El éxito de una empresa depende de las personas que la conforman. Por eso, las organizaciones buscan continuamente conseguir a los mejores perfiles, aquellos que mejor se ajusten a las necesidades de la compañía y sepan encajar en su cultura. Como te imaginarás, no es una tarea fácil. Sin embargo, hay una manera de agilizar el proceso de selección a la vez que se disminuyen las probabilidades de realizar una mala contratación: sabiendo hacer una buena entrevista estructurada.
Y con una buena entrevista estructurada, nos estamos refiriendo a que el entrevistador sepa realizar las preguntas clave en el orden adecuado para extraer la máxima información de cara a evaluar la calidad de la candidatura en materia de formación, experiencia, motivaciones, expectativas, actitud, habilidades y capacidades, etc.
En definitiva, poder identificar al candidato o candidata ideal.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es una entrevista estructurada en un proceso de selección?
- Características de una entrevista estructurada
- ¿Cómo preparar una entrevista estructurada para candidatos?
- Ventajas y desventajas de las entrevistas estructuradas: cuándo sí y cuándo no
- ¿Aun con dudas? Preguntas frecuentes sobre entrevistas estructuradas
#1. ¿Qué es una entrevista estructurada en un proceso de selección?
Las entrevistas estructuradas son una de las principales herramientas de evaluación en los procesos de selección.
Se trata de hacer el mismo conjunto de preguntas predefinidas y en el mismo orden — y que dependerán del puesto que se quiere cubrir — a todos los candidatos y candidatas, para garantizar un proceso justo y libre de sesgos.
De esta manera, es más fácil y rápido obtener las respuestas que buscamos acerca de las competencias laborales de la persona que estamos entrevistando, y así poder identificar con mayor precisión el postulante adecuado para el puesto vacante.
#2. Características de una entrevista estructurada
La principal característica de este tipo de entrevistas es su enfoque altamente organizado y sistematizado. Suponen un modelo estándar y, precisamente por ello, la persona que la va a realizar necesita un profundo conocimiento de las funciones y requisitos del puesto de trabajo.
Saber con antelación lo que queremos conseguir
Normalmente, una entrevista sirve para extraer información sobre un tema que conocemos superficialmente y del cual queremos saber más.
En las entrevistas estructuradas, ya sabemos lo que queremos y el objetivo es comprobar objetivamente si el candidato que estamos evaluando cumple con los requisitos necesarios que estamos buscando.
Por eso, se centran en medir competencias y habilidades específicas, lo que garantiza que los postulantes se les evalúa en función de los criterios más relevantes. Lo que nos lleva al siguiente punto.
Criterios de evaluación claros
Para evaluar las respuestas de la entrevista estructurada, los entrevistadores preparan junto a las preguntas una rúbrica de puntuación.
Para ello, se definen las competencias clave para el puesto y se desarrollan preguntas específicas para evaluarlas.
Luego, se establece una escala de puntuación clara, como por ejemplo del 1 al 5, y se definen los criterios específicos para cada nivel de puntuación, asegurando objetividad y consistencia en la evaluación. También es recomendable incluir un espacio para comentarios detallados.
Y, por supuesto, hay que asegurarse de que todos los entrevistadores están capacitados en el uso efectivo de la rúbrica.
Objetividad ante todo
Con esta herramienta, garantizamos que la evaluación de perfiles profesionales se basa en la evidencia, comparando las puntuaciones de las distintas repuestas a una misma pregunta.
Por ejemplo, el hecho de que una persona demuestre de forma clara que tiene un nivel avanzado de inglés y otra no, minimiza la subjetividad de los reclutadores.
#3. ¿Cómo preparar una entrevista estructurada para candidatos?
Llegamos al punto que estabas esperando. Porque la teoría está muy bien, pero aquí en GHC nos gusta lo práctico.
Entonces, ¿cómo se prepara una entrevista estructurada?
Justo aquí te dejamos el paso a paso:
1. Define el puesto y sus requisitos
Todo empieza con una comprensión clara del puesto para el cual estás contratando.
Se trata de entender de manera amplia el rol que se busca llenar y, para ello, necesitarás identificar las responsabilidades generales del puesto, las habilidades y conocimientos básicos para desempeñar el trabajo, y los atributos personales que serían ideales en un candidato.
Es un análisis inicial que establece el marco para lo que se necesita en términos de capacidades y experiencia y, cuanto más definido esté, mejor será tu entrevista y tu capacidad de encontrar al candidato o candidata ideal.
2. Desarrolla las competencias clave
Una vez has analizado el puesto, desarrolla una lista de competencias clave que los candidatos deben demostrar.
Las competencias son el conjunto de habilidades, comportamientos y atributos que permiten a una persona trabajar con un alto nivel de desempeño. Aquí debemos detallar qué competencias exactas (por ejemplo, liderazgo, gestión del tiempo, habilidades técnicas específicas, trabajo en equipo, comunicación) son necesarias, para luego utilizarlas en la formulación de las preguntas.
