Cómo estructurar un proyecto de descripción de puesto de trabajo

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En nuestro blog ya hemos hablado de las utilidades que tiene una descripción del puesto de trabajo y qué contenidos recomendados. Es una herramienta muy útil utilizada en el contexto adecuado.

A veces, cuando te enfrentes a la planificación y ejecución de un proyecto global de descripciones de puestos de trabajo tendrás la tendencia a pensar en la ejecución directa a través de la entrevista con el ocupante, pero esa no es la única manera de «atacar» un proyecto de descripciones.

Hay diferente formas de recoger información sobre tareas y responsabilidades y su uso dependerá, fundamentalmente, de la situación de la empresa, del volumen de descripciones de puestos de trabajo a realizar y de la información inicial con la que cuentes.

Y ojo con este último punto. Muchas veces olvidamos que las empresas no parten de cero (casi) nunca, y eso quiere decir que posee un histórico, un recorrido y nadie quiere escuchar que los procesos se repiten sin valorar lo que ya se hizo en su momento.

Aquí tienes mi recomendación «básica» de este post: nunca partes del hecho de que lo que tu haces no se hizo nunca antes, pregunta, indaga, e intenta construir a partir de lo que ya se hizo. De esta manera transmitirás respeto por el trabajo realizado y por las personas que trabajan en la empresa así cómo te servirá para involucrar mejor a la organización.

¡Vamos a por ello!

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Lo que te encontrarás en este artículo:

• Las fases de una correcta descripción de puestos de trabajo.
• La documentación previa.
• Las observaciones.
• El cuestionario.
• La entrevista.
• Los focus group.
• Conclusiones

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#1. Las fases de una correcta descripción de puesto de trabajo.

Independientemente del método o métodos que utilices para realizar o actualizar las descripciones de puesto de trabajo de tu organización hay unos pasos que tendrás que aplicar en todos los casos y que no puedes saltarte.

Como ya compartimos en el post «¿Qué debe contener una Descripción de Puesto de Trabajo?» gran parte del esfuerzo que se debe hacer al redactar una DPT es toda la parte de conceptualización y síntesis de tareas a responsabilidades.

Esta no es una acción sencilla. Si para el técnico que lo hace no lo es, imagínate para el manager u ocupante de la posición. En muchos casos se desencadenan discusión sobre los que son detalles relevantes de lo que no lo son.

Conseguir un alto grado de consenso entre los participantes de la descripción debe formar parte de los objetivos generales de cualquier proyectos de DPT’s, pero no a cualquier precio o sin límites.

La persona encargada de finalizar la redacción o sintetizar la información de las DPT’s de la organización es la que tiene una visión global del proyecto y la que puede aplicar mejor criterios equitativos de síntesis y relevancia. Por eso es la personas más indicada para marcar esos límites de consenso.

Pero, ¿cómo podemos conseguir un consenso o reducir los casos de consenso forzado?.

Desde la propia planificación del proyecto podemos hacerlos siguiendo estos pasos:

1.- Recogida de información: elijas el método que elijas aquí de lo que se trata es de que lo ejecutes o de que empujes su ejecución (si requieres de la participación del ocupante o responsable). Más adelante veremos los métodos ?.

2.- 1er Draft: Esto de las descripciones de puestos de trabajo funciona a borradores (drafts). El primero no deja de ser la consecuencia del proceso de recogida de información anterior pero añadiéndole un poco de síntesis. Aquí debes ordenar las ideas que has recogido o te han transmitido organizándolas de tal manera que puedas analizar el nexo entre ellos y entender si son responsabilidades o tareas. Aquí destinarás la mayor parte de tu energía y debería salir, en general, el 90% de la descripción del puesto.

3.- Validación: Importante, siempre debes enviar el 1er draft para que sea validado por parte del que participó de la recogida (ya sea el ocupante o el responsable). Aquí das la oportunidad a tu interlocutor a matizar o añadir algún punto. Es relevante por varias razones, la primera porque muchas veces olvidamos temas relevantes y porque reduce el riesgo de que el interlocutor no asuma como propia la descripción de puesto de trabajo.

