El registro salarial, o registro retributivo, es un documento obligatorio para todas las empresas que operan en España, independientemente de su sector, tamaño o antigüedad. Si diriges una compañía, necesitas sí o sí contar con este informe que sirve, entre otras cosas, para identificar si existe una brecha salarial entre tus trabajadores en nómina.
Sobra decir que además, el registro salarial es una herramienta indispensable para llevar a cabo la auditoría retributiva que todas las compañías obligadas a desarrollar un Plan de Igualdad deben hacer.
Siendo un documento tan importante, es normal que surjan dudas: ¿cómo se rellena el registro salarial?, ¿qué debe incluir?, ¿dónde se registra?
En este artículo vamos a despejar todas esas incógnitas (y otras muchas más) para que puedas realizar el registro salarial de tu empresa sin que te lleve demasiados quebraderos de cabeza.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es el registro salarial?
- ¿Qué debe incluir el registro salarial obligatorio?
- ¿Cómo rellenar el registro salarial?
- ¿A qué empresas afecta?
- ¿Cada cuánto se debe hacer?
- ¿Dónde registrar el registro salarial?
- ¿Y si no cumplo con las normativas?
#1. ¿Qué es el registro salarial?
El registro salarial es un documento en el que consta toda la información retributiva de tu organización. Es un informe detallado que da constancia del sueldo de cada uno de los trabajadores, incluidos los más altos cargos , y haciendo una diferenciación por género.
Como hemos adelantado al principio, su objetivo es garantizar la plena transparencia de las retribuciones y dejar constancia de que no existe ninguna anomalía que justifique la existencia de una posible brecha salarial. Por ese motivo, no puede ser un documento ultrasecreto al que solo unos cuantos elegidos pueden ver. De hecho, es todo lo contrario: debe ser accesible para todo aquel empleado que quiera echar un vistazo, de acuerdo con el principio de Transparencia Retributiva.
La existencia del registro salarial obligatorio se enmarca dentro del Real Decreto-ley 6/2019, 1 de marzo, de medidas urgentes para la garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, así como en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores donde se destaca que los empresarios deben pagar lo mismo para el «trabajo de igual valor«.
El trabajo de igual valor
El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquella.
Art. 28 ET
¿Cuándo se considera que un trabajo es de igual valor que otro? Cuando dos personas ejecuten las mismas tareas en igualdad de condiciones: mismo nivel educativo, mismo esfuerzo, mismo desempeño, etc.
#2. ¿Qué debe incluir el registro salarial obligatorio?
Para que este informe sea válido a nivel legal, debe incluir estos elementos clave desagregado por género, categoría profesional, grupo profesional y puesto de trabajo:
- Salario total anual y brecha de género.
- Salario base anual y brecha de género.
- Complementos salariales anuales y brecha de género.
- Percepciones extrasalariales y brecha de género.
- Percepciones anuales por horas extraordinarias y por horas complementarias y brecha de género.
Además, deberá establecerse la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada grupo profesional, categoría, puesto, etc.
Por otro lado, si la empresa tiene más de 50 trabajadores y la diferencia de salario de hombres y mujeres es de un 25% o más, también se deberá incluir una justificación que explique a qué se debe esa diferencia y porqué no está relacionada con el género de los trabajadores.
Para ello, es recomendable hacer una auditoría retributiva, de esta manera, será más fácil conocer las causas de los desajustes salariales.
Por su parte, hay otros conceptos que NO se tienen en consideración en el registro. Estos son:
- Indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral.
- Prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social.
- Los pluses de distancia y transporte.
- Indemnizaciones por traslado.
- Indemnizaciones por suspensiones o despidos.
- Dietas por alojamiento o manutención.
#3. ¿Cómo rellenar el registro salarial?
La manera de registrar los salarios de los empleados y llevar su seguimiento dependerá de cada empresa. Cada organización tiene su estilo y metodología, y a algunos les funcionará mejor un Excel, y a otros un libro de cuentas físico de toda la vida (por ejemplo, para personas que solo tengan 1 trabajador).
No obstante, el Ministerio de Igualdad tiene a disposición de las empresas una herramienta y una guía de uso para llevar a cabo esta tarea, la cual se puede conseguir a través de su web. Aunque nosotros te la facilitamos aquí.
Se trata de un Libro de Excel con tablas dinámicas, dividido en varias pestañas en las cuales se debe ir aportando la información especificada.
En cualquier caso, un registro salarial no se podrá llevar a cabo con éxito si previamente no se ha realizado un estudio de los trabajadores. En este sentido, se debe conocer el salario, contrato, puesto, así como los datos personales de cada uno de los colaboradores en plantilla para que puedan constar en el registro. Eso sí, todo en formato anónimo.
#4. ¿A qué empresas afecta?
A todas y cada una de las empresas que ejecuten sus funciones en España.
¿Y si solo tengo 1 trabajador?
Tienes que tener un registro.
Vale, pero esto para comprobar que no hay brecha salarial. ¿Y si mis empleadas son todo mujeres? ¿O todo hombres?
También es obligatorio llevar un registro retributivo.
En un ejercicio de igualdad, la normativa no hace ninguna distinción por tamaño o tipo de empresa, y todas están igualmente obligadas a hacer el registro salarial.
En cuanto a la persona que tiene que llevarlo a cabo, es conveniente que sepa de números y de gestión de personas, así como conocimientos en materia de igualdad.
Si no cuentas con la persona adecuada dentro de tu equipo, siempre puede contar con la ayuda de un asesor externo.
#5. ¿Cada cuánto se debe hacer el registro salarial?
Los datos del registro son válidos durante un año, por lo que el registro se debe ir renovando anualmente.
Deben incluirse todas las retribuciones pertinentes que se hayan percibido dentro de un año natural, independientemente de cuándo se hizo el pago.
Aún así, si durante el periodo de vigencia la empresa experimenta un cambio substancial que afecta a toda la plantilla, o a la política retributiva, es conveniente actualizar el registro antes de que acabe el año.
#6. ¿Dónde registrar el Registro Salarial?
El registro salarial no hay que registrarlo en ningún sitio. Es un documento interno de la empresa, y es esta la que debe guardarlo y mostrarlo cada vez que un empleado o su representante lo solicite.
Sí es cierto que se puede incluir como anexo a la hora de registrar el Plan de Igualdad en el REGCON, pero no es obligatorio.
#7. ¿Y si no cumplo con la normativa?
Como toda ley, si no la cumples, corres el riesgo de ser sancionado. El monto de la sanción dependerá de la gravedad de la infracción, del tamaño de la empresa y de si, efectivamente, existen actos de desigualdad. Para que te hagas una idea, estas son las cuantías de acuerdo a las nuevas sanciones a empresas por incumplimientos laborales:
- Las infracciones leves supondrían entre 70 y 750 euros.
- Las infracciones graves conllevarían multas de entre 751 y 7.500 euros.
- Las infracciones muy graves oscilarían en multas de entre 7.501 y 225.018 euros.
Como ves, no son cifras que tomarse a la ligera.
Si no sabes cómo llevar a cabo el registro salarial y necesitas que te echen una mano, en Global Human Consultants te podemos ayudar.
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