La descripción de puestos de trabajo es una de las herramientas más básicas y útiles con las que cuentan los profesionales de Recursos Humanos para organizar personas dentro de una empresa. Se trata de un documento, que forma parte del profesiograma, en el que se describen las funciones y responsabilidades, así como las características generales del perfil, relacionadas con cada puesto de trabajo.
Gracias a las descripciones de los puestos de trabajo, es mucho más fácil entender el rol que juega cada profesional en su posición y como éste contribuye a la misión, visión y objetivos corporativos.
¿Quieres saber cómo redactar una descripción de puesto de trabajo útil y que te sirva durante mucho tiempo? Pues te invito a que te quedes y nos acompañes durante el recorrido de este texto.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué son las descripciones de puesto de trabajo?
- Ventajas de tener las descripciones de los puestos de trabajo bien redactadas
- Características de una descripción de puestos de trabajo
- Cómo redactar una descripción de puestos de trabajo: apartados esenciales
- Errores frecuentes que debes evitar
- Últimas consideraciones
#1. ¿Qué son las descripciones de puesto de trabajo?
Tal y como ya hemos avanzado, una descripción de puesto de trabajo es un documento que te tiene que ayudar a clarificar qué papel juega ese puesto dentro de tu equipo u organización.
Reflejar en un papel por escrito las principales responsabilidades de la posición tiene dos objetivos:
- Permite a los profesionales hacerse una idea sobre qué esperar de ese puesto, cómo se interrelaciona con los demás, y cómo encaja dentro de la estrategia empresarial.
- Permite a la persona que vaya a ocupar ese puesto entender su trabajo y su aportación a la organización.
Dada su importancia, es imprescindible que las descripciones estén bien redactadas. De lo contrario, puede suceder que te encuentres con situaciones tales como:
- Tareas duplicadas.
- Desconocimiento de funciones por parte de un empleado.
- Dificultades en la identificación de candidatos ideales en los procesos de búsqueda y selección.
#2. Ventajas de tener las descripciones de los puestos de trabajo bien redactadas
A primera vista puede no parecerlo, pero contar con descripciones de trabajo bien elaboradas es la base de muchas otras tareas. Si se hace bien, la organización obtendrá grandes beneficios:
- Es una guía para el proceso de búsqueda de talento.
- Permite definir bandas salariales.
- Permite definir planes de crecimiento profesional.
- Ayuda a los empleados a comprender cómo será su día a día dentro de la empresa.
- Agiliza los procesos de adaptación y capacitación de los empleados.
- Identifica áreas de mejora.
- Son un elemento clave para la evaluación del desempeño.
#3. Características de una descripción de puestos de trabajo
Te cuento un secreto: no existe una norma universal para crear la descripción de puesto de trabajo perfecta. La cuestión, y lo más importante, es que te sea útil a ti y a la organización.
Sin embargo, antes de ponernos a describir puestos, debemos tener en cuenta una serie de consideraciones previas.
- Utiliza descripciones concisas. Cuanto más larga es una DPT, menos útil resulta. Es cierto que hacerlo así requiere un esfuerzo de análisis y síntesis adicional, pero también permite más margen de maniobra a la hora de modificar términos y actualizar posiciones.
- Céntrate en áreas y no en tareas. Si enfocas la descripción hacia las áreas de responsabilidad y no en tareas concretas, puedes seguir utilizando la misma descripción de trabajo aún cuando las metodologías de trabajo cambien. En otras palabras, permite crear DPT que no “caducan” con el tiempo. O al menos, no a corto y medio plazo.
- Incluye la relación con otras posiciones. Es importante contextualizar la posición dentro de la organización. ¿De quién depende? ¿Tiene a cargo algún equipo? ¿Qué departamentos le acompañan?
- Competencias y habilidades. Por último, una descripción de puesto de trabajo debe incluir un apartado en el que consten todos los requisitos personales que debe poseer el empleado para que sea capaz de llevar a cabo sus funciones de manera eficaz.
- Haz que sea fácil de entender. Las descripciones de puesto de trabajo deben ser comprensibles. Si vas a utilizar lenguaje técnico, hazlo solo cuando sea realmente necesario. Ten en cuenta que las descripciones las van a leer otras personas que tal vez no conocen tu área de especialización, especialmente si recurres a servicios de RPO.
#4. Cómo redactar una descripción de puestos de trabajo: apartados esenciales
Contexto
Uno de los objetivos de las descripciones de los puestos de trabajo es que debe permitirnos poder ubicar la posición dentro de la organización. Para ello, contamos con tres elementos que deben ir plasmados en la DPT.
– Organigrama. Lo primero es dibujar las relaciones de dependencia de la posición. Esto implica incluir a quién reporta y quiénes le reportan. Con poner el nombre del puesto (CEO, CIFO, ect…) es suficiente, no hace falta escribir a todas las personas. De igual manera, también es interesante incluir a los peers.
Si dibujas un organigrama funcional, en el que queden representados todos los puestos de tu empresa jerárquicamente, ya tendrás gran parte del trabajo realizado.