💡 Mientras el primer paso define de manera general el rol y lo que se requiere a un nivel alto, este segundo descompone esos requisitos en competencias específicas y medibles para que puedan ser evaluadas de manera directa durante la entrevista.
3. Diseña las preguntas y establece un orden
Para cada competencia clave, diseña preguntas que permitan a los candidatos demostrar su nivel de experiencia.
Un apunte, entrevista estructurada no significa hacer solo preguntas cerradas de “sí” o “no”.
De hecho, hay varios formatos, como las preguntas STAR (Situación, Tarea, Acción, Resultado), que te ayudarán obtener información detallada y muy útil para puntuar con rigor y tomar la mejor decisión.
Y recuerda que, al ser un sistema estructurado y estándar, las preguntas deben ser las mismas, y en el mismo orden para todas las personas.
4. Crea una rúbrica de evaluación
Junto a las preguntas, desarrolla una rúbrica de evaluación que detalle cómo se calificarán las respuestas, incluyendo una escala de puntuación y definiendo los criterios específicos para cada nivel de puntuación.
Comúnmente, las rúbricas usan una escala de 4, 5 o incluso más niveles. Por ejemplo, 0 a 5, donde 0 podría significar «No cumple con los criterios» y 5 «Excede las expectativas».
Como sea, la escala de puntuación no importa tanto como que sea consistente y coherente con todos los candidatos.
5. Realiza pruebas piloto
Es muy frustrante dedicar tiempo y esfuerzo a crear una pauta para una entrevista estructurada para luego ponerla en práctica y descubrir que no está siendo eficaz.
Para evitarlo, haz una prueba de cómo funciona con miembros de tu equipo o mediante simulaciones para asegurarte de que las preguntas son claras y sirven para su propósito, y que los criterios de evaluación son adecuados.
¡No queremos sorpresas desagradables!
6. Capacita a tu equipo
Es importante que todos los miembros del equipo de recruiting estén capacitados en cómo administrar la entrevista estructurada de manera consistente.
Y es que, aunque es cierto que una de las ventajas de este tipo de entrevistas es que requiere un nivel más bajo de experiencia, la escucha activa y la devolución de feedback siguen siendo elementos esenciales.
7. Prepara el entorno
Un aspecto a tener en cuenta es el lugar donde se va a realizar. Aunque en realidad, esto es común para todo tipo de entrevistas.
Por lo tanto, asegúrate de que el entorno de la entrevista sea adecuado y libre de distracciones, lo que incluye revisar los aspectos técnicos en caso de que las entrevistas estructuradas sean virtuales.
8. Realiza la entrevista
Pues eso. Entrevista a tus candidatos y candidatas siguiendo el guion y la estructura que has preparado.
Como recomendaciones en esta parte, asegúrate de mantener un tono profesional pero cercano y amable que anime a tu interlocutor a poder expresarse y demostrar todo su potencial.
Además, no olvides al final darle a la persona la oportunidad de hacer preguntas.
9. Evalúa las respuestas
Una vez realizadas las entrevistas y rúbrica en mano, califica las respuestas en función de los criterios pre-establecidos siguiendo el mismo patrón para todas y cada una de ellas.
Por otro lado, también es una buena práctica añadir notas detalladas que respalden tus puntuaciones.
Así, si te preguntan por qué has puesto una nota y no otra, tendrás los argumentos preparados.
10. Revisión y decisión
El último paso es revisar las respuestas con sus puntuaciones, compararlas entre sí y, junto al resto de pruebas – si las ha habido – y tomar una decisión de contratación.
#4. Ventajas y desventajas de las entrevistas estructuradas: cuándo sí y cuándo no
Como hemos visto, las entrevistas estructuradas son un método de recopilación de datos en el que todas las preguntas están programadas y se presentan de la misma manera a cada candidato.
Como con todo, este enfoque tiene tanto ventajas como desventajas, por lo que su idoneidad dependerá de los objetivos de la entrevista y del contexto de selección de personal.
Ventajas de las entrevistas estructuradas
- Coherencia: Al usar el mismo conjunto de preguntas para todos los entrevistados, los datos recopilados son consistentes, lo que facilita la comparación y la evaluación de competencias.
- Objetividad: Reduce el sesgo del entrevistador, ya que las preguntas son las mismas para todas las personas y se evalúan bajo los mismos criterios.
- Eficiencia: La estructura predefinida permite una planificación y ejecución más eficientes, y también permite hacer una previsión de su duración, por lo que es más fácil organizarse.
- Facilidad de análisis: Ya que la información es uniforme y estructurada, las respuestas son más fáciles de analizar.
- Menor preparación para el entrevistador: Ya que no hay demasiado espacio para la improvisación, requiere menos experiencia para el entrevistador en términos de desarrollo de preguntas en el momento.
Desventajas de las entrevistas estructuradas
- Poca flexibilidad: No permite desviaciones para explorar respuestas interesantes o inesperadas en profundidad, lo que podría limitar la obtención de insights cualitativos.
- Respuestas superficiales: Ya que los entrevistados están limitados a responder solo a lo que se pregunta.
