Hacer una buena gestión del tiempo es una estrategia clave para evitar el estrés de llegar al final del día y encontrarnos con la sensación de no haber hecho nada.
A todos nos ha pasado, en mayor o menor medida, que termina nuestra jornada laboral y comprobamos que no solo no hemos acabado todo lo que teníamos planeado, es que incluso ¡horror!: la lista de cosas por hacer ha aumentado. Saber gestionar nuestro tiempo es imprescindible para optimizar nuestro trabajo y ser eficientes.
¿Te gusta procrastinar y necesitas saber cómo hacer una mejor gestión del tiempo? ¿Quieres conocer los métodos más efectivos para aprovechar al máximo las horas?
Entonces sigue leyendo.
¡Empezamos!
Lo que encontrarás en este artículo:
- ¿Qué es la gestión del tiempo?
- Beneficios de una gestión del tiempo eficaz.
- 4 técnicas para una mejor gestión del tiempo.
- 5 herramientas imprescindibles para la gestión del tiempo.
- Consejos para mejorar.
- Conclusiones.
#1. ¿Qué es la gestión del tiempo?
Podemos definir la gestión del tiempo como el proceso por el cual dividimos nuestro tiempo en función de las tareas que debemos realizar.
Esta gestión implica una organización y planificación, ya sea mental o sobre papel, sobre cuánto tiempo nos va a llevar realizar cada tarea y así optimizar y priorizar, de manera que el tiempo del cual disponemos se aprovecha mucho mejor.
Una buena gestión del tiempo nos hace más eficientes y productivos en el trabajo (y en cualquier ámbito) y nos libera del estrés de saber que no vamos a llegar a cumplir con todo lo que tenemos que hacer al final del día.
Y recuerda que el tiempo es un bien irremplazable: puedes ganar más dinero, pero no puedes ganar más tiempo. Por lo tanto, asegúrate de emplear el tiempo que tienes en las cosas realmente importantes.
#2. Beneficios de una gestión del tiempo eficaz
Cuando distribuimos el tiempo que tenemos disponible de forma inteligente no solo mejoramos nuestro trabajo, también nuestra calidad de vida.
En el ámbito laboral, la gestión del tiempo es útil para muchos aspectos. Sin contar que nos hace más eficientes y productivos, destacamos los siguientes beneficios como más importantes:
Entregas a tiempo
En muchos empleos, las fechas de entrega, también conocidas como deadlines en inglés, son sumamente esenciales para que el trabajo funcione y se desarrolle correctamente.
Asignar un tiempo determinado a una tarea fomenta la concentración y nos permite hacerla sin añadir tiempo de más que nos haga perder nuestras preciadas horas.
¿Nunca te ha pasado que cuanto más tiempo tienes para hacer algo, más remoloneas y se alarga el proceso? Determinar el tiempo que nos llevará cada tarea evita esta situación y nos hace más productivos.
Ya no habrá que temer a las fechas ajustadas, con una buena gestión del tiempo, ¡no habrá deadline que se te resista!
Mejora la calidad del trabajo
Cuando vamos a planificar nuestras tareas, podemos priorizar aquellas que son más importantes.
Este hecho permite dotar de más horas a aquellas cosas que requieren de más dedicación y cuidado, teniendo el tiempo suficiente para poder revisar y analizar cada detalle.
Así pues, una gestión del tiempo inteligente hace que la calidad de nuestro trabajo se vea incrementada.
Toma mejores decisiones
Tomar buenas decisiones implica que tenemos tiempo para sopesar todas las opciones.
Sin el tiempo suficiente, no es posible analizar las consecuencias de cada escenario, lo que conllevaría a llegar a conclusiones precipitadas y malas decisiones de las cuales arrepentirnos después.
A través de una gestión del tiempo efectiva, dispondremos del tiempo suficiente para evaluar todas las alternativas posibles y tomar las decisiones que más se ajusten a nuestras necesidades.
Mejora la autoestima
Gestionar el tiempo de manera eficaz nos permite cumplir con las fechas de entrega, el trabajo bien hecho y la consecución de objetivos.
Este hecho nos mantiene motivados y nos hace conscientes de que tenemos el control de nuestro tiempo, mejorando la autoestima y la confianza en nosotros mismos.
Crecimiento profesional
Buenas decisiones, entregas responsables, calidad y excelencia, confianza en uno mismo… Una buena gestión del tiempo nos ayuda a ganar buena reputación y reconocimiento, aumentando las posibilidades de promoción y desarrollo profesional dentro de la organización.
¡El tiempo es la clave del éxito!
