Para que un equipo de trabajo funcione a máxima potencia, el manager debe conocer a sus subordinados «como si fueran la palma de su mano». Las reuniones One to One son un excelente recurso para que los managers entiendan qué pasa por las mentes de las personas que forman su equipo, solucionar sus problemas y sacarles el máximo rendimiento.
Si no sabes qué es una reunión One to One, o las que has hecho han resultado ser poco fructíferas… ¡este artículo te interesa!
A continuación encontraras una guía con todo lo que un manager debe tener en cuenta para hacer una reunión One to One efectiva.
¡No te lo pierdas!
Lo que te encontrarás en este artículo:
- Qué es una reunión One to One
- Cómo hacer una reunión One to One efectiva
- One to One en remoto
- Ventajas de las reuniones One to One
- Conclusiones
#1. Qué es una reunión One to One.
Una reunión One to One, también conocida como 121, 1:1 o One on One, es un ejercicio de feedback, un encuentro de carácter distendido entre un manager y un miembro de su equipo de trabajo.
Se trata de reuniones breves, de no más de 20 minutos, en los que un responsable y su subordinado tratan temas mucho más profundos y personales de lo que se pueden plantear en otro tipo de encuentros.
El objetivo principal una reunión One to One es saber qué se cuece. Es obtener información sobre el estado del equipo, cuáles son los objetivos y prioridades de cada trabajador y qué problemas tienen para poder solucionarlos los antes posible y no convertirlos en inconvenientes graves, tanto para el propio trabajador como para la organización.
¿Cada cuánto tiempo hay que realizar una reunión One to One?
Bueno, depende.
Si nunca se ha implementado este sistema o un equipo tiene muchos problemas, sería conveniente realizar una reunión One to One con cada miembro del equipo una vez a la semana. Si por el contrario, el equipo ya funciona bien, una vez cada 15 días.
No hay un lapso específico, pero sí tienen que ser frecuentes: mínimo 2 reuniones One to One al mes. Teniendo en cuenta que son reuniones breves, esta práctica no supera las 2h mensuales.
#2. Cómo hacer una reunión One to One efectiva.
Para que una una reunión One to One sea efectiva, la comunicación fluida y sin tapujos es la clave. Sigue estos consejos para sacarle el máximo provecho a estas reuniones individuales.
Prepara la reunión
Sí, una reunión One to One es distendida e informal, pero eso no significa que no haya que preparla. Tener un guion con los puntos más importantes a tratar nos asegurará no dejarnos nada en el tintero.
Disponer de las evaluaciones de desempeño de cada trabajador es una buena fuente de información para saber por dónde tirar a la hora de estructurar la reunión y establecer un guion.
Estas reuniones son muy flexibles, por lo tanto también es adecuado dejar algo de espacio para temas no previstos que puedan ir surgiendo.
Otra estrategia es permitir que sea el entrevistado quien conduzca la reunión. No hay que olvidar que las One to One giran en torno a los miembros del equipo, así que dejar que sean ellos quienes elaboren el guion es una forma de volver las reuniones más fructíferas, al plantearse temas que tal vez un manager no tendría en cuenta.
Una estructura adecuada para una reunión One to One contempla un 70% del tiempo dedicado al empleado, un 20% a la empresa y un 10% a revisar el contenido de reuniones pasadas, para averiguar si estas están funcionando o hay que revisar los objetivos marcados.
Genera un ambiente de confianza y espontaneidad.
Las reuniones One to One no sirven de nada si los empleados no pueden hablar en confianza, con seguridad y sin miedo a ser juzgados.
El manager debe mostrar un interés genuino por los miembros de su equipo.
Una buena manera de iniciar la conversación es preguntar sobre el estado de ánimo de la persona.
- ¿Cómo estás?
- ¿Qué tal el fin de semana?
- ¿Viste el partido de anoche?
- ¿Te has podido comprar ya la Play 5?
