Septiembre… vuelta a la oficina para aquellos que preferimos las vacaciones en agosto. Septiembre es un mes en el que se suelen establecer nuevos proyectos y nuevas metas, y en el que muchas personas empiezan nuevos trabajos. A pesar de que parece que volvemos a la “normalidad”, el teletrabajo ha llegado para quedarse ya sea full time o en un modelo híbrido, por lo que las organizaciones deben conocer muy bien cómo son los procesos de selección a distancia para la contratación on-line.
Para facilitaros las cosas, en este artículo vamos a ponernos al día sobre la tele-selección repasando las claves, tips y herramientas útiles que harán del proceso de reclutamiento en remoto uno más sencillo y evitar quebraderos de cabeza.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- Proceso de selección en remoto: ¿qué es?
- Estrategias para que un proceso de selección a distancia sea fructífero.
- Recursos para la contratación online.
- Ventajas de seleccionar a distancia.
- Conclusiones
#1. Proceso de selección en remoto: ¿qué es?
Un proceso de selección en remoto, en su conjunto, se refiere a todas las actividades que se llevan a cabo para cubrir un puesto vacante: desde la publicación del anuncio, pasando por las entrevistas, las evaluaciones y sí, el gran momento de la firma del contrato.
Si lo pensamos bien, realmente una parte de este proceso online ya se había normalizado desde hace años. Portales de empleo, ATS, comunicación a través de e-mail… Todo ello son actividades relacionadas con el proceso de selección y reclutamiento que se hacen de manera online con total normalidad sin que supongan un mayor desafío que el de saberse manejar a través de Internet.
En la actualidad, el reclutamiento online tiene dos variantes en la que la principal diferencia es: ¿nos vemos las caras o no?
Digitalizando las entrevistas
Por un lado, tenemos el proceso de selección a distancia más habitual que consiste en recrear las mismas actividades de un proceso normal, pero a través de Internet. Esto implica que las fases más personales del reclutamiento se hacen a distancia: desde las entrevistas, pasando por las pruebas de evaluación e, incluso, el onboarding.
Las dinámicas son prácticamente las mismas, pero existe el desafío (salvable) de no poder ver con claridad el lenguaje no verbal del candidat@, lo que puede dificultar la toma de decisiones de la persona encargada de seleccionar al candidat@ ideal para el puesto.
Esta modalidad presenta sus ventajas y sus desventajas, que veremos más adelante. Pero, en general, no dista mucho de cómo se hace una selección de forma tradicional, y no debería suponer ningún hándicap siempre y cuando se siga una estrategia adecuada al puesto y a la empresa.
Contratación remota integral
Los avances tecnológicos junto con la Inteligencia Artificial han hecho que contratar al personal sin verlo sea una realidad y el proceso de selección sea 100% virtual. Muchas empresas utilizan chatbots de contratación programados con preguntas específicas para evaluar las habilidades y las competencias de los candidat@s que interactúan con ellos, ofreciendo a los departamentos de Recursos Humanos la posibilidad de saltarse las entrevistas cara a cara prácticamente en su totalidad.
En una primera instancia esto puede parecer un paso más en la deshumanización del proceso de selección, sin embargo, en aquellas organizaciones cuya tasa de rotación es muy elevada, este sistema permite optimizar el tiempo y los recursos.
Cierto es que con este sistema no se pueden apreciar algunos de los detalles más importantes que hace que un candidat@ se elegible para el puesto, como por ejemplo su destreza en soft skills, pero si la vacante tampoco lo requiere, esta opción puede resultar en una experiencia beneficiosa para ambas partes.
En este artículo vamos a centrarnos en la primera modalidad y a explicar qué estrategias hay tener en cuenta para llevar a cabo un proceso de selección a distancia y no morir en el intento.
#2. Estrategias para que un proceso de selección a distancia sea fructífero
Napoleón Hill puede que sea una figura controvertida en la historia, pero hay una frase suya que merece la pena tener en cuenta: “Planifica tu trabajo y trabaja tu plan”.
Como cualquiera de los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, la atracción del talento y su posterior selección requieren de un plan específico para que este tenga los resultados esperados.
Y, de la misma manera que cada cliente es un mundo y hay que adaptar las soluciones a cada necesidad, no es lo mismo realizar un proceso de selección presencial que on-line.
¿Cómo lograr los mejores resultados? ¿Cómo seleccionar al candidato adecuado y evitar sorpresas? ¿Cómo formalizo un contrato digital?
Estos 5 consejos te serán muy útiles de cara a planificar tus estrategias de selección a distancia.
1. La información es poder
Siempre es importante tener muy bien trabajadas las descripciones de los puestos de trabajo, las cuales serán de gran ayuda a la hora de redactar los anuncios y publicarlos en los portales más populares (o en nuestras propias plataformas 😏).
La oferta debe cubrir punto por punto toda la información necesaria sobre el rol que nuestro futuro emplead@ va a desempeñar, no solo para evitar malentendidos y futuras frustraciones, sino también para atraer al talento que realmente necesitamos.
No pequemos de cautos. La información es poder: poder para atraer a los mejores candidatos.
