Una de las herramientas más básicas, cuando pensamos en la organización del trabajo dentro de un equipo o una empresa, es la descripción del puesto de trabajo.
En más de una ocasión me he encontrado con situaciones en las que se ha puesto en duda la utilidad y relevancia de tener los puestos de trabajo descritos.
Desde mi punto de vista te diré que la cuestión no es si una descripción de puesto de trabajo es útil o no, sino qué tipo de descripción te va a ayudar más a ti.
Hoy voy a revisar las consideraciones iniciales que debes conocer sobre las descripciones de puestos de trabajo.
¡Vamos a por ello!
Lo que te encontrarás en este artículo:
- Objetivos de una descripción de puesto de trabajo (DPT) y su adaptación al mundo actual.
- Características de una descripción de puesto de trabajo.
- Descripción del hoy, del ayer o del mañana…
- Persona vs. Puesto, el gran dilema.
- Conclusiones
#1. Objetivos de una descripción de puesto de trabajo (DPT) y su adaptación al mundo actual.
Una descripción de puesto de trabajo es un documento que te tiene que ayudar a clarificar qué papel juega ese puesto dentro de tu equipo u organización.
En ese sentido hacer el ejercicio de reflejar en un documento las responsabilidades de un puesto cubrirá dos objetivos:
- Te permite reflexionar sobre el puesto, lo que esperas de él y cómo se interrelaciona con el resto de puestos de trabajo.
- Ayudará a su ocupante a entender el marco de juego, su responsabilidad y su sentido.
A veces puedes pensar que realizar la descripción te va a limitar más que a ayudar. A priori puede parecerte que, en la medida en la que concretas responsabilidades, vas a limitar la flexibilidad de ampliar o modificar las tareas de un puesto.
Seguramente esto es lo que sucedía antes. En entornos menos cambiantes se podía definir con mayor concreción las responsabilidades de un puesto ya que, en general, el entorno, la competencia o las necesidades de la empresa no variaban sustancialmente en el tiempo.
A día de hoy esto es impensable. La flexibilidad y la adaptación al entorno ya no es una ventaja adicional sino más bien una necesidad.
Por ello, de entrada, debemos entender una serie de características básicas en las DPT’s que deberían ayudarnos a reflejar nuestra actual realidad.
#2. Características de una descripción de puesto de trabajo.
Para empezar debes plantearte qué necesidad tienes de que una descripción de puesto de trabajo sea tan extensa como El Quijote ?.
Hay determinados entornos y realidades donde una detallada DPT es necesaria. Pero, en términos generales, no es así.
En mi experiencia en la medida en la cual una DPT es más larga se usa menos (se lee o revisa menos) y requiere de un esfuerzo adicional a la hora de actualizarla.
Por ello lo habitual es que te recomiende que hagas descripciones de puestos de trabajo concisas. Si puedes incluir la información de un puesto de trabajo en 1 página mejor que en 2. Claro que esto te va a requerir de un esfuerzo de análisis y síntesis adicional.
Para conseguir eso, y además no tener un documento que «caduque» rápidamente, enfoca la descripción más a áreas de responsabilidad que a tareas, y evita detalles innecesarios.
Hay elementos en un puesto de trabajo que pueden variar y que su variación no implica cambios relevantes en su razón de ser. Por ejemplo el uso de herramientas informáticas. Si estás describiendo un puesto comercial que requiere del uso de un CRM no incluyas el nombre del CRM. De hecho da igual que use Pipedrive, Salesforce o Zoho, lo relevante es que la posición tiene como responsabilidad reflejar en el CRM las actualizaciones de visitas, oportunidades y leads, lo que permite mantener un histórico y hacer seguimiento de KPI’s.
Incluye la relación con otras posiciones de la organización. Es importante que en algún espacio se contextualize la posición dentro de la organización. ¿De quién depende?, ¿tiene equipo?, ¿quiénes son sus peers?.
Y por supuesto incluye un apartado en el que reflejes qué requisitos consideras indispensables para poder dar respuesta a las responsabilidades del puesto.
No quieras que este apartado sea universal, que no tengas que revisarlo antes de iniciar una selección. La información que necesitas para iniciar un proceso de selección tendrá que ser más extensa, más específica de las circunstancias actuales y, necesariamente, completará ese apartado de requisitos con información adicional.
