Si pensabas que los Focus Group, Grupos Focales o Grupos de Discusión (llámalo como quieras), son un recurso que sirve únicamente para hacer estudios de marketing… Meeec!
Lo cierto es que, aunque es verdad que su uso está muy relacionado a la mercadotecnia, en gestión de People y, concretamente, en Recursos Humanos (RRHH), utilizar esta técnica de recopilación de información es muy útil cuando queremos mejorar procesos, incluir cambios, o evaluar el Clima Laboral.
Sigue leyendo para saber por qué.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es un Focus Group?
- Características principales de un Focus Group
- Ventajas de los Focus Group en el entorno laboral
- Desventajas de los Focus Group
- ¿Cómo implementar un Focus Group en un entorno organizacional?
- Consejos para hacer un Focus Group realmente eficaz
#1. ¿Qué es un Focus Group?
El focus group es una técnica de investigación cualitativa que se utiliza para obtener información detallada y profunda sobre las opiniones, percepciones, actitudes y comportamientos de un grupo de personas sobre un tema en específico.
Se caracteriza por reunir a un pequeño grupo de individuos, generalmente entre 6 y 12 personas que, con la ayuda de un moderador, comparten características comunes relevantes al tema de estudio en un lapso de entre 30 minutos y una hora.
En estudios de mercado, los participantes se seleccionan teniendo en cuenta sus intereses de compra, datos demográficos o gustos personales.
En cambio, si nuestra intención es implementar el focus group en un entorno organizacional, se tendrán en cuenta aspectos clave como su conocimiento y experiencia, departamento, rol que desempeña, género, edad o la antigüedad.
Una buena práctica es realizar diferentes grupos focales en función del tipo de empleado. Así, podrás estar seguro de que obtendrás el máximo de insights necesarios para tomar decisiones.
#2. Características principales de un Focus Group
En general, los grupos de discusión en este formato se caracterizan por contar con los siguientes elementos:
- Moderador: Puede ser uno o varios. En cualquier caso, su función principal es facilitar la discusión haciendo las preguntas adecuadas, asegurándose de que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar y que la conversación se mantenga en el tema.
- Guía de discusión: Otro elemento clave es la lista de preguntas o temas a discutir. Es la chuletilla que le permite al moderador orientar la conversación y explorar las áreas de interesas en profundidad.
- Interacción grupal: Los participantes interactúan entre sí, generando ideas y mostrando opiniones que no saldrían en entrevistas individuales.
- Ambiente relajado: Para que un focus group funcione bien, es importante crear un ambiente cómodo y abierto donde los participantes se sean libres de expresarse honestamente. Si no, pues no serviría de nada…
- Grabación y análisis: Previo consentimiento explícito de los participantes, las sesiones de focus group se graban (en audio o vídeo) para su posterior análisis. Así es más fácil revisar y extraer información relevante que en la sesión en directo se pudo pasar por alto. Otra opción, algo menos práctica, es contar con un colaborador que se dedique a apuntar todo lo que se diga.
#3. Ventajas de los Focus Group en el entorno laboral
Los focus group tienen muchas ventajas: aporta una gran riqueza de datos, son rápidos de implementar, proporcionan resultados en menos tiempo y también son flexibles, ya que permiten explorar una amplia gama de temas y ajustar las preguntas del moderador sobre la marcha según las reacciones de los participantes.
Pero si nos centramos en lo que nos puede aportar directamente en la gestión de personas, encontramos tres ventajas básicas:
1. Mejora los procesos internos
Al estar directamente involucrados en el proceso, los empleados te proporcionarán información detallada y sugerencias prácticas para implementar cambios que optimicen el flujo de trabajo y/o disminuir los costes.
Así, te será más fácil mejorar la eficiencia y reducir los tiempos de producción, entrega de proyectos o implementación de servicios.
Por ejemplo, una fábrica que tenga empleados en línea de producción puede recurrir al focus group para identificar ineficiencias en el proceso de ensamblaje del producto.
2. Incrementa la satisfacción y el compromiso de los empleados
Un focus group consiste en escuchar las opiniones y experiencias de los empleados y utilizarlas para tomar decisiones.