Así, esta es la lista de imprescindibles con la que debe contar un buen anuncio de empleo:
- Tareas que la persona profesional va a realizar, delimitando muy bien las funciones.
- Calendario y horarios.
- Hard skill y soft skills necesarias y deseables.
- Y, en general, cualquier información que sirva para detectar el perfil adecuado que estamos buscando.
Otra cuestión a tener en cuenta en una oferta de trabajo para un puesto en remoto, especialmente si sabemos que los candidatos no van a pasar por las oficinas, es dejar constancia de quiénes somos. Por eso, en la redacción de los anuncios, a parte de lo anteriormente mencionado también debería constar:
- Nuestra cultura empresarial.
- Nuestra visión, misión y valores.
- Una idea de cómo es trabajar en la empresa. No sólo describir qué se va a hacer si no cómo lo va a hacer.
- Y, por supuesto, en un lenguaje cercano y transparente. Olvida eso de “importante empresa internacional líder en su sector”. Eso está muy trillado. Seamos originales.
Así pues, un buen anuncio con toda la información necesaria, clara y transparente es el primer paso en nuestra estrategia de contratación online para atraer y seleccionar al talento estrella que realmente estamos buscando.
2. La comunicación es la clave
A lo largo de este tiempo de pandemia y teletrabajo han surgido una multitud de artículos, estudios y papers que indican que la clave para que esta modalidad tenga éxito es una comunicación constante y fluida.
Esta regla no debe aplicarse únicamente con los empleados que ya están dentro de nuestra organización. Y si ya es importante mantener el contacto con los candidatos en los procesos más habituales, con aquellos que son on-line lo es más todavía.
Una comunicación fluida y personalizada es imprescindible para, de alguna forma, saltar las vallas de la digitalización y conseguir un acercamiento más humano y más cálido, con el que dar la impresión de que realmente detrás de las pantallas se encuentran personas.
3. Recursos más allá del currículum
Contar con el currículum de los candidatos es una buena manera de obtener información y una primera impresión muy básica. Pero ni siquiera el mejor de estos documentos sirve para saber quién hay realmente detrás de cada candidatura.
En los procesos de selección on-line, una buena estrategia es pedir a los candidatos que, además del CV, envíen un vídeo muy corto que haga las veces de carta de presentación y en el cual expliquen quiénes son, por qué son aptos para el puesto y cómo podría beneficiarse la empresa de su contratación.
Este recurso es una buena manera de ver a los candidatos en acción, conocer su forma de expresarse y desarrollar ideas. Además, te dará una versión mucho más aproximada a la real sobre el tipo de persona con la que estás tratando, imposible de conseguir solo a través de un papel.
4. Evidencias
Las evaluaciones son comunes en los procesos de selección clásicos. Sirven para medir el grado de expertise de las capacidades técnicas de aquell@s que se apuntan a nuestra oferta de empleo. Su uso es importante porque sirve para saber si la persona que tenemos entre manos realmente está capacitada para cubrir todas las funciones que su puesto requiere.
En los procesos a distancia el objetivo es el mismo, con la diferencia de que estas pruebas se hacen telemáticamente. El departamento de Recursos Humanos, junto a los equipos de las diferentes áreas, pueden crear tests y pruebas específicas para evaluar a los futuros empleados, no solo en cuestiones técnicas, sino también en habilidades soft skill.
Diseña ejercicios centrados en aspectos como el grado de compromiso, autonomía, capacidad de trabajo en equipo, organización o su flexibilidad.
Y, si todavía quieres darle una vuelta de rosca, puedes incluir la gamificación en estas pruebas, las cuales mejorarán la experiencia del candidato y contribuirán a obtener una mejor opinión sobre nuestra organización y realzar nuestra marca personal.
5. El momento definitivo: la videollamada
La era digital nos permite entrevistar a nuestr@s candidat@s sin importar la distancia que nos separe. Aunque ellos se encuentren en Japón y nosotros en España. O, en un ejemplo mucho más realista y útil: la distancia que separa la gran ciudad con los pueblos de la periferia.
Una vez realizados los pasos previos e implementado todos los filtros, nos quedarán unas pocas candidaturas a las que querremos hacerles una entrevista virtual.
Realmente, esta entrevista debe ser igual que una presencial: conviene asistir con el CV bien estudiado y con un guion planeado y previamente estructurado. También es importante prestar atención en la apariencia y es que, a pesar de que la persona que entrevistemos (o nosotr@s mismos) estemos desde casa, se trata de un evento de carácter profesional. Eso sí, los pantalones del pijama están permitidos 😁.
Por otro lado, el tono de la videoconferencia debe ser natural y el o la seleccionador/a generar un clima de confianza y cercanía. Vamos, ¡como las entrevistas de siempre!
Eso sí, ten en cuenta dónde te sitúas: un espacio inadecuado puede hacer que la entrevista pierda calidad. Asegúrate de que la luz es apropiada y que se te ve bien. De lo contrario, tu interlocutor@ lo único que verá será un manchurrón negro. Y no es lo que queremos…
También es importante tener una buena cobertura de wifi para que la conversación vaya fluida y sin cortes por desconexión, los cuales son muy frustrantes.