Como conclusión podríamos decir que una descripción de puesto de trabajo debe ser comprensible. Evita usar conceptos muy técnicos (evidentemente requerirás incluir palabras técnicas, pero evita todo lo evitable).
Cuanto más comprensible sea la descripción más vamos a conseguir que el ocupante la entienda y que el resto de la organización también, mejorando el conocimiento organizativo de todo el equipo, uno de los caballos de batalla en la gestión de un equipo o empresa.
#3. Descripción del hoy, del ayer o del mañana…
Una de las preguntas más habituales en estos procesos de descripción es: ¿qué estamos describiendo?.
Parece fácil de responder, o a lo mejor parece innecesario, pero si no partimos de un enfoque nos será difícil acabar concretando los detalles del puesto.
Y para eso no hay una respuesta universal, así que… depende ?.
Lo habitual es que el enfoque de la descripción sea el presente. Hay que responder a la pregunta ¿qué es lo que la posición hace en estos momentos?, y eso acerca mucho a entender qué es lo que la persona que ocupa la posición hace (aunque veremos más adelante una puntualización sobre esto).
Esto, claro, cuando estemos realizando descripciones de puestos de trabajo que ya existen en la actualidad.
Si es así es mejor olvidarse de lo que la posición «debería» hacer o lo que «no debería» hacer. Estas son reflexiones que deberías dejar al final del proceso de descripción, porque te planteará cuestiones como si es mejor reorganizar funciones, si hay responsabilidades no cubiertas o si hay solapes entre puestos.
¿Cuándo deberías pensar en el futuro?. Básicamente en dos momentos, o cuando sea un puesto de nueva creación (evidente, ¿verdad?) o cuando estés en un procesos de revisión organizativa (para lo que deberás tener previamente las descripciones del «ahora»).
#4. Persona vs puesto, el gran dilema.
Aquí va uno de los temas más controvertidos y difíciles cuando hablamos de organización y, en este caso, de descripciones de puestos de trabajo.
Cuando realizo una descripción, ¿cuándo pienso en la persona y cuándo en el puesto?.
Es controvertido por qué es complejo separar puesto de persona. Muchas veces incluso los puestos de trabajo se adaptan a las personas.
Caso típico de una administrativa que habla alemán y que empieza a enriquecer o extender sus responsabilidades a la gestión de clientes de habla alemana por que aporta una competencia diferencial para ello. En estos casos tenemos puestos adaptados a las personas.
¿Esto es bueno?, ¿debemos hacerlo?. Sin duda. Como gestor de equipo debes aprovechar las capacidades, competencias y motivaciones de tus colaboradores para conseguir el mejor resultado posible. No hacerlo por ser estructurado en la propuesta organizativa es un error.
Entonces… ¿persona o puesto?. Dicho lo anterior también es conveniente decir que en un proceso de descripción de puestos debes pensar lo máximo en el puesto, en la silla, y tratar de aislar lo máximo posible a la persona. Eso te ayudará a analizar con mayor claridad el equipo y la organización.
## Conclusiones.
La descripciones de puestos de trabajo se pueden ver, muchas veces, como un ejercicio burocrático, sin sentido y de recursos humano (del departamento, me refiero).
En realidad, si lo simplificamos, es la herramienta más básica para organizar tareas, responsabilidades y procesos entre puestos de un equipo.
Es evidente que antes de contratar a alguien vas a definir para qué quieres a esa persona. Bien, pues eso ya es un principio de descripción de puesto de trabajo.
Aportándole un contenido estandarizado y un método lo que consigues es darle consistencia y equidad a ese proceso que, de manera natural, ya estás haciendo.
¡Espero que este post te ayude!
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¡Nos leemos!
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Hola, estoy haciendo un curso de Recursos humanos y me piden que haga una descripción de puesto para asistente administrativo de una empresa y nose como empezar. Me ayudarían? Gracias saludos.
Hola Daiana,
Gracias por enviarnos tu comentario.
Lo primero es decidir cuál debe ser el contenido de la descripción del puesto de trabajo. Te enlazo un post en el que hablamos sobre qué debe contener un descripción de puesto de trabajo.
En segundo lugar lo mejor es que realices una entrevista a una persona que ocupe esa posición para poder captar toda la información que necesites. Puedes encontrar más información en nuestro post sobre cómo estructurar un proyecto de descripción de puesto de trabajo.
Espero que te hayamos podido ayudar.
Si tienes cualquier otra consulta no dudes en escribirnos.