Este proceso, sencillo a primera vista, tiene un impacto mucho más profundo en el equipo, ya que lo que logramos – aparte de obtener la información que necesitamos -, es que nuestros colaboradores se sientan escuchados, valorados, y una parte fundamental de la organización.
Aquí, un ejemplo sería la de una empresa de servicios financieros que organiza un focus group para discutir nuevas políticas de teletrabajo con los empleados de sus diferentes departamentos.
3. Identifica necesidades de formación
Por último, pero no menos importante, los comentarios de los empleados también son esenciales para detectar áreas específicas donde se requiera capacitación adicional, permitiéndote desarrollar programas de formación más efectivos y personalizados.
De esta forma, logras un equipo con mejores habilidades profesionales y con una menor resistencia al cambio para aumentar la productividad y la calidad del trabajo.
Por ejemplo, un departamento de TI que realiza un focus group con su equipo para discutir las dificultades encontradas al sustituir una herramienta de trabajo antigua por una de nueva generación.
#4. Desventajas de los Focus Group
Sí, los focus group son realmente útiles. Pero aquí somos totalmente sinceros y transparentes contigo, por lo que no podemos obviar la parte menos bonita.
Si estás interesado en aplicar este método en tu organización, también deberás tener en cuenta estos aspectos que, mal gestionados, podrían afectar a tus objetivos:
- Sesgo de grupo: La dinámica grupal podría influir en las respuestas individuales de los empleados, con algunos participantes sintiéndose presionados a conformarse con la opinión dominante. Not good!
- Moderación: Debido a lo anterior, las habilidades del moderador o moderadora son cruciales. Alguien con poca experiencia en este tipo de actividades podría no obtener datos útiles, haciendo perder el tiempo a toda la organización.
- Representatividad: Por otro lado, la información recabada corre el riesgo de no ser representativa de toda la fuerza laboral, por lo que deberás estudiar muy bien a quién seleccionas para que forme parte del grupo focal.
En resumen, que si quieres obtener datos válidos y útiles, deberás prestar atención a cómo gestionas el proceso.
Y de esto es precisamente de lo que hablamos a continuación 😏
#5. ¿Cómo implementar un Focus Group en un entorno organizacional?
Como ya te imaginarás, utilizar esta técnica en el entorno laboral requiere una cuidadosa planificación y una ejecución meticulosa para garantizar que la información recogida sirva para hacer realidad tu propósito.
Aquí tienes un paso a paso de cómo preparar un Focus Group:
1. Define el objetivo
Determina claramente qué quieres lograr con el grupo de discusión. ¿Buscas mejorar un proceso, obtener feedback sobre una formación o evaluar una nueva política?
Cuanto más específico sea el objetivo, más fácil será diseñar el focus group y analizar los resultados.
2. Planificación
Desarrolla una guía de discusión con preguntas abiertas relacionadas con el objetivo previamente establecido. Asegúrate de que las preguntas sean claras y directas para obtener el máximo detalle.
Además, procura que los participantes sean representativos del resto de los empleados y que tengan conocimientos y experiencia relevantes. También sería bueno que tuvieras en cuenta la diversidad en términos de roles y departamentos.
3. Logística
Elige un lugar cómodo y neutral dentro de la organización. En cuanto a la programación, facilita una hora en la que puedan participar todos los empleados.
Luego, planifica una duración de entre treinta minutos y una hora para llevar a cabo una discusión en profundidad, pero sin agotar a los participantes.
4. Invitaciones
La comunicación, como en todo lo que tiene que ver con la gestión de personas, es clave. Una buena opción es avisar a tus colaboradores de tus planes de realizar un Focus Group durante una reunión semanal o mensual.
Después, envía invitaciones a través del mail explicando el propósito de la discusión, la importancia de su participación y los detalles logísticos.
Por norma general, los focus group son voluntarios. Así que utiliza un mensaje persuasivo y deja claro que todo lo que se diga en la sesión, sus opiniones y experiencias, serán totalmente confidenciales y solo se utilizarán para mejorar el entorno laboral.
5. Moderación
Selecciona una persona que tenga experiencia en este ámbito para que pueda guiar las conversaciones de manera neutral y enfocada.
Y, tanto si eres tú, como otra persona quién desempeñe este papel, recuerda utilizar la guía de discusión, aunque no de forma estricta. Siempre es bueno dejar un poco de margen a la flexibilidad para explorar temas emergentes.