En perspectiva, el proceso de selección a distancia no “dista” mucho de cómo se hace un proceso de manera presencial. Solo hay que tener en cuenta las circunstancias y adaptar el modelo a las nuevas necesidades.
Ahora bien, ¿qué herramientas tenemos para llevar a cabo este trabajo?
#3. Recursos para la contratación online
Lo de necesitar un ordenador con Internet lo pasaremos por alto… Pero lo cierto es que la innovación digital no deja de sorprendernos y ofrecernos soluciones prácticas que mejoran en gran medida tanto la experiencia del profesional seleccionador como de l@s candidat@s.
Skype, Zoom, Teams, Cisco… Estas herramientas son un gran aliado de los reclutadores a distancia, ya que permiten realizar entrevistas profesionales a través de videollamadas. Una de las grandes ventajas de estas plataformas, aparte de que son gratuitas, es que cuentan con otros recursos como función de chat o pantalla compartida, lo cual viene muy bien en caso de que quieras mostrar información específica o hacer explicaciones con ayuda de un soporte visual.
Además, funcionan en multitud de sistemas, tanto en Android como en iOS, con lo que el alcance para llegar a un mayor número de candidatos aumenta de manera significativa.
Por otro lado, el desarrollo del Big Data y la IA han puesto a nuestro alcance plataformas como HireVue o Revelian. La primera, está pensada para el reclutamiento online y, entre sus opciones, permite poner a prueba a los candidatos ofreciendo la posibilidad de evaluar las habilidades técnicas necesarias para el puesto al que están aplicando, ¡incluido en formato gaming! La segunda es parecida a la anterior, pero focalizada única y exclusivamente a evaluar las habilidades generales de los candidatos tales como: comprensión verbal, cálculo mental, conocimientos de programación y ofimática, etc.
Si alguna vez te has preguntado cómo formalizar un contrato de manera remota, la solución seguramente ya la tengas instalada en tu ordenador. Y es que programas como Adobe Acrobat, lector de PDF’s de referencia, nos permite firmar contratos de manera totalmente telemática, ya sea con la firma digital o dibujando la rúbrica nosotr@s mism@s.
A un nivel mucho más avanzado, el uso de la realidad virtual nos ofrece la posibilidad de conocer las habilidades de los candidat@s totalmente en acción y dentro de un marco o situación determinados, facilitando mucho la toma de decisiones.
#4. Ventajas de seleccionar a distancia
Como todo (o casi todo) en esta vida, las cosas tienen sus ventajas y sus desventajas. La desventaja más obvia en este caso es la de la falta de contacto humano entre el profesional de RRHH y la persona que postula al puesto de trabajo. Esto puede, en ocasiones, dificultar las valoraciones apropiadas y acabar contratando a un o una candidat@ que no encaja con el perfil que estábamos buscando.
Aún así, las ventajas que esta modalidad son varias, y os las presentamos a continuación.
Optimización del tiempo y los recursos
La inmediatez una de las señas de identidad de la contratación online. Los procesos de selección en remoto son más rápidos y resulta mucho más sencillo abarcar un mayor número de candidatos sin perder calidad o efectividad.
Se adaptan mejor a la agenda de cada persona, sin importar el lugar de residencia o su situación laboral, ya que elimina el factor trayecto.
Gracias a esta modalidad, RRHH gana un valioso tiempo que puede invertir en otras tareas importantes, como el desarrollo de estrategias para el bienestar de los empleados.
Mayor atracción de talento
Cuando reclutamos de manera presencial, limitamos nuestro rango de actuación para encontrar el talento solo en nuestras inmediaciones, cerrándonos la puerta a nosotros mismos a grandes profesionales.
Gracias a Internet y los procesos de selección a distancia, las limitaciones geográficas ya no existen y desaparecen las barreras. Podemos encontrar el mejor talento más allá de nuestra ciudad, comunidad o incluso país y, además, llevar todo el proceso de manera rápida y cómoda.
Así, nuestra base de candidatos se amplia, facilitando encontrar el mejor talento.
Reducción de costes
La selección en remoto reduce la infraestructura necesaria para llevar a cabo los procesos como las entrevistas o las evaluaciones, con lo que el gasto de la organización se ve afectado de manera positiva: se ahorran costes.
El dinero ahorrado puede invertirse en innovación y la actualización de otros recursos que puedan estar desfasados y mejoren la productividad y el rendimiento de los empleados.
##Conclusiones
Es cierto que aún quedan muchos profesionales tradicionales que son escépticos de este tipo de reclutamiento 2.0. Sin embargo, las evidencias dejan constancia de que los procesos de selección a distancia son igual de efectivos que los presenciales, con el valor añadido de que se adaptan a las necesidades del mercado actuales, el cual requiere agilidad en su modus operandi.
El hecho de que el teletrabajo se haya asentado en nuestro país como una modalidad más, hace necesario que las empresas se “pongan las pilas” e incluyan la selección en remoto como una de sus estrategias para el crecimiento de la organización.
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