Más energía al final del día
Una pobre gestión del tiempo hace que trabajemos muchas horas seguidas de forma improductiva, lo que conlleva a generarnos estrés, malestar y gasto de energía.
El resultado es que al final de la jornada estamos tan cansados que no tenemos ganas de nada, y sentimos que perdemos los días.
Las personas que saben hacer un buen uso de su tiempo, no solo programan las tareas, también los descansos. Así, no solo trabajaremos mejor, también ahorramos niveles de energía que podemos aprovechar para mantenernos motivados durante nuestro tiempo en trabajo y también al final del día, mejorando la calidad de vida.
Adiós a la procrastinación
La procrastinación no va ligada a la vagancia: la procrastinación ocurre cuando no somos capaces de manejar y controlar nuestro tiempo.
Cuando no tenemos claros nuestros objetivos y tareas, es más fácil decir “ya lo haré luego” (y nunca más se supo).
Sin embargo, cuando tomamos el control del horario y gestionamos nuestro tiempo, nos mantenemos focalizados y autodisciplinados y, evitamos posponer el trabajo.
#3. 4 métodos para una buena gestión del tiempo
Ahora que ya sabemos los beneficios de saber hacer un buen uso de nuestro tiempo, es hora de conocer cómo podemos lograr una gestión eficaz del mismo.
A continuación, os enseñamos cuatro técnicas muy extendidas tanto en el mundo laboral como estudiantil.
Pero recordad que la clave de la eficacia reside en utilizar aquella que se adapte a nuestros objetivos y, sobre todo, ser constante.
La técnica Eisenhower
Esta técnica, también conocida como Caja o Matriz de Eisenhower, se basa en organizar nuestras tareas a través de cuatro criterios:
- Urgente e importante: tareas que hay que realizar ipso facto.
- Importante, pero no urgente: tareas programables para realizar más adelante.
- Urgente, pero no importante: tareas que se pueden delegar en otra persona.
- Ni urgente ni importante: tareas que puedes tirar a la papelera.
Cabe destacar que en esta técnica es importante saber diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante, porque no son conceptos sinónimos.
Una vez clasificadas las tareas, obtendremos el siguiente cuadrante:
Así, podemos identificar de manera muy visual qué tenemos que priorizar y qué podemos desestimar. Como consejo, y para hacer un plan de gestión del tiempo realista, se recomienda no agregar más de ocho tareas por cuadrante.
Para las personas más techies y geeks, existen aplicaciones móviles de esta técnica que te harán la vida más fácil.
La técnica POSEC
Esta técnica de gestión del tiempo hace referencia a la pirámide de Maslow de necesidades básicas de todo ser humano.
El nombre de esta técnica es el acrónimo de sus cinco pasos:
- (P)riorizar: Utilizar el tiempo para hacer primero lo más importante, aquello que se alinea con tus objetivos vitales y laborales.
- (O)rganizar: Cuando ya sabemos lo que queremos hacer, organizar las tareas para poder llevarlas a cabo.
- (S)treamlining: En esta etapa se incluyen todas aquellas cosas que hay que hacer, aunque no nos gusten. Las tareas necesarias pero molestas.
- (E)conomizar: al contrario que el paso anterior, aquí se hace lo que nos gusta pero no es urgente.
- (C)ontribuir: tiene que ver con las obligaciones sociales y comunitarias y que añaden valor a nuestros quehaceres.
Con la técnica POSEC, se pretende dividir los objetivos en función de la prioridad de las distintas tareas y economizar el tiempo, dando sustento a actividades tanto personales, laborales y comunitarias.
Técnica Dominó
Seguramente has visto vídeos en los que, tirando una primera ficha de dominó de una larga hilera, se forma una cadena de acontecimientos que dan como resultado algo mayor.
La técnica dominó en la gestión del tiempo funciona bajo esta misma premisa: hacer pequeñas tareas que acaben convirtiéndose en algo mayor, el gran objetivo.
La gran pregunta que hay que hacerse, y aquí es donde viene el desafío, es: ¿por dónde empezar? La respuesta es aquella tarea que, una vez hayamos acabado, facilitará el trabajo de las demás.
Técnica Pomodoro
Esta técnica de gestión del tiempo divide los tempos en “pomodoros”. Cada “pomodoro” equivale a 25 minutos. Entre cada “pomodoro” hay que hacer un descanso de 5 minutos para reponer fuerzas.
La dinámica a realizar es la siguiente:
- Hacemos una lista de tareas que debemos hacer durante el día.
- Una vez hemos hecho la lista, seleccionamos una de ellas. Para esto, podemos usar una de las técnicas anteriores.