– Nombre del puesto de trabajo. El título o designación de como llamas al puesto de trabajo. Debe ser corto y conciso, como si de un slogan de marketing se tratara. E, idealmente, debe contribuir a entender la categoría y nivel de la posición.
– Departamento o Área. Esto nos ayudará a ver la función a la que pertenece el puesto (operaciones, marketing, administración, logística, etc…). En caso de ser un puesto con bicefalia organizativa, es decir, dos jefes, deberás incluir ambos departamentos.
Objetivo de la posición
Una vez situamos el puesto dentro de la organización, podemos empezar a describir con más detalle el porqué de este.
Aquí estarán situados los apartados centrales, los cuales describirán la metodología, funciones, tareas y los objetivos del trabajo a desarrollar.
Los elementos que se deben incluir son:
Roles y Responsabilidades
Este apartado debe responder a la pregunta “¿Qué hará el empleado/a?”. Por su puesto, no se trata de crear una lista infinita de tareas y actividades descritas hasta el más mínimo detalle.
Si al crear tu descripción del puesto eso es precisamente lo que ha ocurrido, te recomiendo que analices las tareas. Te darás cuenta de que muchas de ellas podrás agruparlas dentro de una misma categoría, reduciendo considerablemente el tamaño de tu lista.
En cuanto a la descripción en sí, esta será mucho más fácil de entender si sigue la siguiente estructura:
- Acción. Empezamos la descripción de la tarea a través de un verbo de acción.
- Objeto. Especificamos el objeto sobre el que recae el verbo de acción.
- Resultado. Finalizamos con el resultado, que responde al para qué es el verbo de acción.
Veamos tres ejemplos:
Misión
La misión debe ayudar a entender la razón de ser del puesto de trabajo que estamos describiendo. Si el apartado anterior respondía a la pregunta “¿Qué se hará?”, la misión debe responder al “¿Por qué se hará?”.
Para describir la misión dentro de la descripción del puesto de trabajo, podemos añadir un elemento extra en la estructura anterior, llamado “Guía”, situado entre el “Objeto” y el “Resultado”.
Con este elemento, la estructura final quedaría así:
Requisitos mínimos
Una vez definido todo lo anterior, será mucho más sencillo saber qué características específicas debe tener el perfil adecuado para cubrir la posición.
Los requisitos mínimos son eso, mínimos. Es lo que consideramos necesarios para que el trabajo se haga de manera efectiva. En este sentido, para elaborar la descripción del puesto de trabajo, no hace fala añadir todas las condiciones exhaustivas como cuando vamos a iniciar un proceso de búsqueda y selección.
Podemos diferenciar tres apartados:
- Habilidades duras. Aquí se incluirán los aspectos técnicos:
- Formación: reglada y complementaria.
- Idiomas: obligatorios y deseados.
- Experiencia: total o específica en alguna función.
- Habilidades técnicas: lenguajes de programación, capacidad de redacción, diseño de interiores, etc…
- Habilidades blandas. Se trata de las softskills, todas aquellas habilidades psicosociales que permiten a los empleados interactuar con su entorno y desarrollar sus funciones. Por ejemplo: comunicación, trabajo en equipo, liderazgo, orientación al cliente, pensamiento crítico, creatividad, etc…
- Elementos adicionales. Cualquier cosa que quede fuera de las dos anteriores y que tenga sentido incluir para entender el puesto de trabajo. Por ejemplo, señalar el número de personas a cargo, presupuestos que deba gestionar, etc…
#5. Errores frecuentes que debes evitar
Para que una descripción de puesto de trabajo sea realmente útil y aplicable, deberás evitar los siguientes errores:
- Uso de verbos imprecisos. Evita verbos como “apoyar” o “gestionar”. Son demasiado generales y no ayudan a entender el nivel de responsabilidad real.
- Redacción ambigua. Asegúrate de que cualquier persona, incluso alguien que no sepa de qué va el puesto, pueda entender las funciones.
- Cuidado con los adjetivos y los adverbios. Frases como “atender correctamente” o “coordinar bien” no aportan ningún tipo de información.
- Funciones incompletas. Por ejemplo “Reportar a la dirección”. ¿Reportar qué? ¿A quién? ¿Qué dirección?
- Acciones con objetivos demasiado abiertos. “Cumplir con las estrategias corporativas” es un objetivo muy amplio. Intenta que cada acción tenga su propio objetivo relacionado.
#6. Últimas consideraciones
Cuando vamos a describir un puesto de trabajo que ya existe y está ocupado por una persona, ¿pensamos en el puesto, o en la persona?
La respuesta puede ser complicada. Por una parte, a veces resulta difícil separar al profesional de sus funciones. Sin embargo, nuestro consejo es que, en la medida de lo posible, no tengas en cuenta a la persona que lo está desarrollando en ese momento.
Describe la posición de la manera más objetiva posible, siguiendo todas las pautas que te hemos explicado arriba. Y, si llegado el momento, te das cuenta de que el profesional actual no cumple con alguno de los requisitos, siempre puedes ofrecer a tu empleado un programa de capacitación.
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En GHC podemos ayudarte. Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos para que puedas tener una empresa bien organizada y sin complicaciones.