6. Conducción del Focus Group
Una vez tienes listos todos los anteriores pasos, el siguiente es poner en práctica el Grupo Focal.
Hay muchas formas de hacerlo, pero te sugerimos la siguiente:
Empieza con una breve introducción, explicando el propósito de la sesión y las reglas básicas (confidencialidad, respeto, etc…).
Después, empieza con la primera pregunta, facilitando una discusión abierta y animando a todas las personas a compartir sus opiniones y puntos de vista. La conversación debe fluir de manera natural, pero siempre centrada en el tema de interés.
Una vez acabado el tiempo o cuando ya creas que tienes suficiente información, concluye el focus group agradeciendo a los participantes sus aportaciones y explicando cuáles serán los próximos pasos, como el análisis de datos y cómo se utilizarán los resultados.
7. Registro y análisis
Recuerda que, para que el proceso sea más eficaz, es conveniente grabar la sesión (de nuevo, previo consentimiento de los participantes).
A parte de la grabación, también puedes apuntar notas que creas importantes o te llamen la atención (o delegar esta tarea a un colaborador de confianza).
Hagas lo que hagas, lo importante es que no se te escape nada. Toda la información, incluso la que consideras poco relevante, debe estar siempre disponible para poder acudir a ella cuando lo necesites.
A la hora de revisar las notas y las grabaciones, identifica temas recurrentes, ideas clave y patrones en las respuestas.
8. Informe de resultados
Después del análisis, tendrás que elaborar un informe detallado con los hallazgos principales y presentarlo a los responsables de la toma de decisiones (o a ti mismo si el que toma las decisiones eres tú, jeje).
Para dar más peso y profundidad, una recomendación es citar ejemplos específicos de situaciones problemáticas.
El informe también debe contener recomendaciones basadas en la discusión de cómo deberá ser el posterior Plan de Actuación.
9. Seguimiento
Al final del proceso, informa a los participantes sobre las acciones que se tomarán en función de las conclusiones extraídas del focus group.
Y, una vez hayas puesto en marcha tus nuevas decisiones, evalúa la efectividad de las acciones. ¿Han funcionado? ¿No han funcionado? ¿Por qué?
En este punto, puedes hacer focus group adicionales para profundizar en ciertos temas o en evaluar el impacto de los cambios que se han realizado.
#6. Consejos para hacer un Focus Group realmente eficaz
Antes de finalizar, queremos compartir contigo algunos consejos que nos han servido para perfeccionar nuestros focus group. Consejos que hemos ido aprendiendo después de dos décadas de experiencia y que te dejamos resumidos aquí:
- Conoce a tu audiencia: Antes de la sesión, tómate un tiempo para entender a los participantes. Investiga sus roles, su experiencia, cuáles son sus desafíos, hacia dónde quieren ir, y en definitiva, cualquier dinámica particular del grupo. Esto te ayudará a dirigir la discusión de forma mucho más orientada a los problemas reales y representativos de los empleados.
- El ambiente es importante. Por lo que asegúrate de que el lugar donde se haga el grupo de discusión es cómodo para los participantes y para ti.
- Practica la escucha activa: Esto es básico, ya que la base del focus group es la de conocer las opiniones de los empleados, no de la empresa. En este sentido, es muy importante que facilites la conversación sin imponer tus propias creencias y opiniones.
- Cuidado con el tiempo: ¡Es fácil desviarse del tema!
- Que todas las personas participen: A veces, ocurre que unas pocas personas monopolizan el grupo de discusión. Si esto ocurre, tendremos que intervenir de forma más directa. Una frase recurso que puedes usar es “Gracias por tu punto de vista, ¿alguien quiere añadir algo más?”.
¿Quieres hacer un Focus Group en tu organización y necesitas ayuda?
Si has llegado hasta aquí es porque te interesa esta técnica y porque, muy probablemente, quieras hacer un Focus con tus empleados para investigar cómo mejorar procesos o dinámicas de trabajo.
Si es así y quieres que te echemos una mano, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y explicarnos qué necesitas para ponernos manos a la obra!
¿Alguna vez has organizado o participado en un Focus Group? ¿Qué tal fue la experiencia? ¡Te leemos en los comentarios! 💬