- Utilizando un reloj o el móvil, ponemos una cuenta atrás de 25 minutos durante los cuales nos centraremos sólo en esa tarea. Esto es un “pomodoro”.
- Tras el “pomodoro” descansamos 5 minutos. Se aconseja no descansar en el mismo lugar del trabajo, es mejor levantarse y estirar las piernas y hacer algo que no tenga nada que ver con lo que estamos haciendo.
- Vuelve a empezar y realiza 4 “pomodoros”, tras los cuales hay que tomarse un respiro de 20 minutos.
¿Y qué pasa si estamos a punto de terminar justo cuando toca descansar? Pues no pasa nada, seguimos con lo que estábamos haciendo hasta acabar la tarea. Si estamos “en la zona”, es mejor no parar y seguir hasta el final.
Podemos usar la técnica Pomodoro para cada una de las tareas que debemos hacer, y es especialmente útil para aquellas que requieren de mucho tiempo, porque nos obliga a descansar y evitamos la sobrecarga.
#4. 5 herramientas imprescindibles para la gestión del tiempo
Gracias a la tecnología, gestionar el tiempo de forma eficaz es más fácil que nunca.
El uso de agendas está muy bien (y personalmente yo soy muy fan de los bullet journals), pero existen en Internet unas cuantas herramientas totalmente gratuitas que nos facilitarán mucho la organización del tiempo.
- Google Calendar. Permite planificar las tareas diarias y asignarles un tiempo concreto. Con esta herramienta podemos administrar el tiempo de forma muy visual, porque veremos cuánto nos ocupa cada tarea.
- Trello. Con este recurso online podemos crear tantas listas como queramos y añadirles etiquetas. Por ejemplo, con Trello es muy sencillo emplear la técnica Eisenhower, porque podemos crear una lista para tareas Urgentes, Importantes, Progamables, etc… Una vez hecho lo que tengamos que hacer, solo hay que eliminarlo. Otra manera muy visual de tener controlado nuestro tiempo y ser más ágiles.
- Toggl. Con esta herramienta podemos hacer un control horario de lo que tardamos en hacer cada actividad. Tras usarla, veremos cuánto tiempo hemos dedicado exactamente a cada cosa, facilitando el diseño de futuros planes de gestión del tiempo.
- Rescue Time. Parecido a Toggle, usándolo en segundo plano mide el tiempo que empleamos en cada aplicación o página web. Así, podemos entender nuestros hábitos de trabajo y programar el tiempo en función de cómo lo utilizamos.
- Focus Booster. Este recurso on-line está especialmente diseñado para realizar la técnica Pomodoro. Se trata de un visualizador del tiempo, el cual te ayuda a estimar deadlines realistas y te permite alcanzar objetivos y metas de forma eficaz.
#5. Consejos para mejorar.
Antes de concluir nuestro artículo, aquí te dejamos unos consejos útiles que puedes usar para maximizar todavía más el uso de tu tiempo y lograr una gestión inteligente y óptima.
- No uses el móvil en la cama antes de dormir. A parte de no ser productivo, la luz de la pantalla impide la generación de melatonina, las hormonas responsables del sueño, con lo que dormiremos mal. Un buen descanso es esencial para aprovechar los días al máximo.
- Planifica tu día siguiente antes de ir a dormir. Al principio puede costar y llevar tiempo, pero una vez dominada la dinámica, no tardarás demasiado y te dejará espacio al día siguiente para trabajar en los objetivos.
- Los días importan. Organiza las tareas según los días en los que preveas que estarás más motivado para hacerlas. No es lo mismo trabajar un lunes o un viernes, que un miércoles.
- Reserva las primeras horas de la mañana para aquellas actividades que requieran más atención, y la tarde para las menos importantes.
- Establece un horario para los e-mails. Estar mirando todo el rato el correo electrónico nos hace perder el tiempo, ¡más de lo que crees!
- Sé realista. Gestiona el tiempo de la manera en la que creas que puedas abarcarlo todo.
- Date un respiro. Si no se puede con todo, tampoco es el fin del mundo.
##Conclusiones
Realizar una buena gestión del tiempo es lo que marca la diferencia entre un día productivo o un día desaprovechado.
Es importante establecer una cierta autodisciplina y desarrollar hábitos que venzan la procrastinación, para tener un mayor control de nuestro tiempo, nuestro trabajo y, en definitiva, de nuestra vida.
Cada persona es un mundo, solo es cuestión de encontrar la técnica adecuada y esforzarse un poco para conseguir resultados.
¿Usas alguna de estos métodos? ¿Tienes alguna técnica ultra secreta de gestión del tiempo? ¡Comparte tu sabiduría en los comentarios!
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