- Puede sentirse impersonal: A algunas personas este tipo de entrevistas las hace sentir incómodas, lo cual podría afectar la calidad de sus respuestas.
Entonces…
Cuando sí utilizar entrevistas estructuradas
- Para roles donde las competencias técnicas son clave: Cuando se busca evaluar competencias específicas o conocimientos técnicos donde se requiere una comparación objetiva entre candidatos.
- En procesos de selección masivos: Donde se necesita eficiencia y consistencia en la evaluación de un gran número de candidatos.
- Para garantizar equidad: En situaciones donde es crítico minimizar el sesgo del entrevistador y asegurar un trato justo y equitativo a todos los candidatos.
- Cuando se buscan resultados cuantificables: Para roles que requieren habilidades muy definidas y medibles, facilitando la toma de decisiones basada en criterios claros y objetivos.
Cuando no utilizar entrevistas estructuradas
- Para roles que requieren creatividad y pensamiento crítico: En posiciones donde la capacidad para pensar de forma innovadora y adaptarse a situaciones nuevas es más valiosa que las competencias técnicas específicas.
- Cuando se valora la adaptabilidad y la personalidad: Para roles en los que la capacidad de adaptación, la personalidad y la capacidad de integrarse en la cultura de la empresa son cruciales.
- En entrevistas de alto nivel: Para posiciones ejecutivas o de alto nivel, donde las discusiones abiertas sobre experiencias previas, liderazgo y visión estratégica son más reveladoras que respuestas a preguntas predeterminadas.
- Para explorar en profundidad: Cuando se desea profundizar en las experiencias y competencias únicas de un candidato, adaptando la conversación para explorar aspectos específicos de su carrera y habilidades.
#5 ¿Aún con dudas? Preguntas frecuentes sobre las entrevistas estructuradas
¿Cómo preparo una entrevista estructurada?
Lo más importante es tener claramente definido el perfil del puesto, identificar las competencias clave necesarias y elaborar preguntas específicas que evalúen estas competencias de manera directa.
¿Cuántas preguntas debe tener una entrevista estructurada?
Pues depende. No hay un número fijo, pero siempre es recomendable mantener un equilibrio entre profundizar lo suficiente en las competencias clave y respetar el tiempo del candidato.
Un rango adecuado podría ser entre 10 y 15 preguntas.
¿Puedo adaptar las preguntas durante la entrevista?
Una entrevista estructurada se caracteriza por hacer siempre el mismo tipo de preguntas. Por eso, lo mejor es ceñirse a las preguntas predefinidas y mantener la consistencia.
¡Pero!
En caso de ser necesario, siempre puedes incluir preguntas de seguimiento para clarificar respuestas específicas.
¿Cómo puedo evaluar las respuestas de manera justa?
Desarrollando una rubrica o sistema de puntuación basado en criterios específicos para cada pregunta. Esto te ayudará a evaluar las respuestas de manera objetiva.
La puntuación dependerá de las prioridades y las necesidades de tu compañía. ¿A qué le das más importancia? ¿A la actitud? ¿Las competencias técnicas? A partir de esta reflexión, podrás crear un sistema de puntuación estandarizado.
¿Es necesario entrenamiento para realizar entrevistas estructuradas?
Aunque una de las ventajas del formato estructurado es facilitar el proceso para reclutadores sin experiencia, un entrenamiento básico en técnicas de entrevista, escucha activa y sesgos inconscientes ayudará mejorar su efectividad.
¿Cómo puedo asegurarme de que la entrevista estructurada no sea demasiado rígida o impersonal?
Ah, sí… Nadie quiere parecer que hace un interrogatorio, ¿no? Por eso, aunque sigas un guion, es importante establecer una conexión con el candidato. Lo que viene siendo romper el hielo.
Una breve introducción personal, preguntar sobre el trayecto hasta la ubicación de la entrevista y luego pasar a una explicación sobre el formato de la entrevista te servirán para crear un ambiente más relajado y distendido 😊
¿Las entrevistas estructuradas eliminan completamente el sesgo?
Nos gustaría decir que sí. Pero estaríamos mintiendo… Lo que sí es cierto, es que reducen significativamente el sesgo en comparación con las entrevistas no estructuradas.
Como siempre, lo importante es ser consciente de los sesgos inconscientes y trabajar activamente para minimizarlos.
¿Puedo utilizar entrevistas estructuradas para todos los tipos de puestos?
Las entrevistas estructuradas son especialmente útiles para puestos con criterios de selección claros y definidos.
Sin embargo, para roles que requieren alta creatividad o adaptabilidad, recomendamos complementarlas con otros métodos de evaluación que permitan explorar estas competencias de manera más abierta.
¡Y hasta aquí!
Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Y recuerda que, si estás en pleno proceso de búsqueda y selección, en Global Human Consultants contamos con un equipo altamente cualificado que te ayudará a encontrar a los profesionales idóneos para cubrir tu posición. Ponte en contacto ya y no alargues el tiempo de contratación de forma innecesaria 😉