4.- Adaptación: Como te comentaba antes, es importante separar la paja del trigo en este punto y saber identificar qué puntos son relevantes y deben ser modificados y cuáles no. En este sentido te recomiendo que seas flexible, siempre que no sea algo innegociable.

#2. La documentación previa.

Uno de los problemas más relevantes a la hora de implementar un proyecto de descripción de puestos de trabajo es el tiempo que se necesita tanto por parte del equipo de proyecto como por parte de ocupantes y responsables.

Es por ello que siempre te recomendaré que aproveches toda la información previa que puedas tener dentro de la organización.

Si ya existen descripciones de puestos de trabajo previas las puedes usar de base para analizarlas y reformularlas (en caso de que sea necesario).

Éste método es recomendable siempre que las descripciones que tengas están bastante actualizadas (si son de hace 3-4 años, por ejemplo) y, sobretodo, si hay muchos responsables de puestos iguales o igualmente tipificados.

Este método se ahorrará tiempo.

#3. Las observaciones.

El método de las observaciones es muy específico y tiene sentido en algunas circunstancias o casos concretos.

En primer lugar sólo podremos, evidentemente, usarlo cuando las tareas puedan ser observables. De cajón, claro, pero hay que decirlo ?.

En segundo lugar es especialmente útil cuando requieras análisis de los tiempos de dedicación.

Y finalmente se hace muy recomendable su uso cuando la persona que ocupa el puesto no tiene la calificación para completar un cuestionario.

Este método es el que más recursos de tiempo requiere, por ser un método de campo, y sólo te recomendaría su uso en caso de necesidad concreta.

#4. El cuestionario.

El cuestionario es el método de menor coste de todos. Se trata de reflejar en un documento aquellos conceptos y preguntas necesarios para completar un primer borrador de la descripción del puesto de trabajo.

El gran inconveniente de este método es que requiere mucho seguimiento y reformulación. Es está vinculado al hecho de que la mayor parte de las veces tendrás que ir detrás de las personas para que los completen y que la base de información se basará en lo que cada persona considerará relevante o importante. Así que prepárate para analizar y reformular.

La calidad del primer borrador dependerá, de manera determinante, del tiempo de dedicación de la persona que lo complete.

También ten en cuenta que, al no estar presente un técnico que guíe la reflexión, podemos encontrarnos con casos en los que sobren o falten responsabilidades.

#5 Las entrevistas.

Las entrevistas son un método que permite recoger mucha información y contratar o aclarar dudas al momento, lo cuál es muy útil para avanzar con velocidad.

Tiende a mejorar el grado de consenso con el interlocutor y hace que las fases de validación sean más cortas.

También lo puedes aprovechar para comunicar o aclarar dudas sobre el proyecto o metodología, facilitando la reducción de resistencias.

Pero por contra requiere una alta inversión de tiempo.

#6 Los focus group.

En general los focus group te van a aportar las mismas ventajas que las entrevistas.

Tienen mucho sentido cuando tienes un amplio colectivo de ocupantes en diferentes áreas de la empresa y, por lo tanto, la representatividad es importante.

Por contra es el método que supone un mayor tiempo de inversión pero del que deberías esperar un mayor grado de consenso.

Aquí tu reto será el de liderar y coordinar la sesión para evitar la dispersión y conseguir la concreción en los puntos asignados.

## Conclusiones.

Como en muchos casos no hay un método perfecto e ideal. De hecho cuando planifiques un proyecto de descripción de puestos de trabajo analiza cada caso para seleccionar el método óptimo para cada uno.

El óptimo es el que te dará mejor información con la menor inversión de recursos.

No olvides que este tipo de proyectos suelen ser muy discutidos por la organización en relación a su utilidad y, en función de cómo lo utilices, puede acabar convirtiéndose en un proceso burocrático e inútil.

¡Espero que este post te ayude!

Y si te quedan dudas o preguntas o quieres profundizar más en algo, ¡dímelo en los comentarios!

¡Nos leemos!

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