. Es algo natural que forma parte del ciclo de vida de un empleado. Y, mientras que el onboarding – el proceso de bienvenida -, es una estrategia conocida que las organizaciones suelen implementar de forma estratégica, la despedida es un concepto que pasa más bien desapercibido. Estamos hablando del offboarding.
De hecho, Aberdeen Research señala que tan solo el 29% de las empresas tienen un proceso formal de desvinculación para la transición de empleados fuera de la organización.
“Ya pero, este proceso no afecta a la productividad. Tengo cosas más importantes que atender”.
Meeeec! Grave error pensar así. Porque sí, el proceso de offboarding puede afectar, y mucho, al rendimiento de tu organización.
¿Quieres saber por qué es tan importante y cómo un buen proceso de offboarding influye positivamente en tu empresa? Entonces te invitamos a que te acomodes para seguir leyendo.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- Offboarding: ¿Qué es?
- Beneficios: ¿Por qué deberías cuidar tu proceso de offboarding?
- Paso a paso: ¿Cómo se hace un buen offboarding?
- ¿Necesitas ayuda con el proceso de desvinculación de tu plantilla?
#1. Offboarding: ¿Qué es?
El offboarding es el proceso formal que las organizaciones utilizan para gestionar la salida de un empleado, ya sea por baja voluntaria, despido, jubilación u otras razones, y que termina en la rescisión del contrato laboral.
Su objetivo es simple: facilitar una transición suave de las tareas y responsabilidades de la persona que sale para hacerla lo más gratificante posible, consiguiendo así que se quede con una buena sensación, sabiendo que su paso por la empresa ha merecido la pena.
Además, a la empresa también debe interesarle hacer este proceso para recuperar cualquier propiedad – como portátiles, teléfono, claves de acceso, etc.- así como para gestionar adecuadamente todos los aspectos legales y administrativos asociados con la finalización del empleo.
Tampoco podemos obviar la importancia que tiene humanizar la desvinculación para mantener un clima laboral positivo y reforzar la imagen de la empresa como una que se preocupa por el bienestar de los suyos.
A fin de cuentas, son las personas quienes marcan la diferencia.
En este sentido, el mismo informe que hemos mencionado al principio señala que las organizaciones con un plan de offboarding bien estructurado fidelizan al 71% de sus empleados, frente al 51% de las que no.
Y no solo eso, una estrategia de desvinculación bien definida también provoca que los empleados que se quedan estén un 11% más comprometidos.
#2. Beneficios: ¿Por qué deberías cuidar tu proceso de offboarding?
Justo arriba ya te hemos indicado unos cuantos motivos de peso por los que no deberías ignorar el offboarding. Pero hay muchos más, y te los mostramos a continuación:
Garantiza la eficacia del proceso: Tener un proceso de despedida bien estructurado asegura que todo se haga de manera ordenada, sin saltarse ningún paso clave que, de hacerlo, podría perjudicar a la organización.
Previene irregularidades: Directamente relacionado con el punto anterior, asegurar que se firmen todos los documentos necesarios durante el offboarding reduce el riesgo de confusiones que, a la larga, podrían acabar en litigios desagradables tanto para el empleado que se ha ido, como para la organización.
Ahorra tiempo: El offboarding, cuando está sistematizado, proporciona un proceso claro, con sus puntos claves y su cheklist, que ayuda a minimizar errores y agilizar el cumplimiento de las tareas administrativas relacionadas con la salida de empleados.
Refuerza una imagen de marca positiva: Las palabras se muestran con hechos, y el cómo una empresa desvincula a sus colaboradores dice mucho de su filosofía y su cultura, tanto de puertas para dentro como para afuera. Un buen proceso de offboarding es un reflejo de que el equipo de RRHH se preocupa de los suyos hasta el final.
Le toma el pulso a la organización: Un buen proceso de desvinculación debe incluir una entrevista de salida. Esta servirá para recoger feedback 100% sincero que ayudará a revelar áreas de mejora en los procesos internos de la empresa, ayudando a identificar problemas que podrían afectar a los empleados actuales y futuros.
No se queman puentes: Bien manejado, deja la puerta abierta para futuras colaboraciones. Un ex-empleado que se va con una buena impresión es probable que recomiende la empresa a familiares y amigos, ¡o incluso regresar a en el futuro! (¡Hola Doc!).
Facilita la continuidad del negocio: Asegurarse de que el conocimiento y las responsabilidades del empleado que se va se transfieran adecuadamente a otros miembros del equipo minimiza interrupciones y facilita que el negocio continúe funcionando sin problemas.
Como ves, merece muchísimo la pena invertir tiempo en planificar el offboarding, ¿no crees?
Pero, ¿cómo llevarlo a cabo? ¡Te lo explicamos a continuación!
#3. Paso a paso: ¿Cómo se hace un buen offboarding?
Ahora que ya sabes lo importante que es tener un offboarding bien planificado, lo siguiente es saber cómo aplicarlo paso a paso para asegurarnos que la transición de los empleados que dejan la empresa se gestione de manera eficaz y empática.
¡Veamos cómo!