Este tipo de preguntas permite al trabajador hablar sobre sí mismo y sobre las cosas que le gustan y/o le preocupan, lo que hace que el manager conozca mejor a su empleado.
Empatía y respeto
Durante la reunión debe imperar la empatía y el respeto. Es posible que surjan temas delicados y el empleado debe sentir que puede hablar con total honestidad.
Ante situaciones que para el trabajador puedan ser peliagudas, el manager puede preguntar:
- ¿Habrías actuado de una manera diferente? ¿Cómo y por qué?
- ¿Cómo crees que podríamos mejorar la situación?
- ¿Crees que necesitas más ayuda? ¿De qué manera podría ayudarte?
- ¿Qué puedo mejorar en mi estilo de liderago?
- ¿Qué harías si estuvieras en mi lugar?
Toma medidas
Ante las inquietudes y problemas de los miembros de un equipo, un buen manager deber tomar medidas y poner solución. Si la solución no puede ser inmediata, el líder tiene que explicarle al subordinado qué acciones se tomarán por parte de la organización y cómo debe actuar el empleado proponiendo estrategias y tareas a seguir.
Recuerda: respeto, empatía y tacto.
Establece objetivos
Para que las reuniones One to One tengan sentido y mejoren el rendimiento de los equipos, hay que establecer los objetivos a corto plazo (asequibles, medibles y acotados) a cumplir de cara a la siguiente reunión.
Si estos objetivos no son alcanzados, será en la próxima One to One donde se discutirán los problemas y se propondrán soluciones, siguiendo todos los pasos anteriores.
Envía un informe por escrito.
Sería conveniente que cada trabajador recibiera por escrito un breve resumen con los highlights, en el que consten los objetivos establecidos derivados de la reunión One to One.
De esta manera, no quedan cabos sueltos y el empleado tiene la oportunidad de resolver dudas que no se pudieron solventar durante el encuentro.
#3. One to One en remoto.
Actualmente el trabajo en remoto se está imponiendo por necesidad. ¿Significa eso que no podemos hacer reuniones One to One? Evidentemente, no.
En este caso, las reuniones de este tipo se hacen todavía más necesarias porque no se puede leer el lenguaje no verbal a través del ordenador (al menos de momento…), lo que hace que la comunicación verbal clara y directa sea un must.
El sistema es exactamente el mismo, pero a través de vídeo-llamadas. La única diferencia, a parte del medio de comunicación, es la de centrarse todavía más en la persona, su estado de ánimo y situación personal, para que no se sienta aislada del resto de la organización.
#4. Ventajas de las reuniones One to One.
Las reuniones One to One se basan en una comunicación fluida entre un manager y los miembros de su equipo lo que genera beneficios no solo para el empleado, si no también para la empresa.
Con estas reuniones, los empleados se sienten escuchados y valorados, lo que se traduce en un mayor compromiso con la organización y por lo tanto, mayor rendimiento.
Las One to One también permiten tomar decisiones para solucionar problemas rápidamente, incluso de forma preventiva.
Por último, y no menos importante, crea un mayor vínculo de confianza entre manager y miembros de su equipo, pudiendo este tomar decisiones que mejoren el bienestar de todos.
##Conclusiones
Ya seas una empresa grande con muchos trabajadores, o una pequeña formada con un par de amigos, las reuniones One to One son una herramienta de gestión y feedback altamente recomendables.
Un buen líder conoce a los miembros de su equipo y la mejor forma de hacerlo es pasando tiempo con ellos de forma individual, mostrando interés por todas sus facetas: laboral y personal.
Así que si quieres ser el mejor líder para tu equipo y que este rinda a todo gas, ¡empieza a incluir las reuniones One to One en tu sistema de gestión!
¿Cuál es tu opinión? ¿Cuál es tu experiencia?
Cuéntamelo en los comentarios.
Y si te ha parecido útil este artículo compártelo en redes sociales o por email.