1. Planificación previa
El proceso de offboarding empieza coordinando con antelación todos los detalles relacionados con la salida del empleado. Desde establecer fechas clave hasta determinar quién se encargará de cada tarea, una buena planificación ayuda a evitar sorpresas de último momento.
Además, es muy recomendable preparar una checklist que incluya todas las acciones necesarias, como la recopilación de equipo, la terminación de accesos y la programación de entrevistas de salida.
2. Gestión de los documentos
En este paso garantizaremos que se completen y archiven todos los formularios necesarios, desde acuerdos de confidencialidad hasta documentos de beneficios y finiquitos.
De esta forma, protegeremos tanto a la empresa como al empleado de posibles problemas legales en el futuro.
3. Comunicación transparente
Desde el momento en que se conoce la salida del empleado, es recomendable mantener una comunicación clara y abierta con todas las partes involucradas.
¿Cómo?
Informando al equipo sobre la transición, explicando los motivos de la salida si es apropiado y estableciendo expectativas claras sobre el proceso para reducir rumores y malentendidos. Además, la transparencia refuerza la confianza y el respeto entre la persona saliente y la organización.
Del mismo modo, si el empleado tenía contacto directo con los clientes, también será necesario actualizarles la situación, así como aprovechar para presentarles a la persona que será su nuevo interlocutor.
4. Entrevista de salida
Este paso es EL paso. El punto crítico. Especialmente si la persona que sale de la empresa lo hace por voluntad propia, al equipo de RRHH le interesará saber por qué. De lo contrario, las bajas podrían convertirse en tendencia.
Por eso, la entrevista de salida es una oportunidad excepcional para obtener feedback constructivo sobre la experiencia de empleado e identificar puntos fuertes y áreas de mejora.
Si te preguntas qué tipo de cuestiones deberías abordar, aquí tienes unos cuantos ejemplos de preguntas típicas en una entrevista de salida.
Preguntas para una entrevista de salida
- ¿Cuáles son las razones principales por las que has decidido dejar [nombre de la empresa]?
- ¿Cómo describirías tu experiencia general trabajando aquí?
- ¿Qué aspectos de tu trabajo y del entorno laboral disfrutaste más?
- ¿Qué áreas crees que necesitan mejoras dentro de [nombre de la empresa]?
- ¿Te sentiste apoyado por tus supervisores y colegas? ¿De qué manera?
- ¿Consideras que tus habilidades y talentos fueron bien utilizados?
- ¿Qué cambios sugerirías para mejorar el lugar de trabajo y la satisfacción de los empleados?
- ¿Recibiste suficiente feedback y reconocimiento por tu trabajo?
- ¿Cómo describirías la comunicación dentro de tu equipo y con los managers?
- ¿Volverías a trabajar aquí en el futuro? ¿Por qué o por qué no?
- ¿Recomendarías esta empresa a amigos o familiares?
- ¿Hay algo que te gustaría compartir sobre tu experiencia aquí que no hayamos hablado?
5. Reasignación de responsabilidades
Este es otro paso fundamental para que no haya interrupciones en el flujo de trabajo.
Si no se ha contratado a un nuevo profesional que supla la baja, es importantísimo comunicar claramente al resto del equipo quién asumirá cada responsabilidad y proporcionar el apoyo necesario para facilitar la transición.
Debemos tener en cuenta que las personas que se mantienen en plantilla ya tienen sus propias responsabilidades, por lo que sería conveniente no sobrecargarlos de trabajo. Al menos, no a largo plazo.
6. Seguimiento post-salida
¿Crees que una vez fuera de la organización el offboarding ha terminado? No te preocupes, porque lo cierto es que el seguimiento post-desvinculación es una práctica que la mayoría de empresas pasa por alto. ¡Y eso que tiene muchos beneficios!
Y es que mantener el contacto con ex-empleados puede ser muy útil tanto para tener feedbabck adicional, como para mantener una red de contactos extensa.
Un simple correo de agradecimiento por el tiempo dedicado a la empresa demuestra que el equipo de RRHH se preocupa por sus empleados incluso después de que se hayan ido.
#4. ¿Necesitas ayuda con el proceso de desvinculación de tu plantilla?
El outplacement es un extra al proceso de offboarding, y sirve para ayudar a los empleados a encontrar nuevas oportunidades laborales. Así, facilitamos aún más la transición durante el despido.
En Global Human Consultants le hemos dado una vuelta de tuerca con nuestro Coachplacement, un servicio concebido para reforzar y potenciar las fortalezas de dos disciplinas: el coaching y el outplacement.
Nuestro objetivo: dotar a los profesionales en un proceso de desvinculación con las herramientas de autoconocimiento, soporte, apoyo y consejo que les ayuden a establecer su propia estrategia y así facilitar su reingreso en el mercado laboral.
Lo que buscamos es que nuestra actuación contribuya a crear un escenario de encuentro entre las nuevas necesidades de tu empresa y las expectativas de los profesionales que se van.
Si tienes previsto iniciar un proceso de desvinculación y quieres que la experiencia de tus empleados sea lo más satisfactoria posible, ponte en contacto con nuestro equipo y te asesoraremos.
¿Tienes un proceso de offboarding bien definido en tu organización? ¡Te leemos en los comentarios!
